Vă deschideți primul e-mail dimineața și există 30 de mesaje necitite. Sau, în sfârșit, v-ați adresat mesaje de primire și chiar înainte de a fi pe cale să vă deconectați încă un e-mail. Sau, despre acest scenariu: vă luptați să acordați prioritate între celelalte sarcini și mai multe mesaje cu stele.
Prima întrebare care vă apare în cap în oricare dintre aceste situații este: Ar trebui să deschid acest lucru?
Destul de ușor să decizi, nu?
Dar atunci, cel de-al doilea gând pe care îl ai este: Trebuie să răspund la asta acum?
Este unul dur, și sincer, ești singura persoană care știe răspunsul. Deci, deși probabil nu sunt calificat să vă spun exact când ar trebui să vă întoarceți la cineva, vă pot ajuta să vă restrângeți opțiunile.
Ei spun așa
Destul de simplu, dar dacă cineva își face timp să spună: „Vă rog să vă întoarceți astăzi” sau „Mi-ar plăcea să vă cunosc gândurile până în această după-amiază” sau „Lasă-mă să știți ce credeți înainte de ședința noastră de 3 PM” sau „ Am nevoie de acest lucru, înseamnă că înseamnă.
Acest lucru se aplică, de asemenea, oricărui termen limită pe care ți-l oferă cineva - ceea ce înseamnă că dacă stabilește o dată pentru răspunsul tău, ar trebui să le primești până atunci (sau, dacă te simți prea productiv, înainte).
Este de la cineva cu adevărat important
Dacă lucrați cu clienți exigenți sau executanți cu profil înalt și știți că o reacție întârziată vă va răni reputația (sau compania), răspunsul în acea zi este întotdeauna un apel potrivit.
Este vorba despre o chestiune urgentă
Problemele apar, termenele sunt împinse, șefii au nevoie de lucruri în ultima clipă - dacă pare urgent sau o prioritate mare sau dacă afectează ceva la care lucrați în prezent, probabil că merită atenția imediată.
Momentul nu este corect
Este ora 5 PM și cineva tocmai a revenit la tine. Sigur, poți să răspunzi chiar acum și acolo, dar șansele sunt că urmează să părăsească biroul pentru ziua respectivă - și se vor pierde în marea mesajelor pe care le primesc mâine.
Dacă știți că persoana respectivă nu va răspunde astăzi, este OK să o împingeți înapoi.
Ai nevoie de timp pentru a-l împiedica
Cineva ți-a pus o întrebare grea, sau vor ceva ce trebuie să verifici cu șeful tău, sau cuvintele lor te prind de sub gardă sau stârnesc niște emoții. Acordă-ți ziua în plus să te gândești, să te liniștești și să-ți creezi răspunsul - te vei simți mai bine știind că ai trimis răspunsul profesional, chiar dacă a necesitat mai mult timp.
Necesită mai mult decât doar un răspuns
Poate că un răspuns nu este doar necesar de la dvs., ci necesită aportul mai multor persoane. Sau trebuie să le trimiteți o foaie de calcul completă sau un proiect de prezentare. Este întotdeauna mai bine să îți iei mai mult timp pentru a-ți aduna materialele și a-ți acoperi toate bazele decât să trimiți un răspuns pe jumătate copt la o solicitare complet coaptă.
O să te facă să pari bine
Scriitoarea muzeală Sara McCord prezintă de două ori o impresie mai bună dacă așteptați să răspundeți la un e-mail. Prima este când cineva cere idei noi - atâta timp cât nu este urgent, vă cere să vă gândiți, așa că așteptarea dă impresia că încercați de fapt să faceți câteva lucruri grozave.
Al doilea este dacă cineva vă scrie un mesaj lung - va arăta nepoliticos dacă trimiteți doar un e-mail rapid cu o propoziție înapoi, așa că dați-vă o anumită libertate pentru a veni cu un răspuns la fel de detaliat.
Nu ești disponibil (și ei știu asta)
În cele din urmă, dacă sunteți în vacanță, călătoriți sau sunteți bolnavi sau indisponibilați pentru orice motiv - și comunicați într-un fel (printr-un mesaj OOO sau prin cuvânt cu gura căscată) - persoana nu este așteptând un răspuns imediat.
Crearea acelui răspuns ideal este destul de greu, așa că folosiți această foaie de înșelăciune pentru a afla momentul potrivit pentru a o trimite, și sunteți sigur că veți menține relații stelare.
Cu toate acestea, s-ar putea să te simți rău că nu răspunzi imediat. În acest caz, luați sfatul expertului în carieră Sara McCord și trageți înapoi acest răspuns:
În acest fel, toată lumea știe că ai primit mesajul și că este pe radarul tău.
