Chiar dacă nu sunteți într-o poziție care necesită o strângere puternică a numărului, probabil că ați fost nevoit să utilizați Excel cel puțin o dată sau de două ori în carieră. Este unul dintre acele programe care are atât de multe utilizări diferite în diverse industrii.
De exemplu, într-una din vechile mele locuri de muncă nu am folosit Excel pentru utilizarea tradițională a calculului datelor financiare sau creării de grafice. În schimb, am folosit o serie de foi de calcul pentru a urmări informațiile de contact ale angajaților, precum și data scadenței sarcinilor și proiectele viitoare la orizont. Și deși este cu siguranță un instrument util, acesta are unele limitări - ceea ce mă aduce la noul meu înlocuitor preferat: Google Sheets.
Când am început să-l folosesc, m-am dat cu piciorul pentru că nu am făcut comutatorul mai devreme. Este eficient, simplu și mobil-friendly. Deși nu este un înlocuitor perfect pentru Excel, există o serie de situații în care este probabil opțiunea mai bună.
Iată când vă recomand să vă faceți foaia de calcul la alegere:
1. Colaborezi
În fosta mea poziție, adesea strigam înainte și înapoi prin cabine cu colegii mei pentru a afla cine a lăsat fișierul Excel la care lucram deschis pe computerul lor. Deși cu toții am avut acces la foaia de calcul, s-a considerat că nu am avut întotdeauna acces la cea mai actuală versiune, deoarece o singură persoană o putea actualiza la un moment dat. Încercarea de a sorta mai multe iterații salvate a fost o problemă enormă - să o spunem ușor.
Deci, dacă nu sunteți un fan imens al trimiterii fișierelor înainte sau înapoi sau dacă economisiți noi versiuni ale aceleiași foi de calcul de mai multe ori pe zi, Google este calea de urmat. Este bazat pe cloud, ceea ce înseamnă că mai multe persoane pot accesa și utiliza fișierul în același timp - orice modificare va fi reflectată în timp real.
Există, de asemenea, o opțiune de a lăsa comentarii, așa că dacă aveți o întrebare despre motivul pentru care unul dintre partenerii dvs. a schimbat un număr sau a adăugat o coloană (sau ceva cu adevărat), puteți adăuga o notă rapidă. În plus, există și o modalitate de a vedea istoricul reviziilor, în cazul în care doriți să reveniți la o versiune anterioară. Funcționalitatea sa face ca comunicarea să fie o briză.
2. Aruncați date în timp real
Aceasta este una dintre cele mai tari caracteristici pe care le-am descoperit recent: deoarece programul este conectat în mod inerent la Google, puteți introduce formule pentru informații despre stoc, fluxuri RSS sau chiar să folosiți funcția de traducere Google.
Ce înseamnă acest lucru este că Foaia dvs. poate trage automat date pe care le-ați colectat și compilat manual înainte. Îmi dau seama că aceasta este o utilizare de nișă, dar să zicem că vrei să fii cu ochii pe câteva stocuri; tot ce trebuie să faceți este să introduceți formula și numele căpușarului de stoc, și voila: Ați creat propriul dvs. tracker personal care se actualizează în timp real (atât timp cât sunteți conectat la web).
3. Trebuie să actualizați frecvent
Unul dintre primele lucruri pe care le-am folosit Google Fișe (pe bază personală) a fost să țin evidența învățăturii mele despre yoga; Am vrut să înregistrez locația, studioul, orele și numărul de studenți din motive fiscale viitoare, precum și acumularea de ore de predare. Fișele au avut cel mai mult sens pentru mine, datorită funcției gratuite pentru aplicații mobile, precum și a formatului simplu.
În timp ce utilizați un telefon pentru formule complexe probabil nu este ideal, a fost perfect pentru actualizări rapide și frecvente în timp ce eram în mers.
Dacă scoateți un computer pentru a adăuga o bucată mică de date sună ca o corvoadă, veți găsi foi utile pentru comoditatea și sincronizarea instantanee; odată ce adăugați informațiile, acestea sunt actualizate peste tot, nu doar pe telefon.
Acest lucru ar putea fi util dacă păstrezi o listă continuă de persoane pe care le întâlnești la evenimente de rețea sau la cinele clienților; Fișa dvs. ar putea avea numele, data, locul și orice informație pe care doriți să o țineți cont pentru e-mailurile de urmărire. Sau l-ai putea folosi pentru a urmări cheltuielile și a parcurge kilometri pentru călătorii de afaceri.
Opțiunile pentru modul în care puteți utiliza programul în permanență sunt infinite; spre deosebire de majoritatea aplicațiilor (cum ar fi cele pentru buget, crearea listelor și așa mai departe), puteți crea câte coloane și rânduri aveți nevoie.
4. Sunteți la buget
O să păstrez acest lucru scurt și dulce: foile sunt gratuite; Excel nu este.
Dacă compania dvs. plătește și preferă Excel, evident, veți dori să le amânați (cu excepția cazului în care sunteți în situația de a face un argument clar pentru comutator). Dar, dacă nu este cazul, alegerea pare atât de clară.
Pentru utilizatorul Excelent, sunt sigur că aveți o mulțime de motive pentru care sunteți alături de programul dvs. și are sens să rămâneți la el, în special dacă vă aflați într-o poziție de analist financiar sau de date și utilizați mii de celule în valoare de datele pe care foile doar nu le pot trata.
Dar pentru unii dintre noi, pur și simplu nu are sens să folosim un program bazat pe desktop într-un mediu din ce în ce mai colaborativ. S-ar putea să-ți facă treaba ceva mai ușor - și cine nu vrea asta?
