Nu sunt matematician, dar aș estima că primesc între 100 și patru miliarde de e-mailuri pe zi. Și oricât aș dori să răspund la fiecare, pur și simplu nu este posibil. Nu dacă vreau să fac și alte lucruri cu viața mea, cum ar fi să trec prin lista mea de activități și să fac contact ocular cu semenii.
Deci, cum să decid cine primește un răspuns și cine se pierde în căsuța de e-mail pentru totdeauna? Ei bine, îmi pun costumul lui Dumnezeu, închid ochii și văd ce se întâmplă.
Glumind, acel hack productivitate s-a dovedit a fi un bust total. În schimb, lucrez prin mesajele mele cu cele mai bune intenții. Accent pe cele mai bune intenții, deoarece obiectele se strecoară prin fisuri. Și dacă o fac, este de obicei din următoarele motive:
1. Nu ați luat în considerare disponibilitatea mea
Văd acest pop up și mă gândesc la „Sigur!” Cu toate acestea, deschid atașamentul și văd că are 65 de pagini. Și asta este cu aproximativ 64 de pagini mai multe decât pot citi în cele 10 minute libere pe care le am astăzi.
Într-o lume ideală, mi-aș șterge programul, mi-aș dezvolta abilitatea de a-mi dubla viteza de citire și aș oferi feedback-ul meu cel mai genial. Dar este mult mai probabil să presupun că voi putea „găsi timp” la un moment dat, apoi nu voi mai putea face asta și nu mai amintesc că ai primit nota ta până nu ai terminat mult timp întâlnirea.
De îndată ce știi că vei dori „gândurile” cuiva, trimite asta: mi-ar plăcea să primesc feedback-ul tău în prezentarea mea de 65 de pagini înainte de vinerea viitoare. Știu că este mult de citit, așa că anunță-mi când va fi un moment bun pentru a o trimite.
2. Nu ai cerut nimic deloc
Ai spus că prezentarea dvs. pentru săptămâna viitoare este aici. Și într-adevăr, este chiar aici, atașat la acest mesaj așa cum a fost promis.
Dar nu prea sunt sigur de ce ai nevoie de la mine acum. Doriți feedback-ul general? Confirmare că l-am văzut? Poate un emoji cu fața winky?
Fiecare e-mail ar trebui să includă un pas următor (chiar dacă acesta nu este „nevoie de răspuns”). Nu vreți niciodată să lăsați destinatarul gândindu-se, „Um, OK, mulțumesc?”
Încercați acest lucru pentru dimensiuni: Iată prezentarea mea pentru vinerea viitoare. Mi-ar plăcea experiența dvs. în alegerea memoriului SFW adecvat. Anunță-mă dacă ai idei!
3. Nu ai lămurit de ce am fost invitat la CC
Bună ziua, salut, de ce sunt aici? Deși este întotdeauna o onoare să fiu inclus în ceea ce se presupune că se va transforma într-un lanț de e-mailuri fără încetare, care îmi bântuie visele, văd asta și sunt imediat confuz. Este prima dată când aud despre acest proiect și, fără niciun context, nu pot concluziona aproximativ nimic despre motivul pentru care sunt urmărit.
În loc să „folosești oamenii” și în speranța că vor descoperi acest lucru, precizează ce ți-ar plăcea tuturor: Jenni: Cronologia de mai jos funcționează pentru echipa ta pentru a crea meme SFW? Tom: Puteți verifica dublu dacă de fapt sunt în siguranță pentru muncă?
4. Nu ați utilizat o scadență
În timp ce voi avea toate intențiile de a răspunde la asta, probabil nu o voi face. Și asta nu pentru că ați cerut să împrumutați o pisică fără niciun context. Dar mai degrabă pentru că înainte de a mă gândi chiar să răspund, trebuie să mă întorc la toți cei care au picat în curierul meu cu un termen limită. Așadar, acesta va continua să fie dat jos pe lista mea până când voi uita ce înseamnă „trimite detaliile pisicii Dave”.
Faceți-vă o favoare și aruncați ora sau data de care aveți nevoie de un răspuns. Este la fel de ușor precum Poți să mă anunți până joi după-amiază dacă ai o pisică pe care o pot împrumuta pentru prezentarea mea vineri?
5. Nu ai folosit destule cuvinte pe care le știu
Nu voi răspunde la asta pentru că nu pot răspunde la acest lucru.
Parțial pentru că nici măcar nu aș ști de unde să încep răspunsul meu și parțial pentru că nu sunt sigur că dacă face asta va duce la un virus din orice robot ți-a bătut inbox.
Dă-ți e-mailului o dată rapidă și asigură-te că fiecare cuvânt are cel puțin o vocală. OK, bine, ești ocupat - asigură-te că majoritatea cuvintelor o fac.
Cu excepția foarte rară, colegii tăi nu sunt minți cititori. Nici ele nu sunt perfecte. Sunt doar oameni ca tine, care încearcă să stea deasupra intrării lor, în timp ce își fac treaba, în timp ce dezbat ce urmează să mănânce pentru cină, deoarece prânzul a fost cu o oră în urmă și le este deja foame (oh, doar eu?).
Deși nu vă pot garanta că luarea tuturor recomandărilor mele vă va oferi o rată de răspuns de 100%, vă oferă o șansă mult mai bună. Și dacă puteți obține asta, tastând câteva cuvinte în plus, de ce să nu o luați?
Am lăsat ceva afară? Spune-mi pe Twitter!
