Știți că trebuie să vă întoarceți la cineva cât mai curând posibil, când trimite sau trimite un e-mail etichetat „urgent”. Vă puteți imagina cealaltă persoană privindu-l pe ecran, declanșând sau reîmprospăcând obsesiv inbox-ul său, pentru că vă așteaptă numerele finale, aprobarea, înaintarea, răspunsul sau următorii pași.
Dar știați că nu este singura dată când trebuie să acordați prioritate scrierii înapoi? Este adevărat: dacă lăsați un mesaj să stea câteva zile în oricare dintre scenariile următoare, riscați să arătați destul de insensibil sau neprofesional.
Este sigur un echilibru greu, pentru că în fiecare caz, doriți să spuneți ceea ce trebuie. Dar este important să ne ocupăm de timp pentru a răspunde.
1. Când te-ai descurcat înainte
Sunteți familiarizat cu introducerea unui e-mail pentru a vă gestiona mesaje primite? După cum explică cofondatorul și coo-fondatorul Muse, Alex Cavoulacos:
Trimiteți un scurt „Mulțumesc că m-am gândit la mine - sunt rezervat în această lună, dar dacă vă adresați, aș dori să ajut, oricum pot.” Mulți oameni nu vor face niciodată o monitorizare deloc - fie pentru că au uitat, fie pentru că nu mai au nevoie de timpul și sfaturile dvs., astfel încât puteți fi siguri că oamenii care urmează sunt cei care au cel mai mult nevoie de ajutorul dvs.
În timp ce această strategie vă va salva de a răspunde tuturor oamenilor care nu ajung niciodată înapoi, compromisul este că, dacă cineva face așa cum cereți - așteaptă oricât de mult și apoi va urmări - îi datorați cu adevărat să îi trimiteți un răspuns. Ea este respectuoasă contactându-vă ulterior și, prin urmare, doriți să-i arătați aceeași curtoazie.
Desigur, este posibil să fiți încă prea ocupat pentru a vă ajuta (și este în regulă). Dar nu ar trebui să fii prea ocupat pentru a trimite un răspuns util - chiar dacă dă un răspuns scurt, îndreptându-i spre altcineva sau furnizând un link către o resursă - și în maxim 24 de ore, dacă este posibil. În plus, compunerea unui răspuns real vă scutește de la începerea unui lanț de e-mail „Voi reveni la tine mai târziu”, care va fi considerat ca fiind cel care conduce celălalt.
2. Când ai spus ceva personal
Multe persoane le este greu să împărtășească informații personale cu colegii lor de muncă. Așadar, dacă cineva își face timp pentru a transmite vești supărătoare prin e-mail, scrierea rapidă este întotdeauna solicitată.
Nu trebuie să fie o replică îndelungată și este în regulă dacă nu sunteți 100% sigur de ceea ce trebuie să spui. Puteți conduce aproape întotdeauna cu „Îmi pare atât de rău să aud …” Apoi, abordați cu atenție orice articol de acțiune a fost în e-mail (presupunând că există unul, care există de obicei) cu ceva de genul: „Vă rugăm să vă luați timpul …” sau „Nu ezitați să reveniți la întoarcere.”
Și dacă există o problemă sensibilă la timp care necesită să solicitați ceva tangibil, luați câteva minute pentru a afla cea mai minimă întrebare înainte de a răspunde.
De exemplu, acesta este modul în care ați putea răspunde unui colaborator care vă spune că nu va putea finaliza prezentarea consiliului de administrație din această săptămână din cauza unui deces în familie:
Chiar și atunci când nu aveți cuvintele exacte corecte - și nimeni nu o face - răspunsul arată rapid că vă pasă. Vă face să vă simțiți îngrijorarea și să vă lăsați clar că nu ai trecut de această veste sau nu o adăugați la o listă așa cum ai face cu orice alt mesaj.
Da, luptăm cu toții pentru lupta bună pentru a ajunge în inbox zero; și am înțeles complet îndemnul de a dori să nu mai răspund la acel e-mail greu, deoarece ați putea răspunde la 10 de bază în aceeași perioadă de timp. Dar nu merită să faceți pe altcineva să se simtă lipsit de importanță - sau să vă riscați reputația de persoană considerabilă. Așadar, acordați-vă timp pentru a răspunde la un mesaj din oricare dintre aceste categorii: nu sunteți singurul care va fi bucuros că ați făcut-o.
