Am o frică intensă de notificări persistente. Sigur, este un pic de nuci, dar refuz să las orice neagră pe steagul roșu de pe telefon. Asta înseamnă că deschid imediat fiecare alertă bancară pe care o primesc (chiar dacă știu că achiziția a fost a mea), fiecare e-mail pe care îl primesc (chiar dacă nu îl citesc imediat) și fiecare text pe care îl văd (chiar dacă nu dau nu răspund imediat).
S-ar putea să vă gândiți din cauza asta îmi petrec în fiecare secundă a zilei cu nasul în telefon, dar nu o fac. De fapt, mă salvez o mulțime de probleme și de anxietate, ștergând constant notificările și ajungând la inbox zero. Atunci, nu numai că ați deschis, șters și ați răspuns la fiecare e-mail, dar l-ați eliminat din căsuța de e-mail într-o formă sau alta.
Am vorbit cu mai multe persoane cu care lucrez despre motivul pentru care lasă atâtea mesaje necitite, stând în căsuțele de e-mail și am primit câteva răspunsuri rezonabile, logice: „Îmi amintește să le răspund”, „Le folosesc ca pe -doar o listă pentru zi, „Îi țin nedeschiși dacă știu că vreau să le citesc la un moment dat, dar nu am timp acum”, „Este mai ușor să le găsiți”, „Este spam, nu am să citesc asta. ”
Dar i-am întrebat, de asemenea, dacă se vor simți mai bine dacă nu au e-mailuri rămase sau dacă le-a subliniat să vadă un număr atât de mare de notificări lângă căsuța de e-mail, iar majoritatea le-au spus da ambelor. Pentru că, chiar dacă aveți ceea ce credeți că este un sistem de probe proaste, din punct de vedere mental, acel sentiment de incompletitudine, de a lipsi ceva, de a lăsa oamenii să aștepte, vă va încăpățâna.
Deci cea mai bună opțiune este să deschideți totul și să o eliminați din inbox.
Ți se pare imposibil? Crezi că ești prea adânc în genunchi pentru a ajunge acolo unde mă aflu? Țineți-vă de pălării, pentru că sunt pe punctul de a vă sufla mintea - și curierul de intrare - în cinci pași simpli.
Pasul 1: Găsește-ți timpul
În primul rând, înțelegeți cât timp va trebui să realizați acest lucru. Acest lucru depinde, de asemenea, de câte e-mailuri aveți în acest moment în căsuța de e-mail - cu cât numărul este mai mare, cu atât va dura mai mult.
Dacă doriți ca acesta să fie un tip de afacere unic și făcut, va trebui să blocați o bucată bună de timp. Asigurați-vă că acest lucru se încadrează bine în programul dvs. - nu încercați să faceți acest lucru atunci când sunteți stresați sau supraîncărcați sau într-o dispoziție proastă, deoarece atunci când lucruri precum răspunsurile importante cad prin fisuri.
Dimpotrivă, dacă preferi să te descurci cu un pas pentru bebeluș la un moment dat - într-o zi dezabonează-te de toate junk-urile, o altă zi creează dosare și așa mai departe - asigură-te că blochezi și tu acel moment în programul tău zilnic. Introducerea fizică a calendarului sau listei de activități te face să te simți (mai) obligat să îl completezi.
Și la fel ca o notă, inbox zero nu va fi niciodată un singur lucru (ci mai multe despre asta mai târziu).
Pasul 2: Evaluează-ți căsuța de e-mail
În continuare, să aruncăm o privire bună și lungă la ce lucrăm. Uită-te - nu atingeți, ștergeți sau nu dați clic pe nimic încă. Căutați doar subiectele, datele primite și expeditorul și luați notă de tendințe:
- Ce tipuri de e-mailuri primiți în mod regulat? Majoritatea buletinelor informative? Corespondentă nesolicitată? Mesaje de la șeful, familia sau prietenii tăi? Litere în lanț?
- Care sunt liniile de subiect? Sunt specifice? Îți oferă cu ușurință informații despre conținut?
- De la ce dată vin? Acum câteva luni? Majoritatea lor provin dintr-o zi a săptămânii?
- Cine te trimite prin e-mail? Șansele sunt o bună parte din ele provin doar de la câteva persoane sau conturi.
