Toată lumea caută mereu o modalitate de a ușura munca. Și nu lipsesc sfaturi, trucuri și hacks concepute pentru a ajuta la atingerea acestui obiectiv.
Dar cel care funcționează pentru mine în timpul zilei și al zilei este automatizarea sarcinilor repetitive. Ideea din spatele acestei proceduri este că vă va economisi energia mentală pentru proiecte care necesită de fapt o gândire profundă și concentrare.
Probabil te gândești, asta sună minunat, dar cum o fac?
Tot ce trebuie să faceți este să construiți o foaie de înșelăciune.
Cea mai ușoară și utilă foaie conține elemente pe care le copiați și lipiți în mod obișnuit. Nu contează în ce industrie vă aflați. Dacă utilizați un computer pentru jobul dvs., probabil că există mai multe lucruri pe care trebuie să le căutați în mod regulat înainte de a putea finaliza o sarcină.
Pentru mine, sunt câteva linii diferite de cod HTML de care am nevoie frecvent pentru a încărca articole în The Muse.
În pozițiile anterioare, am avut câteva foi de economisire a timpului, care păstrează focusul, gata de pregătire: una pentru formule de calcul Excel, alta pentru antetele memorandumului și cea mai populară, un document cu numere de telefon și instrucțiuni de conectare la computer pentru noi. angajați. În loc să mă descurc cu dificultatea de a căuta încă o dată numărul de telefon al biroului financiar , aș putea doar să mă îndrept spre documentul meu de încredere, să copiez și lipiți ce aveam nevoie și să trimit e-mailul fără a pierde aburi.
Deci, cum să începeți exact?
Pasul 1: Țineți cont de ceea ce vă găsiți rescriere sau căutare repetată
Poate trimiți o mulțime de e-mailuri cu aceeași sau cu redactare similară în fiecare zi. Dacă scrii de la zero de fiecare dată, pierzi o valoare valoroasă (și timp) a creierului. După cum puteți vedea în exemplul de mai sus, prietenii mei mă întreabă mereu cum să fac pasul către The Muse - acum am un răspuns rapid gata de drum.
„Foaia dvs. de înșelăciune” ar putea consta din câteva șabloane de e-mail gata de a-și reface, în funcție de cine este destinatarul. (Și dacă folosești Gmail, cu siguranță să te uiți la Canned Responses - este un schimbător de jocuri.)
Pasul 2: Alegeți o modalitate de a vă stoca informațiile
Nu există nici o modalitate de a face acest lucru - folosiți programul care are cel mai mult sens pentru dvs. Acest lucru ar putea însemna un document Word, o înregistrare Google Doc, o notă de notare sau chiar e-mailuri de proiectare stocate într-un folder adnotat. Orice ai alege, important este că îl poți face cu ușurință.
Pasul 3: Petreceți 20 de minute completând documentul cu acele elemente de la primul pas
Oricare ar fi (e-mail-uri, formule Excel sau, probabil, numere de telefon), merită să depuneți un pic de efort pentru a-l introduce într-un document o singură dată , apoi trebuie doar să fie ușor accesibil pentru a le reutiliza în viitor. Știu pentru mine, a fost o ușurare imensă (și am salvat probabil ore întregi) să mă uit doar la nota de pe desktop pentru a copia și lipi formulele Excel pe care m-am trezit căutând de mai multe ori pe zi.
Și chiar puteți păstra această școală veche dacă preferați asta. Luați-mi vechiul administrator de birou: și-a învârtit monitorul cu note adezive diferite colorate care au ajutat-o să se refere rapid la codurile de stare și la acronimele de care avea nevoie zilnic.
Orice sistem preferați - o notă din notebook-ul dvs. digital, un document Word sau chiar o notă lipicioasă - găsiți ceva care să funcționeze pentru dvs. Și deși știu că uneori poate fi greu să lovești pauză pe lista ta nebună de a face pentru a lucra la ceva care se simte obositor în acest moment, acesta este un hack care te va salva ore în șir. Puteți face acest lucru în timpul în care v-ar fi nevoie să luați o cafea pe bloc.
Deci ce mai aștepți? Este unul dintre cele mai ușoare lucruri pe care le poți face pentru a-ți spori productivitatea zilnică.
