Zilele mele cele mai puțin preferate la locul de muncă sunt ceea ce numesc „stive violet”. Compania mea folosește Google Calendar, iar culoarea pentru programul meu personal este violet, așa că în acele zile îngrozitoare nu văd altceva decât bucăți de timp blocate de la 9:30 AM. la 18:30. Mereu mă face să mă întreb: „Cum naiba s-a întâmplat asta?”
Pe lângă faptul că simt că n-am loc să respir sau să lucrez efectiv în acele zile, mă tem să fiu „acel tip” care trebuie să plece mai devreme de la o întâlnire, apoi să petreacă timp suplimentar mai târziu pentru a afla ce mi-a fost dor sau cine arată până la următoarea mea întâlnire, deoarece precedenta a durat prea mult. (De vreme ce am scris că nu am întârziat niciodată sau nepregătit pentru întâlniri, colegii mei mă țin sub control!)
„Ocupatul” este un astfel de truc. Ne face să simțim că cu cât listele noastre de sarcini sunt mai lungi, cu atât avem mai mult succes. Ne face să simțim că cu cât avem mai multe pe farfurii noastre, cu atât avem mai mult succes. Dar de când oare o mâncare suprasolicitată vă oferă altceva decât crampe sau comă alimentară? Nu trebuie să fie așa și fac o rezoluție deschisă pentru a o combate.
Întâlnirile se încheie în calendarele noastre în două moduri: pentru că le acceptăm și pentru că le creăm. În aceste puncte de decizie putem face lucrurile un pic diferit pentru a ne lua înapoi calendarele și pentru a ne oferi (și colegilor noștri) timp pentru a fi pregătiți și productivi. Iată trei moduri de a face acest lucru:
1. Vorbiți
Înainte de a trimite sau accepta o invitație de întâlnire, asigurați-vă că înțelegeți ce ar trebui să realizeze și cum trebuie să vă pregătiți. Dacă nu, vorbiți cu organizatorul și ascultați dacă există o anumită agendă. Dacă nu există unul, cereți-i să creeze unul (sau mai bine încolo, voluntar pentru a vă ajuta). Cele mai bune agende sunt specifice cu alocări de timp pentru a se asigura că toate articolele relevante sunt acoperite. Dacă nu există suficient timp pentru a crea o agendă, faceți voluntar pentru a ajuta organizatorul să fie cu ochii pe ceas.
Dacă organizați întâlnirea, folosiți o agendă pentru a planifica cât de lungă ar trebui să fie întâlnirea. Invitațiile din calendarul Google sunt implicite la o oră și este ușor să faceți clic pe „trimite” fără să vă gândiți să le scurtați, dar această setare poate fi modificată! Vei fi surprins cât de mult poți acoperi în 15, 30 sau 22 de minute. În funcție de relația dvs. cu organizatorul, dacă vedeți că o întâlnire este programată să fie o oră și nu credeți că ar trebui să fie (pentru că înțelegeți scopul și rezultatele așteptate), cereți scurtarea timpului.
În cele din urmă, dacă ați acceptat o invitație pentru o întâlnire care se încheie în același timp, este programată o altă întâlnire (serios, cum ne convingem că putem fi în două locuri simultan?), Anunțați organizatorul în prealabil că va trebui să părăsiți din timp întâlnirea respectivă. În mod ideal, acest lucru va încuraja organizatorul să termine întâlnirea în momentul în care aveți nevoie pentru a pleca. Cel puțin, vă veți simți confortabil ieșind fără a întrerupe, iar organizatorul nu va fi surprins când o faceți. Pentru o asigurare suplimentară, mergeți mai departe și anunțați organizatorul următoarei dvs. întâlniri că puteți ajunge târziu.
2. Păstrează-ți timpul
De îndată ce timpul de întâlnire este confirmat și dacă calendarul dvs. are spațiu în jurul său, protejați-l! Adăugați 15-30 de minute înainte și după ședință numit „Ora de tranziție”. Înainte de ședință, folosiți timpul pentru a revizui orice material, faceți o pauză la baie și ajungeți la locație înainte de a începe. După întâlnire, este o perioadă bună pentru a reflecta asupra materialului în timp ce este încă proaspăt. Este rezonabil să vă așteptați ca colegii să respecte toate ceea ce este în calendarul dvs.; fac doar o programare oriunde există timp liber comun. Așadar, dacă o întâlnire se înfășoară la ora 15:00 și blochezi timpul să recuperezi după aceea, probabil (sperăm?) Nu se va opri la începerea unei noi întâlniri la 3:15 sau 3:30.
3. Blochează-ți timpul
Acesta este sfântul graal al productivității: având bucăți de timp - chiar zile! - fără întâlniri. BuzzFeed a declarat marți și joi fără ședințe. Poti tu? Deși poate face un efort deliberat în rândul conducerii superioare a companiei dvs. pentru a șterge o zi întreagă, merită să aruncați o privire asupra propriilor dvs. obiceiuri de muncă pentru a vedea când vă veți face cel mai bun lucru. Sunteți o persoană de dimineață sau chiar aveți o manevră după 2 PM? Examinați programul dvs. și vedeți unde puteți bloca două-patru ore doar o dată pe săptămână pentru a vă concentra pe a face sau a face. S-ar putea să stabilești o tendință în compania ta de la început!
Deci, acesta este angajamentul meu de a returna calendarul! Cine e cu mine?