Acest exercițiu nu vă va ajuta doar să vă dați seama de cea mai bună abordare pentru a răspunde, a vă organiza și a vă condensa inbox, dar vă va face conștient și de obiceiurile dvs. tipice. Dacă ai tendința să păstrezi mesajele timp de luni fără să le verifici, atunci este o problemă de amânare. Dacă aveți mai multe e-mailuri nefolositoare decât cele de lucru, este o problemă prioritară. Dacă primiți prea multe de la aceiași oameni, este o problemă de comunicare. Și, dacă primiți cea mai mare parte, să spunem, luni, aceasta este o problemă de programare. Și ai încredere în mine, toate acestea sunt ușor de rezolvat.
Trecând peste…
Pasul 3: Dezabonați-vă și spam
Primul lucru pe care îl vom face fizic este să începeți să ștergeți și să vă dezabonați de tot spamul. Vei fi surprins cât de multă dezordine se șterge singur, chiar înainte de a gestiona lucrurile importante.
Iată tipurile pe care le obțineți cel mai probabil:
- E-mailuri de la persoane la care răspundeți întotdeauna
- E-mailuri de la persoane la care răspundeți uneori
- E-mailuri de la persoane la care nu răspundeți niciodată
- Buletine informative și abonamente (la care vă abonați efectiv)
- Alerte de social media
- Junk / spam / mesaje PR / expeditori neidentificați
Aceste ultime trei categorii sunt cele cu care vom aborda mai întâi aici, pila „non-work” sau „for fun”.
Buletine informative și abonamente
Acestea sunt cele mai importante ale e-mail-ului „junk”, deoarece șansele sunt că sunteți abonați la acestea la un moment dat în timp pentru un motiv legitim. Poate fi un magazin de care îți place și primești cupoane, un magazin de știri, o revistă științifică, un produs rotund.
Așadar, înainte de a juca polițist prost și să spun să scap de toate - ceea ce, sincer, nu este o idee oribilă dacă vrei un început nou - hai să punem totul în perspectivă și să ne dăm seama ce folosești de fapt. Pentru fiecare, puneți-vă aceste trei întrebări:
- Cât de des le deschizi?
- Dacă le deschideți, cât de des le citiți de fapt?
- Dacă le citești, cât de des le folosești? (dacă asta înseamnă că îl imprimați, îl trimiteți unui prieten, îl referiți în lucrarea dvs., îl salvați și îl citiți din nou mai târziu)
Dacă nu puteți răspunde la aceste întrebări, dezabonați-vă și ștergeți-le. Dacă nu puteți face numărul trei, dezabonați-vă și ștergeți-le. Dacă nu vă puteți aminti cum ați început să le primiți în primul rând, dezabonați-vă și ștergeți-le. Dacă nu le deschideți suficient de des, dezabonați-vă și ștergeți-le. Dacă sunteți pe gard - bine - Unroll.me este o aplicație care vă va ajuta să sortați acea grămadă masivă de abonamente, astfel încât nu trebuie să faceți singur munca.
Fii amabil, dar fii sincer cu tine însuți. Chiar o să-ți amintești să folosești cuponul înainte să expire? Ai vreodată să te întorci și să citești acel articol? Chiar vă pasă să auziți despre XYZ? Dacă nu este un entuziast „Da!” Salvați-vă durerea de cap mai târziu și tăiați cordonul.
Alerte de social media
Aceasta reprezintă toate acele e-mailuri pe care le primiți de pe Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn, Medium,, Spotify, Snapchat, Skype, Venmo - mi-a lipsit vreunul? Ei bine, dacă credeți că are legătură cu acestea, aruncați și în grămadă. Unii dintre ei spun probabil ceva de genul „Jesse a comentat postarea dvs.” sau „Aveți 25 de urmăritori noi”, în timp ce alții sunt promoționale, verificări de securitate sau buletine informative.
De dragul inbox zero, am să spun doar că ar trebui să încercați să vă păstrați contul și rețelele de socializare cât mai separate. Deoarece, pe lângă faptul că primești o notificare la inbox, probabil, de asemenea, primești o notificare telefonică și un număr roșu aprins în colțul aplicației - ceea ce în cele din urmă o face redundantă.
