Cum se utilizează SharePoint

Am analizat ce este SharePoint, acum să aruncăm o privire la câteva utilizări comune. SharePoint este o platformă pentru colaborarea cu alți membri ai unei echipe. Acestea sunt adesea echipe corporative, dar nu trebuie să fie. Unele aplicații non-business pentru SharePoint includ:

• Echipele sportive ar putea folosi calendarul pentru a posta un program de joc și o Bibliotecă de documente pentru a organiza videoclipuri de joc.
• Cluburile de cărți ar putea posta link-uri către cartea săptămânii următoare, în timp ce grupurile de scriitori ar putea găzdui observații și comentarii de critică.
• Grupurile de voluntari care planifică un proiect de restaurare pot crea un plan cu sarcini și un calendar.
• O cartier care rulează o vânzare în curte ar putea posta anunțuri despre participanții noi sau ar putea afișa articole și prețuri într-un fișier Excel existent într-o Bibliotecă de documente.

Desigur, cele de mai sus sunt posibile cu alte aplicații și servicii, dar SharePoint le aduce într-un singur loc, cu o interfață web utilizabilă în Windows, MacOS și Linux; Aplicațiile Android și iOS sunt, de asemenea, disponibile. În plus, aplicațiile Microsoft Office pot prelua fișiere direct din SharePoint, făcând descărcarea și încărcând un clip.

În secțiunile următoare, vom crea un nou spațiu SharePoint, urmând pașii pentru câteva funcții comune: partajarea fișierelor, crearea de pagini web simple și adăugarea de widget-uri funcționale în acele pagini.

Cum se creează un site SharePoint

Veți avea nevoie de câteva lucruri înainte de a vă putea crea site-ul:

• În primul rând, veți avea nevoie de acces la un cont Office 365, dar nu doar la un cont. Acesta va trebui să fie un cont de afaceri, deoarece SharePoint nu este inclus în conturile de consum.
• Va trebui, de asemenea, să fiți un administrator pentru a vă crea singur un site. Dacă nu sunteți, puteți întreba întotdeauna admin-ul dvs. prietenos cartier pentru a crea unul pentru tine.

Crearea unui site SharePoint este o chestiune simplă de a face următoarele:

1. Conectați-vă la Office 365 ca administrator, apoi selectați SharePoint din meniul de aplicații din partea stângă sus.

   

2. În meniul paginii, selectați + Creați un site buton.

3. Selectați Site-ul echipei în dialogul care urmează. (Situri de comunicare sunt în mare parte doar pentru publicarea de anunțuri și alte tipuri de conținut.)

4. Alegeți un design inițial pentru site-ul dvs. Acest lucru o va umple cu un conținut de pornire - nu vă faceți griji, puteți oricând să le reglați mai târziu.

5. Furnizați detaliile site-ului dvs., inclusiv numele și descrierea acestuia.

6. Selectați finalizarea pentru a finaliza configurarea. SharePoint va lucra în fundal pentru a crea Site-ul, dar veți vedea progresul acestuia pe tot parcursul.

   

Acum, că aveți un spațiu setat, veți avea câteva funcții disponibile imediat din cutie (prezentate mai sus), inclusiv:

• conversaţii: Panouri de mesaje private pentru grupul dvs.
• Documente: Puteți să partajați fișiere aici. Acestea vor beneficia de funcțiile de versiune și check-in / check-out pe care le-am descris în timp ce introducem SharePoint.
• Un OneNote Caiet: Coechipierii pot colabora cu acest Notebook OneNote prin crearea și adăugarea la pagini.
• Pagini de site: Permiteți crearea de pagini web personalizate pentru echipa dvs.

Schimbul de fișiere utilizând o bibliotecă de documente este încă o utilizare foarte frecventă pentru site-urile SharePoint. Să ne uităm cum să facem asta.

Cum se utilizează Bibliotecile de documente SharePoint

Bibliotecile de documente conțin dosare și fișiere și funcționează așa cum v-ați aștepta. Pentru a utiliza Biblioteca de documente:

1. Selectează Documente link în navigația din stânga.

2. Selectează + Noi pentru a adăuga elemente noi, cum ar fi dosarele sau fișierele Microsoft Office. Alternativ, puteți glisa și plasa alte fișiere în folderul curent al Bibliotecii; acestea nu trebuie să fie fișiere Office.

   

3. Selectați un fișier Office pentru al deschide în aplicația web corespunzătoare. Selectarea unui fișier non-Office va face una din cele trei lucruri:

   • Deschideți-o pentru previzualizare dacă este un format web-friendly ca o imagine sau un PDF;
   • Deschideți într-o aplicație relevantă dacă utilizați Windows (care știe cum să vorbească cu SharePoint);
   • Descărcați-l în aparat, unde îl puteți deschide cu programul relevant.

