Sunt obsedat să fiu cât se poate de productiv uman, indiferent dacă stabilesc termene mai bune sau găsesc cea mai eficientă cale de a-mi programa zilele.
Dar inbox-ul meu era încă un uriaș timp. Și kicker-ul este: trimiteam din nou o mulțime de aceleași emailuri.
Atunci am început să folosesc răspunsuri conserve. Dacă nu sunteți familiarizat cu acestea, puteți salva un răspuns pe care îl creați și apoi, în loc să-l retipăriți în mod constant, puteți face clic și introduceți-l în e-mailul dvs., economisind timp și efort.
Nu vindeți încă? Am scris cinci șabloane comune care economisesc timp pentru a vă începe, care vă vor convinge că acest lucru are sens. (Dar mai întâi, trebuie să vă configurați. Dacă sunteți un utilizator Gmail, veți găsi instrucțiuni aici. Și dacă sunteți un utilizator Outlook, acestea se numesc „Piese rapide” și le puteți vedea aici.)
1. A opri Răspunsul
Uneori, puteți opri o replică rapidă. Dar, de alte ori, răspunsul tău va necesita un gând suplimentar sau legătura legală. Întrucât nu doriți să ignorați persoana între timp, trimiteți-le pentru a le anunța că veți răspunde când veți putea. Arată astfel:
2. Definiți o situație
Știi că unul dintre cele mai grave lucruri pe care le poți face atunci când tensiunile se ridică este să spui cuiva cum te simți prin e-mail. În loc să riscați atunci când emoțiile sunt puternice, utilizați un șablon pre-creat pentru a vă asigura că utilizați un ton adecvat la locul de muncă. Arată astfel:
3. Pentru a partaja instrucțiuni
Le spui constant oamenilor cum să îți navigheze site-ul sau să folosească baza de date? În loc să retipăriți din nou instrucțiunile, tastați-l o dată și nu va trebui să vă faceți griji cu privire la pașii care lipsesc atunci când sunteți stresați sau super ocupați (sau să replicați munca toată săptămâna). Arată astfel:
4. Să pună în practică munca cu prioritate scăzută
Ai prea multe pe farfuria ta? Mențineți-vă e-mailul concis și onest, oferind în același timp alternative. Incearca asta:
5. Pentru a trimite un atașament
„Vă rugăm să găsiți atașat…” trebuie să fie una dintre cele mai frecvente răspunsuri de e-mail, ceea ce îl face un candidat perfect pentru un șablon de răspuns. (Pur și simplu asigurați-vă că atașați fișierul efectiv înainte de a face clic pe „Trimite!”). Incearca asta:
Salvarea răspunsurilor prin e-mail vă va ajuta să vă gestionați căsuța de e-mail și timpul. În acest fel, puteți să le scrieți când vă simțiți capabili la nivel și să vă gândiți clar și să le aveți la îndemână pentru acea zi stresantă, plină de timp.
În cele din urmă, nu uita asta doar pentru că sunt salvați nu înseamnă că sunt puse în piatră. Simteți-vă liber să le schimbați dacă aveți nevoie, așa că vor lucra cu adevărat pentru a merge mai departe.
