În mod ideal, timpul tău departe de muncă era (cel puțin, oarecum) relaxant. Dar acel zen post-vacanță poate ieși chiar pe fereastră odată ce te așezi pentru a-ți aborda poștă de ieșire și îți dai seama că te așteaptă aproximativ un milion de mesaje.
Răspunsul la e-mailuri poate fi stresant în orice zi, dar este și mai rău când s-au acumulat. Și simțind acest stres, este posibil să vă setați un obiectiv pentru a le trece cât mai repede posibil - doar să comiți una dintre greșelile comune de mai jos.
Așa că, luați câteva minute pentru a citi cum le puteți evita: va merita!
1. Prioritizarea timpului de răspuns peste calitate
Matematic, răspunzând cât de repede poți avea sens. Dacă petreceți un minut citind un e-mail și un minut răspunzând, veți obține o listă mai rapidă decât dacă petreceți cinci minute citind și cinci minute răspunzând.
Și deși aveți dreptate că nu este o zi care să dezbată intern între „Sună bine!” Versus „Sunt de acord”, nu doriți nici să opriți o replică rapidă.
„Sună bine” sau „sunt de acord” funcționează la fel de bine dacă cineva a întrebat dacă îți place planul său, dar nu are sens dacă ți-a pus o întrebare specifică. Adică, veți primi încă un e-mail înapoi de la ei și vor ști că nu ați citit ce au scris prima dată.
Fix
Dacă aveți pagini de e-mailuri prin care să accesați și nu puteți reduce dorința de a răspunde ASAP, copiați și lipiți un răspuns generic. Încercați acest lucru „Voi cheltui astăzi pentru a fi la curent cu e-mailurile. Dacă aveți nevoie de un răspuns înainte de ora 17 PM, vă rugăm să-mi trimiteți un e-mail înapoi și anunțați-mă. "
Da, este un pas în plus, dar dacă obiectivul dvs. numărul unu este să vă întoarceți la primul lucru tuturor, vă va permite să faceți asta, apoi expirați și ocupați-vă timp să răspundeți.
2. Transmiterea tuturor cu „FYI”
În capul dvs., împărtășiți o actualizare a stării, astfel încât cealaltă persoană vă poate spune ce să faceți în continuare. Dar în capul destinatarului, spuneți, acest lucru a fost îngrijit. În mod esențial, luați o abordare „cartof fierbinte” la e-mail, presupunând că responsabilitatea revine celui care l-a obținut ultima, ceea ce înseamnă că există o posibilă comunicare greșită.
Acesta este motivul pentru care, după cum scrie editorul muzeului Jenni Maier, „Fiecare e-mail ar trebui să includă un pas următor (chiar dacă acesta nu este„ nevoie de răspuns ”)”.
Când trimiteți un e-mail cu cartofi fierbinți, unul dintre cele două lucruri se va întâmpla. Îl veți primi imediat cu o întrebare (deci tot ce ați făcut este o muncă duplicată). Sau, poate mai rău, nu vor spune nimic și fiecare vei crede că cealaltă persoană este cea care face următorii pași.
Fix
Luați sfaturile lui Maier și asigurați-vă că mesajele au o intenție clară. Dacă trimiteți ceva de-a lungul doar pentru a închide bucla, este absolut OK să spui asta, sau chiar „pentru referința ta”. Să scrieți exact ceea ce doriți de la cealaltă persoană vă obligă să vă lămuriți mai întâi - ceea ce înseamnă că veți prinde-te dacă ceea ce ai nevoie cu adevărat este să faci un pas singur înainte de a împărtăși progresul tău.
3. Răspund în ordinul în care au venit
Planul dvs. de a răspunde în ordine cronologică inversă este bine intenționat: doriți să vă întoarceți la persoana care a așteptat cel mai mult timp, mai întâi. Cu toate acestea, nu este un plan înțelept dacă obiectivul tău este să fii cât mai eficient.
În caz de lucru: am lucrat cu cineva care a plecat într-o vacanță de două săptămâni, iar când s-a întors, a răspuns mai întâi la cele mai vechi e-mailuri ale sale. Asta însemna că a urmărit întrebările mele pentru a-mi întreba dacă au fost sortate - înainte de a vedea un lanț ulterior în care punctul său de contact a rezolvat acele probleme pentru mine.
„Ai obținut asta?” Și „Nevermind! E-mail-urile au fost inutile și, dacă întregul tău obiectiv este să te apropii repede, nu vrei să pierzi timpul cu ele.
Fix
Acesta este un moment minunat pentru abordarea LIFO: Last In, First Out. Pentru că, după cum explică muzeologul Alex Cavoulacos, „Această tehnică este bazată pe a lăsa lucrurile vechi să se descurce singure.”
Cu alte cuvinte, până când ai primit un e-mail pe cineva trimis în urmă cu o săptămână, s-ar putea foarte bine să se fi ocupat deja de tot ce ți-au cerut. Și dacă totuși îți doresc atenția mai devreme decât mai târziu, sunt dispus să pariez că au notat data de întoarcere la OOO-ul tău și au trimis o urmărire care stătea în partea de sus a cutiei de poștă când ai revenit.
Când te uiți la o săptămână în valoare de mesaje, ispita ta poate fi doar să te scufundezi. Dar dacă te gândești la modul în care răspunzi, vei evita greșelile obișnuite și te vei salva că trebuie să te întorci și să le răspunzi. din nou.
