Ai ieșit vreodată dintr-o întâlnire gândindu-mă: „uau, nu am ajuns nicăieri ?”
Adunarea unui grup poate fi adesea cel mai eficient mod de a merge mai departe pe o decizie mare sau un plan. Dar funcționează numai dacă ședința este configurată corect.
Așadar, când e rândul tău să conduci, folosește acești cinci pași pentru a-ți pregăti întâlnirea pentru succes - înainte de a intra chiar pe ușă.
1. Invită oamenii potriviți
Nimic nu poate anula o întâlnire de genul oamenilor greși în cameră. Dacă obiectivul tău este ca grupul să ia o decizie până la sfârșitul ședinței, asigură-te că toți cei care au o miză majoră sau o putere de veto asupra acestei decizii sunt la masă. Discutând o nouă strategie de vânzare pentru un produs? Probabil veți dori ca liderii de vânzări și managerul de produse să fie acolo, sau nimic nu va fi decis.
Pe de altă parte, faptul că are prea mulți oameni „în plus” - sau oameni care sunt semnificativ mai în vârstă sau mai tineri decât toți ceilalți din cameră - pot să arunce dinamica. Dacă nu aveți nevoie de șeful PR care se ocupă cu o schimbare de fabricație, atunci nu-l invitați. Dacă toată lumea este intimidată de CFO, lăsați-o de la o întâlnire inițială de brainstorming.
2. Gândește-te să dai teme
Doriți ca oamenii să pornească de la o ardezie curată sau ar fi util pentru toată lumea să intre în ședință cu câteva informații de fond? Dacă prezentați un plan pe care doriți să îl introduceți, trimiteți-l cu o seară înainte (nu cu o oră înainte), așa că șansele sunt cel puțin unii dintre participanți să aibă timp să îl privească și să digere.
Și dacă doriți ca oamenii să aducă idei la întâlnire - spuneți-le.
3. Stabiliți o agendă
Dacă organizați întâlnirea, trebuie să setați agenda. Dacă începeți întâlnirea spunând: „Suntem aici pentru a discuta strategia noastră de social media. Cine are idei? ”- Ei bine, cereți haos.
În schimb, trimiteți - sau scrieți pe o tablă albă sau flip chart - subiectele pe care intenționați să le discutați în grup, în ordinea în care doriți să le acoperiți. De exemplu, agenda dvs. poate fi:
Când toată lumea știe planul, este mai probabil să rămână pe subiect. În plus, ordinea de zi vă oferă o structură pe care să vă întoarceți: dacă discuția se dezlănțuie de subiect sau se impune, puteți reaminti tuturor celor din sală ceea ce ar trebui să discutați.
4. Spune-le oamenilor obiectivele
Obiectivele nu sunt la fel ca o agendă. O agendă este despre ce vei vorbi. Obiectivele sunt cele pe care doriți să le atingeți sau obiectivele pentru întâlnire: deciziile care trebuie luate la masă, pașii următori care trebuie să fie convinși.
De exemplu, obiectivele pentru întâlnirea ipotetică de mai sus ar putea fi:
5. Fără surprize: „Vinde-ți” ideile tale mari
Dacă prezentați un plan sau o recomandare mare, este întotdeauna în avantajul dvs. să știți cum vor reacționa oamenii din cameră. Cine este probabil să vă sprijine? Cine este susceptibil să vă provoace și ce obiecții sunt susceptibile să ridice?
Înainte de întâlnire, identificați oamenii cheie a căror părere este importantă și împărtășiți-vă planul sau recomandarea cu ei unu-la-unu. Cereți introducere. „Vindeți” ideea dvs. înainte de marea întâlnire. Notează orice îngrijorare pe care o ridică și adaptează-ți modul în care îți prezinți planul pentru a rezolva aceste probleme.
VP de Finanțe crede că planul dvs. de lansare va costa prea mult? Asigurați-vă că pregătiți o estimare bugetară și aflați costurile altor lansări, astfel încât să puteți pune bugetul propus în perspectivă. În felul acesta, conversația nu se va debloca atunci când spune că planul tău „sună scump”.
Pe de altă parte, dacă toată lumea iubește componenta de social media a planului tău - grozav. Nu pierde 20 de minute pentru a justifica motivul pentru care este importantă media socială, doar să sari în detaliile planului tău real sau să concentrezi atenția grupului pe alte domenii în care ai decizii de luat.
Dacă vă organizați înainte de timp, adunați grupul potrivit și evitați surprize, vă veți configura pentru a profita la maxim de timp împreună. În plus, ești sigur că vei impresiona pe toți cei din cameră cu pregătirea ta și vei avea șansa să strălucească ca lider.
