Îmi place să scriu și iubesc toate „regulile” care vin împreună cu ea. Și, în timp ce obțin că copiază tweeturile și postările pe Facebook înainte de a le împărtăși cu lumea este un pic pentru majoritatea oamenilor, cred că există câteva reguli de scriere pe care ar trebui să le respectăm cu toții - mai ales la locul de muncă.
Dar mulți dintre noi (inclusiv eu) îi rup zilnic, adesea fără să ne dăm seama chiar. Și, în timp ce proza perfectă nu poate fi de cea mai mare importanță în fiecare birou sau industrie, este probabil cineva - un coleg, un client sau șeful tău - care observă scrisul tău și, chiar și mai rău, judecă profesionalismul tău pe baza lui .
Deci, înainte de a redacta un alt e-mail, luați notă de cele mai frecvente greșeli de scriere la locul de muncă și urmați acest ghid pentru a le evita.
1. Scrierea prea întâmplătoare
Exemplu: Thx pentru feedback, Joe! Va f / u mâine.
Am norocul să lucrez într-un mediu destul de casual - unul în care să putem (și să facem) să purtăm flip-flops pentru a lucra și să trimitem prin e-mail în mod ridicol instantanee Photoshopped de pe fețele celuilalt.
Dar această întâmplare nu este norma pentru fiecare birou, ceea ce înseamnă că este mai bine să fii mai formal decât frivol în scrisul tău profesional. În timp ce asta înseamnă, evident, ocolirea prescurtărilor și argoul, înseamnă, de asemenea, scrierea în propoziții complete, folosirea ortografiei corecte și evitarea poreclelor. Poate veni un moment în care sunteți suficient de confortabil pentru a vorbi mai întâmplător cu destinatarul mesajului dvs., dar în afaceri, este întotdeauna mai bine să-l jucați în siguranță (și profesionist) decât să-mi pare rău.
2. Utilizarea vocii pasive în loc de activă
Exemplu: documentul atașat a fost primit de către echipă.
Să scoatem acest lucru mai întâi: vocea pasivă - adică atunci când receptorul unei acțiuni este subiectul propoziției (în acest caz, documentul) - nu este incorect din punct de vedere gramatical. Dar propozițiile care sunt formulate pasiv deseori par incomode sau inutile vag. Vocea activă - când acțiunea este subiectul propoziției - este de obicei mai directă și mai clară. De asemenea, sună mai autoritar și poate fi o modalitate mai bună de a arăta proprietatea sau responsabilitatea pentru ceea ce ai făcut. („Am economisit clientul 5.000 de dolari” arată realizarea ta mult mai bună decât „5.000 de dolari a fost economisită.”)
3. Utilizarea excesivă a punctelor de exclamație
Exemplu: Bună Bob! Sper că ai avut un weekend minunat! Vreau să urmăresc raportul din primul trimestru și am sperat că veți putea să-mi trimiteți cel mai recent proiect - fără grabă! :-)
Cu siguranță primesc motivele pentru care oamenii sunt fericiți de exclamație în scrisul profesional. Poate fi ușor să înțelegeți greșit tonul sau emoția din spatele unui e-mail, dacă nu pentru afișări foarte evidente ale temperamentului, iar oamenii adesea își exprimă scrierile cu puncte de exclamație în efortul de a arăta că sunt prietenoși. Dar, adevărul este că pur și simplu nu este profesionist - și, mai rău, poate fi și juvenil. (Același lucru este valabil și pentru emoticoane - un chip zâmbet nu-ți va atrage atenția într-un mod inteligent.)
Amintiți-vă că punctele de exclamație sunt menite să arate accentul și tind să își piardă sensul atunci când sunt suprautilizate. Folosiți-le cu scârțâie și, atunci când aveți îndoieli, deloc.
4. Scrierea liniilor de subiect vag
Exemplu: Subiect: marți; Corp: Am nevoie de raportul T1 livrat până marți viitoare.
Subiectul e-mailului dvs. ar trebui să fie un rezumat rapid a ceea ce există în corp. Acesta este un concept foarte simplu care, în mod surprinzător, încă nu a fost înțeles de o mare majoritate a lumii muncii. Însă, când majoritatea dintre noi primim peste 200 de e-mailuri pe zi și deseori trebuie să scaneze printr-o căsuță de e-mail plină de blocaje pentru subiectele pe care le căutăm, poate fi o greșeală de scriere de afaceri deosebit de infirmă pentru a lăsa subiectele vagi.
Cu toată comunicarea profesională, obiectivul dvs. este să oferiți claritatea cât mai repede posibil - și prin e-mail, care începe cu linia de subiect. În exemplul de mai sus, „Raportul T1: urmează marți viitoare” ar fi mult mai clar decât simplu, „marți”.
5. Obținerea Jargon-Fericit
Exemplu: Poți să tragi numerele FS și să verifici dacă acestea sunt paralele cu numărul STH?
În timp ce s-ar putea să credeți că folosirea cuvintelor vocale ale industriei sau ale companiei vă face să sunți profesionist și în cunoștință de cauză, acesta vă învinge scopul dacă nimeni nu poate înțelege ce spuneți. Amintiți-vă, chiar dacă credeți că destinatarul dvs. direct va ști despre ce vorbiți, mesajul dvs. ar putea fi transmis altora, atât în cadrul organizației dvs., cât și în afara acesteia.
Cel mai bun e-mail sau notificare este cel care face ca punctul tău (sau solicitarea sau răspunsul tău) să fie ușor evident, iar jargonul ascunde inutil acest scop.
Da, cu toții încălcăm aceste reguli din când în când (hei, am trimis mulți un chip zâmbet prin e-mail interoficial în zilele mele). Și într-un e-mail rapid într-un birou ocazional unui colaborator apropiat, din când în când? Amenda. Dar, în general, cel mai bun pariu este să-l jucați în siguranță, să fiți profesioniști și să vă revizuiți munca pentru a nu vă asigura că aceste erori obișnuite nu sunt comunicate în scris.
Doriți să vă îmbunătățiți scrisul? Iată cum poți deveni un scriitor mai bun în 10 minute.
