Nu stiu despre tine, dar uneori ma trezesc si simt ca imi petrec ziua incercand sa nu ma inec in inbox. Evident, aceasta nu este o problemă doar cu care mă confrunt; Aproape fiecare profesionist pe care îl cunosc se luptă să treacă prin mesajele sale.
Există însă o veste bună: Cu siguranță, există modalități de a vă face mai curând de gestionat căsuța de e-mail - și de a găsi unele am mers direct la experți. Mai jos sunt obiceiurile pe care cinci dintre cele mai aglomerate persoane din lume le folosesc pentru a-și cuceri emailurile. Vedeți care le puteți începe să utilizați pentru a vă îmbunătăți strategia.
1. Răspund rapid
Eric Schmidt, președintele executiv al Google, are câteva sfaturi aparent contraintuitive: Răspundeți rapid la e-mailurile din căsuța de e-mail. El explică motivul pentru care a făcut acest lucru pe VentureBeat :
Există oameni pe care se poate baza pentru a răspunde prompt la e-mailuri, și cei care nu pot. Străduiți-vă să fiți unul dintre cei dintâi. Cei mai mulți dintre cei mai buni și cei mai aglomerați oameni pe care îi știm acționează rapid pe e-mailurile lor, nu doar la noi sau la câțiva expeditori selectați, ci la toată lumea.
În timp ce nu trebuie neapărat să răspundeți la fiecare e-mail în termen de trei minute de la apariția în căsuța de e-mail, faceți o notă despre cât timp va dura cu adevărat. Dacă credeți că un mesaj va lua doar un răspuns de 30 de secunde sau de două cuvinte, răspundeți-l în timp ce îl citiți. Dacă va avea nevoie de un răspuns mai lung, trimiteți un e-mail rapid înapoi pentru a anunța persoana că l-ați văzut și când veți răspunde. Veți obține imediat câteva credite de stradă pentru respectul și atenția voastră.
2. Ei fac e-mail distractiv
Fandiștii executori Facebook și fondatorul companiei media Randi Zuckerberg au câteva sfaturi de e-mail care vă vor face să doriți să dezlănțuiți jetoanele și guacamole: Aveți o petrecere de compensare inbox cu unii dintre colegi sau prieteni.
Scoate vinul, aruncă o listă de redare excelentă, dezvăluie-te despre modul în care urăști să te îneci în e-mail - și apoi concentrează-te în următoarele ore pe ștergerea cât mai multor mesaje pe care le poți, în timp ce împărtășești mesaje amuzante pe care le găsești sau recomandări pro-descoperite. pe parcurs.
Trecerea prin curier poștal nu trebuie făcută în tăcere la birou de unul singur; poate fi de fapt o experiență ciudat de colectivă, care potențial vă aduce împreună și colegii (pentru că cui nu-i place să urăscă pe e-mail?).
Oh, și săriți în mod evident alcoolul dacă intenționați să răspundeți la mesaje și nu le aruncați în coșul de gunoi. Sau, luați sfaturile lui Jen Dziura și scrieți unele dintre e-mailurile voastre mai dificile în timp ce sfătuiesc, dar apoi salvați-le sub formă de schițe și citiți-le peste a doua zi înainte să efectuați „trimite”.
3. Programează ora „Fără e-mail”
Ia o pagină din jurnalul unuia dintre liderii lumii libere, Barack Obama: Timpul tău personal este sacru, așa că nu-l petreci pentru totdeauna într-o căutare pentru a ajunge la inbox zero. După cum a raportat 99U:
Președintele are trei momente în programul său, care sunt fără îndoială ale lui: antrenament de dimineață, cină cu fiicele sale și noaptea după adormirea familiei sale.
Deși poate părea ușor să stoarceți în doar un e-mail în timpul programului de lucru, faceți obiceiul de a spune nu. Întotdeauna vor exista e-mailuri pentru a răspunde și persoanele care pretind că mesajele lor sunt urgente sau importante. Desenarea acestei linii înseamnă că veți fi mai productiv atunci când veți avea efectiv să vă orientați la afaceri.
4. O folosesc pentru a se organiza
Deși nu aș recomanda neapărat să folosiți inbox-ul ca listă de activități, fondatorul LearnVest, Alexa von Tobel, are o excepție de la această regulă pe care a distribuit-o cu Lifehacker:
De asemenea, am obiceiul să-mi trimit mesaje de e-mail, din moment ce locuiesc în căsuța de e-mail. În noaptea de duminică mă așez și fac liste cu tot ce trebuie să se întâmple săptămâna viitoare. Îmi trag un e-mail ca să pot dormi mai ușor (to-dos-urile îmi ies din cap) și pot fi sigur știind că lista mă va aștepta în AM.
Făcându-ți lista de activități atunci când ai tot ce-ți rămâne în minte (în loc de dimineața când ești somnolent sau obișnuit), eliberezi o altă parte din ziua ta pentru a fi cheltuită în proiecte actuale, în loc să planifici ceea ce „ o sa fac.
5. Ei au un început de dimineață
Numeroase persoane ocupate, cum ar fi CEO-ul AOL, Tim Armstrong și CEO-ul Virgin Money, Jayne-Anne Gadhia, își încep zilele să treacă prin casele de e-mail. Gadhia are un motiv întemeiat pentru a face acest lucru:
Primul lucru pe care îl fac este să mă uit la e-mailurile mele și să răspund la orice remarcabil. Nu suport să nu am terminat!
Evident, va trebui totuși să petreci timp pe tot parcursul zilei dvs. primind prin e-mailuri, dar faptul că ai început cu capul ar putea face lucrurile mai ușoare, precum și să te conștientizeze ce lucruri trebuie să faci imediat ce ai intrat în birou.
Există un motiv pentru care mulți dintre acești oameni foarte ocupați au atât de mult succes, și înfundă puțin sfat de productivitate prin e-mail aici și nu strică niciodată!
