Cu câteva săptămâni în urmă, prietena mea și cu mine am discutat despre disprețul nostru comun pentru întâlniri, iar ea a spus: „Simt doar că avem aceeași conversație din nou și din nou. Când acestea nu sunt terminate corect, pot fi astfel de arzătoare de timp. "
Nu puteam fi de acord mai mult. La joburile anterioare, când o invitație de calendar ar apărea în căsuța de e-mail, de multe ori aș emite un suspin puternic (care este întotdeauna excelent într-un mediu de birou deschis). Apoi, aș petrece un timp prețios încercând să-mi dau seama cum să o accepți.
Nu spun că toate întâlnirile sunt inutile. Unele sunt absolut, mâinile necesare. Și uneori sunt doar singura modalitate de a duce la bun sfârșit lucrurile. Dar, de asemenea, cred că este loc să fim incredibil de eficienți, punându-ne aceste trei întrebări înaintea fiecăruia.
1. Cine trebuie să fie aici?
Sugestie: Probabil că nu sunt atât de mulți oameni pe cât credeți. Este esențial să fii conștient de cine ceri să fii acolo, astfel încât să poți garanta că este cât se poate de productiv și semnificativ pentru toate părțile. Nimeni nu ar trebui să plece să se gândească: „Ei bine, asta a fost o pierdere colosală a timpului meu.”
Pentru că acest sentiment nu este bun pentru individ, grup sau companie. Imaginează-ți toată munca care s-ar putea realiza dacă ai avea doar patru persoane în cameră, în loc de 10. Pentru un interval de 60 de minute, adică încă șase ore care ar putea fi petrecute în muncă.
De exemplu, să zicem că stăpânești cu ideea despre noul logo al firmei. Designerul grafic de acolo pentru a se asigura că înțelege viziunea. Directorul de branding este acolo pentru a se asigura că respectă regulile companiei. Dar ai nevoie de managerul de resurse umane acolo pentru că ea pune logo-ul la fiecare postare a postului? Nu. După ce este finalizată, îi puteți ruga să schimbe vechea pentru nou. Deocamdată, lăsați-o să fie - are de lucru!
Dacă nu sunteți organizatorul, trebuie să evaluați dacă prezența dvs. este esențială sau nu. Uneori, colegii vă invită pur și simplu pentru că ei cred că doriți să fiți acolo. Dar puteți refuza dacă credeți că este adecvat (adică, dacă nu aveți idee despre ce ați contribui sau dacă sunteți pur și simplu ocupat).
În situații de genul acesta, spun ceva de genul: „Bună acolo. Cred că va putea să se descurce singură. Dacă există un motiv specific, ai dori să fiu prezent, anunță-mă! ”
Și apoi luați acea oră liberă și reveniți la măcinat.
2. Care sunt obiectivele?
Ce anume încerci să realizezi? Identificarea obiectivelor în prealabil este crucială. Vă poate ține pe sarcină și vă poate ajuta la modelarea întregii conversații. În caz contrar, s-ar putea să stai acolo răscolind timp de 45 de minute despre modul în care Leonard cântă întotdeauna piesa cu tema Titanic . (De asemenea, mă prinde de fiecare dată. Nu mă lăsa niciodată, Jack!)
„O agendă eficientă stabilește așteptări clare cu privire la ceea ce trebuie să apară înainte și în timpul unei întâlniri”, explică Roger Schwarz, autorul Smart Leaders, echipe mai inteligente: modul în care tu și echipa ta se dezlănțuie pentru a obține rezultate.
„Îi ajută pe membrii echipei să se pregătească, alocă timp cu înțelepciune, primește rapid pe toți pe același subiect și identifică când discuția este completă. Dacă problemele încă apar în timpul întâlnirii, o agendă bine concepută crește capacitatea echipei de a le aborda eficient și rapid ", spune Schwarz.
Poate doriți doar ca toată lumea să ofere actualizări de stare pentru proiecte prioritare. Sau trebuie să luați o decizie - astăzi - cu privire la ce administrator de cont va fi alocat unui client uriaș și nou.
Imaginează-ți destinația și ajungi acolo. (Și, de asemenea, este util dacă împărtășiți planurile dvs. cu restul participanților, astfel încât să știe la ce să se aștepte și dacă trebuie să facă ceva în avans.)
Și iată un sfat: dacă nu puteți răspunde la identificarea unui motiv de întâlnire, atunci vă rog, pentru dragostea de toate lucrurile ciocolată, anulați-o .
3. Ce trebuie să pregătesc?
Un fost coleg de-al meu obișnuia să blocheze timpul pentru a se pregăti de întâlniri cu alți oameni și m-aș întreba întotdeauna de ce. Și apoi, am participat la o grămadă în care ori am uitat complet ce am discutat ultima dată și a trebuit să fac o recapitulare, sau eu (jenant) nu am completat un articol de acțiune. În toate aceste cazuri, am ajuns să punem mai mult timp programelor noastre.
Pentru a vă asigura că acest lucru nu se va întâmpla, trebuie să vă prezentați pregătiți. Poate că trece în revistă notele din sesiunea de săptămâna trecută, așa că îți este proaspăt în minte. Sau, poate, face o listă cu punctele de vorbire și răspunsurile de care aveți nevoie. Oricare ar fi, fă-ți timpul să o faci. Va plăti timpul mare.
Ca exemplu, supraveghez programul de educație colegială al departamentului meu și lucrez din greu pentru reamenajarea acestuia. Peste două săptămâni, o să-mi dau unu-la-unu cu supraveghetorul meu pentru a discuta propunerile mele. Am adunat feedback de la studenți și mi-am redactat gândurile, iar următorul pas este să descriu structura și cronologia pe hârtie.
Dacă mă apropii de mâinile goale, probabil că ne vom petrece timpul să-i spunem reciproc, ceea ce nu este neapărat rău , dar nu mă ajută să merg mai departe.
Vă promit - îmi place să lucrez cu oamenii. Dar unul dintre cei mai importanti pete ale animalelor de companie este ineficiența, mai ales atunci când este ușor de prevenit. Dacă programul dvs. pare un pic prea plin sau dacă de fiecare dată când vă întâlniți, aveți flashback-uri pentru a aștepta să sune clopotul în liceu, poate fi timpul să faceți un pas înapoi și să începeți să vă puneți aceste întrebări.
Și hei - dacă ai mai multe întrebări de genul pe care ți le pui, anunță-mi ce sunt pe Twitter!
