25 Reguli de bază pentru etichetă pe e-mail pe care trebuie să le cunoașteți - muza

E-mail. Este atât o comoditate majoră, cât și o distragere continuă. Dar, indiferent de cum te simți în acest moment, un lucru este sigur - este o necesitate inevitabilă. Este posibil să nu puteți trece printr-o zi de lucru fără să compuneți un singur (bine, probabil, mai mult de un) e-mail.

Și, dacă vrei să fii profesionist și să-ți dai seama într-un mod clar, asta este eficient, și asta nu-i face pe colegii tăi să dorească să-și pună capul pe birou, din frustrare pură? Ei bine, există câteva reguli de etichetare diferite pe care doriți să le asigurați că vă veți păstra la curent.

"Da da da. Am auzit toate astea de un milion de ori înainte ”, probabil te gândești. Dar, în ciuda de câte ori aceste puncte au fost ciocnite acasă, sunt dispus să pariez că totuși ați comis un fax comun prin e-mail cel puțin o dată în săptămâna trecută - poate chiar ziua.

Inutil să spun, cred că toți am putea folosi o actualizare. Iată, așadar, o listă la îndemână pentru a vă ajuta să vă clarificați toate regulile de etichetă pe e-mail pe care jurați că le cunoașteți - dar totuși nu reușiți să le implementați.

Cele elementare

Când construiți o casă, începeți cu subsolul. Așadar, înainte de a ne arunca în secțiunile specifice ale e-mailului dvs., să aruncăm o privire asupra elementelor fundamentale.

Chiar dacă ignorați sau uitați fiecare altă parte a acestui articol, asigurați-vă că ați bifat aceste căsuțe.

1. Dacă trimiteți de la o adresă personală - pentru o cerere de muncă sau un interviu informațional, de exemplu - asigurați-vă că adresa dvs. încă sună profesional. Vrei să faci impresia corectă, iar „[email protected]” nu o va reduce.

2. Dacă ați primit un mesaj furios sau vă simțiți enervat, îndepărtați-vă de computer pentru câteva minute. Îndepărtarea a ceva în căldura momentului nu va duce decât la probleme.

3. Includeți un salut prietenos și închidere. Face ca întregul tău mesaj să se simtă mult mai complet, lustruit și mai profesionist.

4. Recitești. Destul spus.

Sincronizare

Momentul eficient este unul dintre acele lucruri care sunt prea ușor de uitat atunci când faci tot posibilul să îți alimentezi calea de ieșire.

Dar, dacă ați primit vreodată un răspuns imediat cu un cuvânt la un mesaj lung și grijuliu sau ați așteptat săptămâni pentru a primi o replică pe care ați așteptat-o ​​cu nerăbdare, cred că veți fi de acord că calendarul este demn de puțin mai multă considerație.

1. De regulă generală, răspundeți la e-mailuri imediat ce puteți realiza realist. Nu vrei să lași oamenii atârnați.

2. Dacă mesajul merită ceva mai mult timp și este gândit, nu aruncați un răspuns imediat și jumătate din fund doar pentru a-l scoate din farfurie. În schimb, răspundeți și confirmați că l-ați primit și anunțați expeditorul că veți avea nevoie de puțin timp pentru a gândi lucrurile.

3. Un sfat grozav care să vă ajute să vă păstrați răspunsurile? Co-fondatorul Muse, Alex Cavoulacos, vă recomandă să răspundeți mai repede, cu atât răspunsul dvs. este mai scurt.

destinatarii

Lanțuri de email aparent nesfârșite. Colaboratori care vă continuă să vă înregistreze pe mesaje care nu au absolut nicio legătură cu dvs. Acei coechipieri care par să nu aibă niciun indiciu pentru ce este acel câmp util BCC.

Sunt toate lucrurile despre care probabil te descurci - cel puțin atunci când alte persoane le comit. Dar, hai să aprindem lumina pentru un minut. Ați respectat oricare dintre aceste reguli privind eticheta în ceea ce privește lista destinatarilor dvs.?

1. Procedați cu precauție atunci când utilizați „Răspundeți la toate” și folosiți-l doar atunci când toți cei din acel thread trebuie să fie actualizați. Ai fost avertizat.

2. Nu vă temeți să utilizați BCC, în special în acele cazuri când nu doriți ca toate adresele sau destinatarii să fie vizibili pentru toată lumea.

3. Iată o regulă la îndemână pentru a ține cont: listarea cuiva în câmpul „Către” înseamnă că aștepți un răspuns. Dimpotrivă, dacă îl acoperiți pe persoana respectivă, pur și simplu îl țineți în bucla pe mesajul dvs. către alții.

4. Cu toate acestea, cu atât mai puține persoane poți include pe un e-mail, cu atât mai bine. Prea mulți bucătari în bucătărie vor duce probabil la confuzie și fire încrucișate.

