Luna trecută, am oferit trei sfaturi pentru o mai bună gestionare a proiectului, inclusiv cum să delegăm în mod corespunzător, cum să profitați la maxim de instrumente și cum să vă închideți proiectul într-un mod semnificativ. Dar managementul de proiect prezintă atât de multe provocări unice, cu un domeniu vast de cercetare care prezintă în mod continuu noi abordări și perspective, așa că nu am putut să nu mă ocup de alte sfaturi.
Aceste sfaturi se concentrează pe gestionarea proactivă a mai multor lucruri care vă pot strecura asupra dvs. și vă pot dezarta succesul. Uneori se simte ca micii demoni eșuează în fiecare colț, așteptând să vă ofere un bun „gotcha!” Iată cum managementul riscului, gestionarea schimbărilor și gestionarea domeniului de aplicare vă vor îmbunătăți șansele de succes.
1. Acordă o atenție deosebită riscurilor tale
Un risc este încă o amenințare, iar primul lucru pe care îl puteți face pentru a-l împiedica să se concretizeze este pur și simplu să știți că există. Dacă dezvoltați o aplicație nouă pe care clienții o pot utiliza pentru a-și plăti facturile, riscurile pot varia de la cele mai minore sau mai moderate (un membru al echipei este reasignat, lăsându-vă personal cu personal redus) la major (modificările în reglementările privind plățile mobile necesită folosiți tehnologie complet diferită). Nu puteți împiedica orice risc să se întâmple, dar un cont cuprinzător și atent al oricărui risc posibil de conceput vă poate ajuta să gestionați posibilitatea.
În faza de planificare a proiectului dvs., dezvoltați un jurnal de riscuri în care puteți urmări orice risc care poate prezenta o provocare pentru calendarul dvs., bugetul dvs. sau capacitatea dvs. generală de a finaliza proiectul. Există multe șabloane diferite disponibile online, dar cele mai multe sugerează includerea unei descrieri a riscului, data la care a fost ridicat, probabilitatea ca acesta să se întâmple și gravitatea consecințelor, în caz contrar. Fiecare risc ar trebui să aibă un proprietar însărcinat să-l monitorizeze și, cel mai important, un set semnificativ de acțiuni care pot fi întreprinse pentru a reduce șansele ca acest risc să apară (dacă există). De exemplu, riscul ca un server să eșueze, cauzând pierderea datelor oamenilor, ar putea fi o probabilitate redusă, dar o severitate ridicată, satisfăcut de un plan de atenuare a instalării unui server de rezervă. Chiar dacă probabilitatea este scăzută, impactul ar fi atât de mare încât pașii timpurii și siguri pentru a ține cont de posibilitatea acestuia ar merita costul și efortul.
Nu uitați că acesta ar trebui să fie un document viu, de respirație, iar noi riscuri ar trebui să fie contabilizate și monitorizate pe măsură ce apar pe parcursul proiectului.
2. Stabiliți pregătirea pentru schimbare
Managementul de proiect înseamnă neapărat că întrerupeți status quo-ul într-un fel. Și nu este un secret faptul că mulți oameni găsesc schimbări, bine, dificil, să spun cel mai puțin. Într-o carte albă pentru Institutul de Management de Proiect, consultantul Marge Combe discută conceptul de pregătire pentru schimbare, atât capitalul, cât și omul - o organizație este gata să se dedice unei schimbări și voinței psihologice a persoanelor a căror cooperare este necesară pentru implementați schimbarea. Dacă nu vă puteți permite să faceți schimbarea sau dacă toți lucrătorii dvs. sunt aliniați afară cu semne de protest, evident că nu sunteți în situația de a merge mai departe.
Deci, ce puteți face pentru a pune bazele unei schimbări, fie ele mari sau mici? Aspectele tangibile ale managementului schimbărilor sunt ușor de abordat. Dacă este clar că nu ai bani, echipamente sau capacitate tehnologică pentru a finaliza munca, atunci acestea sunt lucruri pe care trebuie să le abordezi imediat.
Este activitatea culturală și psihologică care necesită o execuție mai atentă. Dacă angajații sau clienții sunt rezistenți la schimbări, luați timp pentru a înțelege de ce. Poate există o neînțelegere pe care o puteți clarifica sau un defect major cu planul dvs. pe care nu l-ați luat în considerare. O echipă de personal clerical ar putea mormăi cu privire la trecerea de la procesarea formularelor de hârtie la formularele electronice. În loc să presupunem că echipa este rezistentă la schimbări, o discuție cu ei despre rezervările lor ar putea dezvălui că sistemul electronic nu are cum să gestioneze excepții, ceea ce va duce la final la dezorganizare și la două procese separate. Înțelegerea perspectivei personalului care ar folosi această zi în fiecare zi poate ajuta la asigurarea schimbării pentru întreaga organizație.
Organizațiile cu oameni care sunt deschiși la o schimbare și care înțeleg schimbarea și beneficiile acesteia pentru ei au mult mai multe șanse să vadă că schimbarea se întâmplă fără probleme decât cele care își păstrează oamenii în întuneric.
3. Gândește-te la Scope Creep ca la vrăjmașul tău muritor
Piese de extindere - când parametrii proiectului dvs. depășesc treptat granițele inițiale pe care le-ați stabilit - este un derailer frecvent al proiectelor. Și acest lucru se datorează în mare măsură faptului că pare adesea că are sens să vă extindem asupra sferei de aplicare inițiale. S-ar putea să te simți bătându-ți fruntea într-un moment „de ce nu m-am gândit la acel moment” sau să fii convins de un interesat că un clopot sau un fluier în plus vor salva lucrătorii ore în fiecare zi.
De regulă, nu - repet, nu - răspunde acestor cerințe.
Desigur, uneori cerințele se schimbă și poate fi mai ușor să schimbi jocul astăzi decât să te întorci când se spune și se face totul. Dar aceste completări adesea se adaugă, oferindu-vă direct către universul nefericit al supra-bugetului și al programului.
Cea mai bună modalitate de a preveni extinderea domeniului de aplicare este să cheltuiți mai mult timp și energie în fața cerințelor de adunare frontală, intervievând exhaustiv pe cei cu expertiză în materie și punând întrebări corecte pentru a vă asigura că nu vă lipsesc nimic. Și în evenimentul inevitabil pe care îl faceți, luați în considerare cu atenție costurile și beneficiile unei modificări în domeniul dvs. de aplicare. Dacă este nevoie, păstrați o listă de îmbunătățiri pentru fazele două pe care le puteți revizui odată ce proiectul inițial este în afara terenului.
Așadar, o mare parte din obținerea rezultatelor pe care le doriți pe calendarul de care aveți nevoie poate fi urmărită în a fi proactivă. Antrenează-te pentru a mirosi o problemă înainte de a se ivi și pentru a simți înlăturarea sferei de acțiune înainte să te trimită o gaură de vierme. Nu te vei gândi la toate, dar previziunea bate mai departe în fiecare zi.
