Există o mulțime de modalități prin care un e-mail poate fi interpretat sau înțeles greșit. Pentru a compensa tonul vocii care este inconfundabil la telefon sau la limbajul corporal care vorbește volume în persoană, trebuie să alegeți cu atenție, uneori să alegeți tactil fraza pe care o utilizați.
Ca să fiu sincer, nu-mi place cât de des arunc într-un punct de exclamare pentru a indica faptul că lucrurile sunt în regulă, bune, niciodată mai bune sau pentru a-mi arăta aprecierea pentru o cerere îndeplinită - dar uneori nu există altă modalitate de a arăta că ” m joc. Uneori, însă, nici măcar o bucată de punctuație emoționată nu poate salva situația dacă sensul cuvintelor tale conține chiar și o ostilitate de bază.
Înainte de a elimina un e-mail grăbit și riscați să jigniți sau să enervați receptorul, consultați aceste linii comune, dar nepopulare, și optați pentru o alternativă.
1. „Îmi pare rău să fii o împovărăreală”
Aceasta este o linie atât de pasiv-agresivă. În aproape 100% din cazurile în care se folosește această linie, persoana nu își cere scuze deloc și nu cred că este o povară sau o problemă. Mai degrabă, de nouă ori din 10, folosesc această frază pentru că vor să atragă atenția (și poate simpatia sau păcatul) cititorului. Ei presupun că adoptarea acestei abordări va provoca un răspuns plin de compasiune din partea receptorului.
În schimb spuneți: „Vă mulțumim că sunteți răbdător cu mine”
Acest lucru indică responsabilitatea pentru ceea ce are loc și este mult mai probabil să fie primit cu un răspuns generos și poate chiar cu reasigurarea că nu este o problemă. Și dacă ai nevoie într-adevăr de un răspuns ASAP, aceasta este cea mai bună modalitate de a obține o urmărire rapidă.
2. „Orice ai crede”
OK, să presupunem că aceasta a fost rostită în urma unei solicitări de intrare. Dacă cererea a fost sinceră, dar sunteți enervat că există ceva înainte și înapoi (ideea dvs. a fost în regulă modul inițial în care ați prezentat-o, vă mulțumesc foarte mult), atunci permiteți-mi să fiu primul care vă spune că aceste trei aparent inofensive cuvintele îți transmit supărarea și frustrarea în spade.
În schimb, spuneți: „Sunt deschis ideilor voastre și sunt fericit să fac și mai multe idei de brainstorming”
Acest lucru demonstrează că aveți un interes activ în a găsi o soluție agreabilă și adecvată. Într-adevăr, nu există niciodată un timp în care „orice credeți” este citit ca o afirmație flexibilă și acceptabilă. Nu sugerează că sunteți dispus să fiți un jucător de echipă; se pare că te-ai înțeles că ideea ta nu a fost acceptată fără întrebare. Nu fiți acea persoană neprihănită.
3. „Vă rugăm să sfătuiți”
Este formal și puțin solicitant atunci când te gândești la asta. În plus, nu deschide discuția; este apăsător, indicând că nu aveți timp pentru asta și trebuie doar instrucțiuni clare cu privire la pașii următori rapid . Dar, din păcate, nu totul se transformă pe un dime. Uneori, înapoi și înapoi și spațiul pentru discuții este necesar pentru un rezultat final agreabil.
În schimb spuneți: „Lasă-mă să știu dacă aveți gânduri despre cum să procedați cu asta”
Reorganizarea răspunsului astfel încurajează implicarea și un dialog deschis. În esență, spuneți că sunteți deschiși la părerile celuilalt în această privință, dar că, de asemenea, este bine să descoperiți o soluție de rezolvare, dacă este de preferat.
4. „Sper că vă place mai mult”
Persoana care spune acest lucru este perfect mulțumită de orice este „și a fost”. Dar, din păcate, a primit un feedback mai puțin încântat și s-a ajustat în consecință, astfel încât cel care îl evaluează va fi fericit. Realitatea este însă că nu-i pasă, din moment ce probabil a văzut că nu este nevoie să facă nicio modificare în primul rând.
În schimb, spuneți: „Sunt interesat de feedbackul dvs. cu privire la această actualizare”
A fi deschis la feedback-ul auditiv, chiar dacă suspectezi că acesta nu poate fi 100% pozitiv, este o parte crucială a îmbunătățirii și avansării. Cu toții putem sta să facem ajustări din când în când pe baza unor critici constructive. Chiar dacă de fapt nu sunteți foarte interesat, puneți-vă fața cu cel mai bun joc și îmbrățișați feedback-ul.
Niciunul dintre noi nu este perfect sau nu știm întotdeauna exact ce să spun, dar uneori este o simplă problemă să gândești înainte să vorbești și să te întrebi dacă ceea ce ai de gând să spui poate fi interpretat în mod greșit. Jigniți momentan pe cineva pentru a trece prin propria listă de activități nu vă va face nimic bun pe termen lung.
