Iată o realitate tristă: managerii petrec oriunde între 35% și 50% din timpul lor în ședințe și, totuși, directorii consideră că peste jumătate din aceste întâlniri sunt un eșec.
Nu este atât de șocant. De multe ori ne regăsim într-o sesiune de brainstorming care este doar puțin prea lungă, sau nu suficient de lungă, sau confuză sau frustrantă sau complet neproductivă.
Există mai multe soluții, desigur. Am putea anula. Am putea reprograma. Am putea transforma întâlnirea într-un lanț de e-mail sau o discuție Slack.
Acestea sunt toate etapele adecvate în anumite cazuri. Însă uneori trebuie să depunem eforturi pentru a înțelege locul în care întâlnirile noastre se scurtează și lucrăm activ pentru remedierea acestora. Pentru că la urma urmei, nu putem doar să refuzăm să ne întâlnim cu oameni - nimic nu s-ar mai face.
Dacă sunteți în căutarea vinovatului, încercați să vă adresați aceste întrebări și aplicați aceste sfaturi pentru a organiza întâlniri mai eficiente la locul de muncă:
Întrebări 1-3 Înainte de întâlnire
Da, întâlnirea dvs. poate eșua chiar înainte de începerea acesteia. Iată la ce ar trebui să vă gândiți imediat ce trimiteți invitația.
1. Te simți pregătit?
Toate materialele dvs. sunt setate? Există un plan în vigoare pentru cum va merge întâlnirea? Există o sală de conferințe disponibilă și rezervată?
Cel mai mare prieten va fi o agendă - nu poți avea o întâlnire grozavă fără una.
Celălalt lucru important de pregătit înainte de timp este obiectivul dvs. pentru întâlnire. Întreabă-te (și poate scrie-o): „Ce este un lucru pe care vreau să-l îndeplinesc?” Poate fi ceva mic, cum ar fi să îți actualizezi echipa sau să fii mare, cum ar fi să vină cu o strategie de creștere a implicării utilizatorilor. Asigurați-vă că toată lumea este aliniată la acest obiectiv, astfel încât să nu încercați să acoperiți idei contradictorii într-o scurtă sesiune.
„Trebuie să aveți o secțiune cu privire la rezultatul dorit, care este diferit de ordinea de zi”, spune Devanté Lewis-Jackson, managerul vânzărilor Mid-Market la The Muse. „O agendă discută ce va avea loc în timpul ședinței, dar rezultatul dorit creează un consens cu privire la ceea ce trebuie făcut înainte de încheierea ședinței. Acest lucru ajută mai ales atunci când conversația este descărcată în jurul subiectelor din agendă. "
2. Se simt alți oameni pregătiți?
Nu orice ședință pe care o desfășori sau participă va solicita oamenilor să revizuiască, să completeze sau să obțină materiale în prealabil. Dacă se întâmplă, totuși, vă recomand să vă asigurați că toată lumea are timp și resurse adecvate pentru a face acest lucru (din nou, utilizați acea agendă!).
Dar, de multe ori, creăm întâlniri înainte de a lua în considerare contextul și transparența. Drept urmare, oamenii vin în conversație într-un spațiu de cap greșit. Luăm, de exemplu, pe cineva care este nou și are un fundal zero în istoricul companiei tale. Sau cineva care participă la o întâlnire sprint și nu a mai lucrat niciodată cu o echipă de inginerie. Probabil că nu vor scoate prea mult din ședință sau nu vor contribui la informații valoroase sau pot lua discuțiile în curs cu interjecțiile.
Deci, înainte de a intra, întrebați-vă următoarele:
- Știe toată lumea de ce avem această întâlnire?
- Știe toată lumea de ce au fost invitați în mod special la această întâlnire?
- Toată lumea este la curent cu ceea ce vom discuta în această întâlnire?
- Toată lumea știe pe toți ceilalți în această întâlnire? Dacă nu, ce trebuie să știe?
- Există vreo tensiune între oameni care ar putea împiedica progresul în această întâlnire?
Dacă răspunsul este nu, puteți să trageți persoana (sau oamenii) deoparte, sau să le fotografiați un e-mail rapid pentru a le oferi un fundal.