4. În timp ce aplicațiile web moderne vă permit să editați un fișier împreună cu un coleg, aveți în continuare posibilitatea de a "verifica" un fișier. Alegeți fișierul (fișierele) selectând în coloana cel mai din stânga, apoi selectați meniul de suprapunere spre dreapta. Verifică opțiunea previne ca oricine să salveze o nouă versiune a fișierului în timp ce lucrați la el; alți utilizatori pot descărca încă o copie și pot lucra la aceasta, dar nu pot crea o versiune nouă până când nu ați salvat-o și nu ați "verificat-o" din nou.

   

Cum se creează pagini de site SharePoint

Paginile Site-ului SharePoint vă permit să creați pagini web cu informații text și grafice. Principala diferență este că numai membrii site-ului dvs. vor putea să-i vadă atunci când sunt conectați, făcându-l un intranet privat. Pentru a crea noi pagini în site-ul dvs. SharePoint:

1. Selectați Pagini din navigarea din stânga.

2. Din bara de meniu de sus, selectați + Noi, apoi selectați dintre tipurile de pagini:

   • Pagini Wiki sunt explicative.
   • Pagini de site sunt pagini goale pe care le puteți construi dintr-un titlu.
   • Pagini Parte Web oferiți niște layout-uri predefinite concepute pentru a vă permite să renunțați la tot felul de gadget-uri, în stilul tabloului de bord.

   

3. Odată creat, pagina se va deschide pentru a începe editarea. Puteți începe prin a-i da un nume. Conținutul suplimentar vine sub formă de componente Web, pe care le vom face mai jos.

   

4. Selectați Publica pentru a vă face schimbările la dispoziția colegilor.

5. Paginile dvs. sunt disponibile din interiorul Pagini listă în navigația din stânga.

6. Puteți să vizualizați paginile existente, apoi selectați Editați | × din meniu.

   

Cum se adaugă părți Web la paginile SharePoint

Una dintre marile caracteristici ale SharePoint este piesele Web pe care le puteți încorpora în paginile dvs. Chiar și atunci când doriți să adăugați texte simple și grafice, trebuie să adăugați o Parte Web mai întâi pentru al ține; aceste widget-uri pot include lucruri cum ar fi fluxuri de știri, un director al membrilor echipei sau liste de activități recente de pe Site. Dacă ați creat o pagină în pașii de mai sus, adăugați o parte Web la ea făcând următoarele:

1. Selectați o pagină, apoi puneți-o în pagină Editați | × modul descris mai sus.

2. Puteți adăuga componente Web la o pagină în locațiile în care La care se adauga (+) semnul apare. Selectați acest buton atunci când acesta apare și un meniu pop-up vă va afișa o listă de piese Web disponibile. Puteți căuta întreaga listă sau căutați după cuvânt cheie.

   

3. După ce selectați o Parte Web, aceasta va fi inserată în pagină pentru dvs.

4. În acest moment, va trebui să configurați Partea Web. Pentru ceva asemănător Galeriei Imaginilor ilustrate mai jos, selectați Adăugați imagini pentru a selecta imaginile pe care doriți să le afișați.

   

5. Selectați Publica pentru a vă face schimbările la dispoziția colegilor.

În timp ce pagina de pornire este creată automat pentru dvs., este totuși o pagină la fel ca oricare alta și o puteți umple cu componente Web pentru conținutul inimii.

Instalarea și utilizarea aplicației Activități

Lucrurile încep să devii cu adevărat interesante când adaugi Aplicații la site-ul dvs. Acestea depășesc funcționalitatea componentelor Web și includ lucruri precum bloguri sau o listă personalizată, care este ca o bază de date mică. Vom analiza aplicația Sarcini, care vă permite să configurați membrii echipei, să le desemnați și să le urmăriți. Pentru a adăuga activități la site-ul dvs. SharePoint:

1. În pagina principală a site-ului, selectați + Noi , apoi selectați App.

2. Aceasta va afișa o pagină cu o selecție de aplicații disponibile. Selectați pe cel dorit.

   

3. Acum va apărea în Conținutul site-ului ecran, pe care o puteți vedea selectând-o în navigația din stânga. Este posibil să fie nevoie să faceți o configurație ca unele părți Web, dar cu Tasks, este gata să începeți delegarea.

   

SharePoint are mai multe caracteristici decât cele listate aici. Dar folosindu-vă numai acestea, puteți crea site-uri foarte funcționale și colaborative pentru prieteni și colegi.