Linia de subiect

Care este prima parte a mesajului pe care oamenii îl vor privi? Asta e ușor: subiectul tău.

După cum știți deja, o linie de subiect excelentă poate face minuni pentru e-mailul dvs. în ansamblu. Un subiect rău? Ei bine, să spunem că poate inspira o agravare mare în rândul destinatarilor.

1. Precizați-vă linia de subiect, mai degrabă decât să vă bazați pe expresii vagi precum „Checking In”. Acest lucru le permite destinatarilor să strângă imediat ce este mesajul tău. În plus, va face mult mai ușor să îl găsiți atunci când veți avea nevoie mai târziu.

2. Păstrați-l scurt. Deși vrei să fie specific, asta nu înseamnă că trebuie să fie propriul paragraf de sine stătător. Încercați să rămâneți cu mai puțin de 10 cuvinte - orice poate mai mult decât atât poate fi propria propoziție.

3. Oricât de mare te grăbești, nu omite în totalitate câmpul subiectului. Nimănui nu-i place să vadă acel „fără subiect” neplăcut în căsuța de ieșire.

Corpul de e-mail

Iată-l - carnea și cartofii mesajului tău. Celelalte câmpuri sunt importante, dar aici este cu adevărat clar de ce contactați persoana în primul rând.

Da, comunicările la locul de muncă au devenit din ce în ce mai casual. Dar asta nu înseamnă că doriți ca e-mailurile dvs. să se transforme în total dezordine neorganizate. Asigurați-vă că respectați aceste reguli de etichetă și mesajele dvs. sunt sigur că sunt șlefuite și profesionale.

1. Acesta este un alt loc în care veți dori să fiți cât mai clar și concis - puteți considera doar că regula de aur a e-mailului. La urma urmei, dacă ceva necesită pagini de text pentru a explica, probabil că ești mai bine să o faci în persoană sau la telefon.

2. Respectați toate regulile tradiționale de scris pe care le-ați învățat în școală. Asta înseamnă o structură adecvată a frazelor, valorificarea, punctuația și rezistența tentației de a-ți răsfăța mesajul cu emoji.

3. Asigurați-vă că mesajul dvs. conține o solicitare clară sau elemente de acțiune. Indiferent dacă solicitați opinia unui colaborator cu privire la ceva sau căutați detalii despre componența unui proiect, trebuie să aveți un motiv solid pentru e-mail - și trebuie să faceți motivul explicit.

4. Dacă nu este necesară nicio acțiune a destinatarului și pur și simplu trimiteți un e-mail pentru a oferi o actualizare, faceți acest lucru clar. Oamenii trebuie să se îndepărteze de nota dvs. știind ce se așteaptă de la ei.

5. Utilizați punctele cu gloanțe sau listele numerotate, după caz. Suntem cu toții ocupați, iar unele formate fac mult mai ușor să depășim mesajul dvs. și să obținem cele mai importante.

6. Informații importante îndrăznețe, astfel încât să iasă în evidență, dar evitați să folosiți toate capacele, ceea ce face să pară că strigați.

7. Utilizați un font lizibil și evitați prea multe culori de font diferite. Doriți ca mesajul dvs. să fie cât mai simplu de citit.

Fișiere atașate

Trebuie să atașați ceva la adresa dvs. de e-mail? Este adesea o gândire de după idei și te gândești doar să te ocupi de ceea ce este necesar înainte de a atinge „trimite”.

Dar, atașările nu sunt Vestul Sălbatic al lumii de e-mail. Nu, există încă câteva reguli de etichetă pe care doriți să vă asigurați că le respectați.

1. Înainte de a atașa ceva, asigurați-vă că este de fapt nevoie. Nu are rost să atașați un document Word cu o pagină care conține două propoziții.

2. Dacă aveți îndoieli, atașați fișierul dvs. ca PDF, astfel încât să nu aveți probleme de compatibilitate.

3. Dacă doriți să trimiteți un atașament mare, asigurați-vă că „fermați” sau comprimați-l mai întâi.

4. Obțineți obiceiul de a atașa fișierul dvs. înainte de a redacta corpul e-mailului. În acest fel, puteți evita temutul, „Îmi pare rău, am uitat atașamentul!” Mesaj de urmărire.

Dacă vă învârtiți ochii și susțineți că ați auzit toate acestea înainte, nu vă învinovățesc. Dar, șansele sunt, nu mai respectați aceste reguli de etichetă frecvent repetate din când în când.

Așadar, luați în considerare acest memento amical pentru a vă deconecta de la pilotul automat și acordați mai multă atenție mesajelor dvs. Colegii tăi îți vor mulțumi.

Aveți alte reguli sau peeves pentru animale de companie pe care să le adăugați în listă? Anunță-mă pe Twitter!