3. Oamenii sunt încântați?
Evident, nimeni nu va sări în sus și în jos la gândul întâlnirii voastre, decât dacă veți ține unul la cățelușii de animale de companie (caz în care trebuie să vă întreb unde s-a pierdut invitația mea).
Dar echipa ta ar trebui să simtă un fel de drum în acest sens și, sper, mai mult spre finalul pozitiv al emoțiilor. Este posibil să nu fie extatici să discute câștigurile trimestriale, dar pot fi ușurați să obțină în sfârșit o anumită expunere la informații importante sau să aibă un spațiu pentru a pune întrebări arzătoare.
Dacă gem: și gemetele lor nu au nicio legătură cu urârea întâlnirilor și tot ce are legătură cu acest tip de întâlnire specifică - săpați puțin mai adânc. Este posibil ca aceasta să fie o repetare a unei conversații anterioare și, astfel, o pierdere de timp, sau anumiți membri se simt nepregătiți, sau cineva este exclus și toată lumea este supărată. Este chiar posibil ca echipa dvs. să fie înotată și să nu aibă lățimea de bandă și energie pentru a sta printr-o prezentare de o oră. Indiferent de unde provine energia negativă, trebuie să o adresați înainte de a intra în cameră.
Întrebări 4-7 În timpul întâlnirii
Doar pentru că te-ai pregătit corect nu înseamnă că ești în clar. Există mai multe lucruri de care trebuie să fiți conștienți în acest moment pentru a vă asigura că totul merge bine.
4. Loviți toate punctele cele mai importante?
Ai venit cu o slujbă de făcut - răspunde la o întrebare, brainstorm o idee, conturează un nou proces, orice. Semnul unei întâlniri bune este cel care realizează acest lucru în limitele de timp.
Pentru a face acest lucru este destul de simplu. Urmăriți agenda dvs. către un T (sau cel puțin cât mai aproape). La fiecare 10-15 minute, verificați cu dvs. înșivă pentru a vedea dacă mai sunteți pe subiect. Dacă nu, direcționați conversația și acceptați să puneți un ac în orice tangență ați fost mai târziu. De acord să revizuiți orice ați pierdut fie offline, fie într-o altă întâlnire (și atribuiți sarcina cuiva din cameră). Nu alergați decât dacă toți ceilalți pot fi de acord să se întâlnească mai mult. Luând mai mult timp oamenilor, îngreunați pentru ei respectarea altor termene importante pe care le-ați setat pentru ei.
„Întregul punct al unei întâlniri este de a lua o decizie cu privire la ceva și la ce / cine / modul în care este executată acțiunea”, spune Heatherlyn Nelson, directorul de operații Office la The Muse. „Pur și simplu, dacă nu puteți veni cu elemente de acțiune sau decizii de luat, nu organizați o întâlnire.”
5. Toată lumea (sau cel mai puțin toată lumea) acordă atenție?
Obținerea a 100% din public să aibă toate privirile, telefoanele în jos, pe marginea scaunelor lor este probabil o întindere (suntem distrași cu ușurință ființe umane până la urmă), dar aproape toată lumea ar trebui să vă asculte aproape toate timp.
Pentru a face oamenii să asculte este nevoie de puțin efort din partea ta. Păstrați lucrurile scurte și dulci. Schițează etapele următoare. Utilizați imagini vizuale ușor de citit și de înțeles. Interziceti laptopurile (daca puteti).
Aceasta este o lectură excelentă a motivului pentru care nimeni nu ascultă în ședințele tale - și cum să o rezolvi.
6. Oamenii pun întrebări și primesc răspunsuri?
Aș spune că este rar să ai o întâlnire în care nimeni nu pune o singură întrebare. Dacă acesta este cazul, probabil că oamenii nu acordă atenție și probabil că vă vor pune o mulțime de întrebări după ce se va încheia ședința (și va trebui să citiți numărul 5).
Dar, pe cât de important este să ai un public angajat, este important să abordăm de asemenea preocupările lor. De prea multe ori spunem „ajung până la acel punct” sau „Promit că voi răspunde la final” și nu mă voi mai întoarce niciodată. Asigurați-vă, așadar, că vă acoperiți toate bazele, chiar dacă înseamnă să scrieți întrebarea lor sau să le cereți să o repete la sfârșitul prezentării.
