Până acum, voi presupune că sunteți bine în aceste elemente de bază ale etichetelor de e-mail. Știi, lucrurile includ întotdeauna o temă și rezistă tentației de a controla fiecare corp cald din biroul tău.
Da, am să vă ofer beneficiul îndoielii de aici. Dar asta înseamnă că cred că mesajele dvs. sunt fără cusur? Absolut nu.
Există câteva păcate prin e-mail care nu sunt la fel de repetate - dar sunt la fel de demne de încremenire. Și, șansele sunt, s-ar putea să fiți vinovat doar de comiterea lor (hei, sunt chiar acolo cu dumneavoastră!) - indiferent dacă ați fost conștient sau nu.
Dacă te găsești roșit la mențiunea unuia dintre aceste faux pas? Ei bine, prietene, e-mailurile dvs. mai au ceva de îmbunătățit.
1. Se joacă „Cartof fierbinte”
Te mândrești că ești complet în partea de sus a mesajelor primite - mesajele primite nu trec niciodată fără o replică din partea ta.
Este minunat că te-ai angajat să fii atât de receptiv. Dar este important să luați în considerare și calitatea ceea ce trimiteți. Răspunsurile dvs. împing efectiv conversația înainte? Sau arunci mesajele scurte (și poate chiar total inutile) în efortul de a pune mingea în curtea celeilalte persoane și de a te apropia de un pas mai aproape de acea inbox zero evazivă?
De multe ori, oamenii constată că se încadrează în acea din urmă categorie. Din păcate, acel joc frenetic de e-mail cartof fierbinte este complet contraproductiv.
Cum să îmbunătățești
Știu că presiunea pentru a reveni la oameni poate fi ridicată și nu încerc să vă spun să lăsați mesajele să nu răspundă.
În schimb, dacă nu sunteți într-un punct în care puteți oferi un răspuns de înaltă calitate, trimiteți o notă scurtă în care să spuneți că sunteți în căutarea acestuia și veți primi înapoi cu un răspuns mai detaliat imediat ce îl aveți.
Acest pas elimină presiunea necesității de a răspunde instantaneu, oferindu-ți totuși timp să dedici atenției adecvate acelui mesaj.
2. Prezentarea simțului tău al umorului
Nimeni nu vrea să sune ca un robot fără viață prin e-mail. Și, aveți încredere în mine, cu siguranță apreciez acele note jalnice și off-wall care ajung în inbox.
Cu toate acestea, nu există nicio garanție că alți destinatari se vor simți la fel. Trebuie să vă amintiți că mesajele scrise nu au semnale non-verbale și de alte contexte care, de obicei, vă ajută umorul să aterizeze.
Așadar, este important să cunoașteți publicul dvs. înainte de a da un email cu ceea ce sunt sigur că este simțul dvs. stelar al umorului. Aș fi încântat de acel mare GIF al unui câine în pălăria de petrecere. Membrii consiliului dumneavoastră? Poate nu atât.
Cum să îmbunătățești
Din nou, înțelegerea destinatarului dvs. este crucială aici. Însă, dacă simțiți chiar o idee de îndoială cu privire la modul în care va fi primită gluma sau remarcă amuzantă, ștergeți-o.
Ești mai bine în siguranță decât îți pare rău și poți fi totuși prietenos și personal în e-mailul tău - fără rutina de standup!
3. Rambling On and On
Știu că asta poate părea o linie fină de mers. Auziți atâta conversație despre acele temute întâlniri care s-ar fi putut întâmpla prin e-mail, încât este ușor să te simți presat pentru a evita orice ședințe.
Dar, această încercare de a omite toate contactele față în față are drept consecință unele e-mailuri lungi. Înainte de a-l cunoaște, ați pornit o capodoperă de 3.000 de cuvinte care se aruncă într-un detaliu mereu al acelei prezentări de vânzări viitoare. Alertă spoiler: Nimeni nu o va citi.
Cum să îmbunătățești
Uneori, mesajele mai lungi sunt inevitabile. În aceste cazuri, lucruri precum punctele glonț, paragrafele scurte și sub-rubricile pot ajuta la menținerea lucrurilor organizate și ușor de digerat.
Dar, ținând cont că lungimea ideală este undeva între 50 și 125 de cuvinte, orice este mai lung decât ar putea justifica o întâlnire sau un apel telefonic.
4. Tastați un e-mail pe care nu ați dori să îl vadă nimeni altcineva
Există un fals sentiment de confidențialitate care vine împreună cu căsuța de e-mail. Presupuneți că destinatarul intenționat va fi singurul care va vedea acel comentariu nemaipomenit despre șeful dumneavoastră.
Ascultați cu atenție: nu numai că este nepoliticos, dar este un business riscant. Fie că este vorba despre o eventuală problemă tehnologică, un departament de resurse umane snoopy sau chiar un coleg de bârfă, șansele sunt bune ca observațiile voastre atât de prietenoase să o facă în mâinile greșite sau în fața globilor oculari greșiți.
Cum să îmbunătățești
Acesta trebuie doar să te oprești - curcan rece.
Dacă sunteți tentat să introduceți ceva ușor decolorat (chiar în glumă!) În mesajul dvs., întrebați-vă acest lucru: Care ar fi reacția dvs. dacă cineva (cum ar fi șeful dvs. sau un alt coleg) ar vedea acest comentariu?
Dacă sunteți cel mai nerăbdător la gând, este timpul să atingeți tasta din spate.
5. A fi căsătorit cu căsuța de e-mail
Bine, această ultimă greșeală nu are nicio legătură cu conținutul mesajelor pe care le trimiteți. Dar, este încă unul important de care trebuie să fii conștient.
Din nou, faptul că doriți să vă gestionați activ inbox-ul este de o calitate excelentă (toți acei oameni cu mii de e-mailuri necitite doar agățate sunt geloși de angajamentul dvs., sunt sigur!). Totuși, asta nu vă oferă o trecere gratuită pentru a vă ține ochii lipiți de telefonul dvs. în mijlocul cinei, al unei întâlniri, al unei vacanțe sau al unei nunți (da, am văzut că se întâmplă).
Nu numai că înbox-ul tău compulsiv te revigorează te obligă să ratezi conversațiile și experiențele reale , dar este, de asemenea, cu adevărat incompatibil cu persoanele cu care petreci timp.
Cum să îmbunătățești
Răspunsul aici este simplu: puneți telefonul departe. Știu, pare imposibil. Dar, așa cum am aflat în acest experiment, merită mai mult decât meritat.
Iată veștile bune: Toate aceste faux pas sunt lucruri pe care le puteți rezolva, cu condiția să fiți dispus să învățați și să vă schimbați obiceiurile. Nu sunteți destinat unei vieți de a fi un email total.
Puneți în aplicare aceste sfaturi (și, în timp ce sunteți la el, analizați aceste elemente de bază ale etichetelor de e-mail!) Și veți fi în măsură să vă intensificați jocul de e-mail.