Deci, următoarea ta sarcină este să accesați fiecare cont de social media pe care îl aveți, să faceți clic pe „Setări” și să dezactivați toate alertele dvs. de e-mail. Apoi, faceți clic pe ultima pe care v-a trimis platforma și apăsați pe „dezabonați-vă” pentru a vă asigura că sunteți și în afara listei lor.
Frumusețea este că nu este o decizie permanentă - poți întotdeauna să te întorci și să-ți schimbi setările. Dar aș plasa bani mari cărora nu îți va lipsi nimic.
deșeuri
O mulțime de gunoi ne punem pe noi înșine, fie că este vorba pentru că transmitem informațiile către magazinele la întâmplare, fie ne enumerăm adresa pe rețelele de socializare sau răspundem unor persoane necunoscute. Așadar, cel mai mare sfat pentru tine este să fii mereu prudent în modul în care dai de e-mail și cui.
Dar unele dintre ele sunt inevitabile și acestea sunt lucrurile pe care ar trebui să le ștergeți fără să deschideți. Și pentru persoanele care vă trimit în continuare lucruri, asigurați-vă că le raportați ca spam înainte de a le șterge, astfel încât acestea să nu mai apară.
Pasul 4: Organizați-vă
Odată ce ai manipulat cea mai mare parte a pufului - și numai după ce ai manipulat puful - este timpul să treci la lucrurile cărnoase - sau la primele trei categorii pe care le-am enumerat mai sus.
Acum, nu o să vă spun cum să vă organizați căsuța de e-mail - nu există un sistem perfect, o strategie ideală sau metoda „fiecare persoană de succes face asta”. Ești deținătorul poștei tale, deci merită să o aranjezi așa cum dorești. Dar voi enumera câteva abordări pe care le puteți adopta:
Utilizarea etichetelor și a dosarelor
Aceasta este o opțiune pentru oameni ca mine, care refuză să utilizeze aplicații atunci când pot face singuri. Mai întâi, descoperiți-vă pentru fiecare e-mail dacă trebuie să răspundeți imediat, dacă trebuie să răspundeți mai târziu sau dacă nu trebuie să răspundeți deloc (pentru asta o să spun să-l deschideți, să-l citiți și depune-l sau șterge-l chiar în același moment).
Apoi, decideți-vă planul de acțiune. Dacă trebuie să răspundeți în curând, dar nu aveți timpul acum, steați-l sau puneți-l într-un folder cu eticheta „Trebuie să răspundeți” și puneți o notă pe lista de sarcini pentru a verifica din nou dosarul respectiv.
Dacă aveți nevoie să așteptați mai mult - poate pentru că lucrați la ceva înrudit - trimiteți un răspuns scurt, care să anunțe expeditorul că ați văzut mesajul și că va reveni la el sau la ea în X zile. Apoi, arhivați-l într-un alt folder cu eticheta „În proces”.
Când numiți folderele, asigurați-vă că sunteți specific și faceți-le ușor de recunoscut. Nu este nimic mai rău decât să uiți unde îți pui declarațiile bancare sau informațiile de asigurare, deoarece dosarul era etichetat „Diverse”.
Cel mai important truc pentru deschiderea fiecărui mesaj pe loc este să ai un alt sistem de rezervă. Sigur, utilizarea folderelor le menține organizate, dar pentru că sunt deja deschise nu există niciun semn de avertizare pentru a le verifica. Așadar, aplecați-vă pe lista de sarcini, calendarul online sau mementourile telefonului pentru a vă asigura că țineți evidența când primiți ceva și când trebuie să vă întoarceți la cineva.
Utilizarea aplicațiilor
Dacă prima abordare nu funcționează pentru tine, există întotdeauna aplicații! Și am o mulțime de teste.
Pentru Gmail, încercați Inbox de Google, un instrument minunat care vă ajută să scanați rapid fotografii sau evenimente, să sortați mesaje în categorii și chiar să sincronizați cu calendarul dvs. De asemenea, Boomerang, o extensie la Gmail, vă permite să planificați e-mailurile pentru a fi trimise mai târziu și să trimiteți actualizări atunci când dvs. sau cineva trebuie să răspundeți, astfel încât nu va trebui să le lăsați nedeschise.
Alte aplicații excelente de organizare includ Sortd, care creează liste utile, Organizer, care sortează automat mesajele dvs. și CloudMagic, care vă permite să amânați elementele pentru a reveni mai târziu.