Rețineți că ar putea exista și alte motive pentru care oamenii nu pun întrebări. Poate că ai creat un mediu, poate neintenționat, în care nu se simt confortabil făcând acest lucru. Sau, poate, oamenii sunt atât de aruncați de discuție încât nu sunt siguri de unde să înceapă nici măcar să pună întrebări, caz în care probabil că ați slăbit să le oferiți contextul (a se vedea numărul 2 pentru sfaturi despre asta).
7. Există un model semnificativ al anumitor persoane care vorbesc (sau nu vorbesc deloc)?
Ați invitat cel mai probabil toată lumea în cameră pentru că ați dorit părerea sau contribuția lor pentru un proiect și, în final, ideile și acțiunile care vin din întâlnirea dvs. vor fi mai puternice și mai aliniate dacă toată lumea va intra. Deci doriți să vă asigurați că toată lumea contribuie cel puțin o dată de-a lungul timpului împreună.
Acest lucru sună excelent în teorie, dar nu este întotdeauna realitatea. Unii oameni sunt mai înalți și mai încrezători decât alții, unii sunt în poziții de putere mai mari decât alții, iar unii nu se simt la fel de incluși sau respectați ca alții în cameră. Exemplu: Cercetările arată că femeile sunt mai susceptibile să fie întrerupte în conversații decât bărbații.
Încercați să fiți tipul potrivit de lider de discuții. Închideți colaboratorii care fac ramburs. Nu întrerupeți. Lipiți-vă pentru persoanele care sunt întrerupte. Apelează la persoane care nu au spus prea multe sau care pot fi mai șubred. Acest lucru este valabil mai ales pentru oamenii îndepărtați care nu sunt fizic în cameră.
De asemenea, nu uitați că vă încadrați și în această categorie, chiar și ca organizator al întâlnirii! În unele cazuri, este logic să fiți cel care vorbește cel mai mult, dar chiar și atunci ar trebui să vă asigurați că toate vocile din cameră sunt ascultate și amplificate. (Iată câteva sfaturi pentru a te opri din a face ravagii și a recunoaște când vorbești prea mult.)
Întrebări 8-10 După întâlnire
Aproape acolo! Dacă doriți ca întâlnirile dvs. să fie un omerun de fiecare dată, luați în considerare cele de mai jos.
8. Toată lumea face pașii următori?
Puteți spune când o întâlnire a ieșit prost atunci când toată lumea iese din cameră și pleacă să facă lucrurile exact cum nu ați vrut să o facă.
Evitați acest lucru prin a fi direct și clar cu privire la pașii următori. Înainte de rupere, abordați următoarele:
- Ce trebuie făcut?
- Cum trebuie să se realizeze?
- Când trebuie să se termine?
- Cine va fi responsabil să o facă?
- Cine va supraveghea / urmări succesul acesteia?
9. S-a atins scopul cel mai mare al întâlnirii?
Oamenii par mai motivați să facă lucrurile după aceea? Se pare că lucrează mai eficient? Există mai puține confuzii sau mai puține întrebări? Ți-ai atins obiectivul inițial? Șansele sunt dacă răspunsul este da, ați făcut bine (și dacă răspunsul este nu, citiți secțiunile de mai sus pentru a afla unde ați greșit).
10. S-au simțit și alți oameni ca întâlnirea a fost productivă?
Despărțesc această întrebare de cele de mai sus, deoarece acest lucru necesită să întrebați de fapt oamenii cum s-au simțit despre întâlnire, mai degrabă decât să presupuneți.
Obținerea unui feedback direct (în special ca manager) este importantă. Este posibil să ai simțit că ședința s-a încheiat fără un cârlig, dar toți ceilalți nu sunt de acord - audierea care te va ajuta să te adresezi de ce nu a avut succes și cum poți să te descurci mai bine data viitoare. Sigur, nu poți să întrebi pe toți de fiecare dată când întâlnești cum a decurs, dar făcând acest lucru din când în când te vei asigura că ești pe drumul cel bun.
Nimeni nu adoră întâlnirile, așa că de ce să-i facem să pălească? Adresați aceste întrebări și sunteți mai puțin probabil să faceți eșecurile întâlnirilor voastre.
