Numiți-l un produs al programelor aglomerate, al conectivității tehnologice sporite sau al unei atenții prăjite, dar, indiferent de motiv, atunci când adunați un grup împreună pentru o întâlnire, aproape toată lumea are dificultăți în a distrage distracțiile și a se lipi de sarcina la îndemână. De fapt, 47% dintre angajați consideră colaboratori distrați drept cel mai mare obstacol în a avea întâlniri productive.
Dacă îți iei treaba în serios, probabil că faci deja tot posibilul pentru a demonstra implicare: ascultați activ, țineți cu ochiul când este cazul și păstrați telefonul de pe masă. Dar chiar și atunci când eticheta bună de întâlnire este în vârful minții tale, este ușor să te strecori în obiceiuri proaste.
Pentru a rămâne în harurile bune ale colegilor de muncă și pentru a obține ceva valoros din fiecare întâlnire, trebuie să păstrați următoarele.
1. Nu face contact cu ochii
În acest moment, importanța contactului ocular în timpul unei întâlniri a devenit aproape un clișeu - dar pentru un motiv întemeiat. Mentinerea acesteia demonstreaza implicare, interes si respect. S-a arătat chiar că îți crește conștiința de sine. S-ar putea să pară incomod la început, dar există o mulțime de accesorii ușoare pentru a vă îmbunătăți contactul ocular, fără a se strecura pe oameni cu o privire de cerb în faruri.
Unul dintre cele mai bune sfaturi ale mele este să te asiguri că configurarea întâlnirii tale este favorabilă contactului vizual din start: încearcă să-ți aranjezi grupul într-un cerc sau semicerc pentru ca toată lumea să se poată vedea fără a se încorda. Chiar dacă cineva nu se află în același spațiu fizic ca tine, importanța contactului ocular rămâne valabilă.
Pentru a găzdui participanții care apelează prin apel video, poziționați-vă camera într-un mod care să se afle în linia dvs. vizuală naturală, astfel încât să pară căutați unii pe alții atunci când vorbiți.
2. Utilizarea laptopului
Utilizarea laptopului începe adesea cu cele mai bune intenții: luarea de note, preluarea informațiilor relevante online și așa mai departe. Dar este mult prea ușor să treci de la transcrierea ședinței la încercarea de a-ți da seama de numele acelei melodii pe care ți-a rămas în cap noaptea trecută, fără să-ți dai seama chiar. De aceea, vă recomand să evitați laptopurile cu totul. Multe lucruri de obicei făcute pe unul pot fi făcute cu ușurință de mână, cum ar fi luarea de note pe o bucată de hârtie sau partajarea datelor pe o foaie de calcul tipărită. Dar dacă un computer este absolut obligatoriu, puteți totuși să îi minimizați utilizarea. Atunci când parcurgeți o prezentare, încurajați difuzorul să își partajeze ecranul la un televizor, astfel încât toată lumea să poată urmări.
Chiar dacă organizatorul dvs. de întâlniri nu a interzis strict laptopurile, lăsându-l la birou sau ținându-l închis în timp ce vă concentrați pe agenda vă ajută să păstrați distracțiile minte (ca să nu mai vorbim de notificările prin e-mail și chat). În plus, eliminarea acestuia nepromovată va lăsa cu siguranță o impresie pozitivă asupra colegilor și poate încurajați-i să facă același lucru.
3 Participarea la o întâlnire irelevantă
Există trei lucruri despre care poți fi sigur în viață: moartea, impozitele și invitațiile la o întâlnire inutilă. Și deși este atât de ușor să dai clic pe „Da” pe o invitație și să apară doar pentru că ți s-a cerut, de fapt faci un serviciu pentru coechipierii tăi. Atunci când nu aveți nicio miză într-o întâlnire, a vă considera dezinteresat este practic inevitabil. Este mult mai bine să stai la biroul tău și să fii productiv decât să te arăți și să pari plictisit.
Pentru a combate acest lucru, asigurați-vă că vă veți orienta cu privire la ce este vorba despre întâlnire, de ce organizatorul vă vrea acolo, ce (dacă este ceva) trebuie să pregătiți în avans și ce sperați să realizați până la sfârșit. Să aveți acest context, vă este mai ușor să decideți dacă întâlnirea ar beneficia cu adevărat de prezența dvs. sau dacă timpul dvs. ar fi mai bine petrecut în altă parte. Adesea, aceste informații sunt incluse într-o agendă sau în invitația la ședință, însă, dacă nu, nu ezitați să vă conectați în scurt timp cu organizatorul întâlnirii față în față. Dacă decideți că prezența dvs. nu este necesară, explicați-i politicos alegerea organizatorului. Dacă te descurci corect, probabil că el sau ea îți vor aprecia onestitatea.
Într-un anumit grad, oferirea distragerii este doar o parte a ființei umane. Nimeni nu poate rămâne pe traseu 100% din timp și asta va fi evident în ședințe din când în când. Însă, dacă te vei trezi vreodată fără intenție să părăsești fiecare întâlnire fără să ai idee de ce ai fost acolo, merită să introduci câteva modificări în rutina ta.