Pentru a vă face mai plăcut să vă verificați inbox-ul zilnic, încercați Jocul de e-mail, care depășește efortul dvs. și vă răsplătește cu feedback pozitiv. Și pentru utilizatorii de telefonie mobilă avizi, încercați Boxer, instrumentul dvs. final pentru a răspunde și sorta eficient și din timp.
Pasul 5: Creați un sistem pentru viitor
Felicitări! Tu (sperăm) ai trecut prin fiecare e-mail, l-ai șters sau sortat și ai ajuns la acel frumos număr zero.
Dar lucrarea nu se oprește aici - acum trebuie să veniți cu o metodă pentru a menține acest lucru. Iată două lucruri pe care le recomand să le facem pentru a vă menține inbox-ul scăzut în mod consecvent:
Vorbeste cu reteaua ta
Când ați analizat căsuța de e-mail în pasul doi, au existat anumite persoane care s-au blocat? Fie că este vorba pentru că îți trimit cele mai multe mesaje sau pentru că au o oră sau o zi obișnuită în care comunică cu tine?
Acești oameni exacti vă pot ajuta să mențineți inbox zero (cine s-ar fi gândit?). După ce vă dați seama ce sistem funcționează pentru dvs., decideți cum doriți să primiți e-mailuri și anunțați-vă rețeaua.
De exemplu, șeful meu caută în linie de subiect pentru a găsi e-mailuri de care are nevoie, așa că mă asigur întotdeauna să îi ofer informații suficiente în linia de subiect, astfel încât să fie ușor de găsit. În mod similar, vom trimite o mulțime de actualizări non-urgente înainte și înapoi. În loc să răspundă pe măsură ce intră, am creat un sistem care să trimită anumite tipuri de actualizări doar în anumite zile. Acum știu exact la ce tipuri de mesaje să vă așteptați și când.
Comunicarea deschisă nu este numai esențială pentru a avea un flux de muncă organizat și respectuos, dar lipsa acestuia ar putea fi și ceea ce contribuie la inbox-ul tău nebun. Așa că, așezați-vă cu șeful și colegii dvs. și spuneți-i să vă trimită mai bine lucrurile - și întrebați-i și ei ce preferă!
De asemenea, vor fi momente când primiți o mulțime de e-mailuri despre lucruri despre care puteți vorbi cu ușurință în persoană. Dacă acest lucru se întâmplă mult, în loc să comunicați online, programați ședințe săptămânale pentru a trece peste toate aceste informații.
Programează ora de e-mail în ziua ta
Chiar dacă inbox-ul dvs. are sute și mii de e-mailuri necitite, aș paria că vă verificați contul zilnic, dacă nu pe oră. Atunci de ce scapă de sub control atât de repede?
Presupun că nu îl verificați activ . Probabil îl actualizați, derulați în jos pentru a vedea cine a trimis ce, apoi închideți înainte de a deschide sau a citi cu adevărat ceva.
Să schimbăm obișnuința - începeți să lăsați deoparte 15 minute la începutul și sfârșitul fiecărei zile (sau la momente scurte la fiecare două ore), pentru a parcurge și deschide fiecare lucru care vine. Faceți din aceasta o prioritate ca orice altă sarcină. Și după un timp, veți putea deschide, citi, șterge, fișier și marca toate tipurile de e-mail pe care le primiți în câteva secunde.
Ultimul lucru pe care îl voi recomanda este să îți păstrezi separat conturile de muncă și personal. Cu cât îi amestecați pe cei doi, cu atât este mai probabil să aveți acumulări de spam necitite în contul de muncă și să vă pierdeți mesaje importante în cel personal.
Am observat, după ce am analizat o grămadă de conturi ale colegilor mei, că munca lor este mult mai organizată pentru că, înțeles, își iau cariera în serios. Dar viața ta personală merită la fel de multă dragoste. Deci, dacă nu sunteți la inbox zero acolo, acordați-i timp și energie necesară pentru a fi la fel de curat. Deoarece cred cu adevărat că o viață ordonată, în toate domeniile, este una mai fericită și mai puțin stresantă.
A funcționat asta pentru tine? Aveți alte sfaturi pentru hacking inbox zero? Tweet-mi!
