Dacă lucrați în scopuri nonprofit, probabil ați făcut parte dintr-un eveniment de strângere de fonduri, fie că a fost o gală extravagantă sau o simplă oră fericită la barul din jurul colțului. Multe organizații, în special cele mici, se bazează pe aceste evenimente pentru a strânge foarte mulți bani într-o perioadă scurtă de timp.
Însă, atunci când ești atras de comitetul de planificare (sau chiar trebuie să proiectezi complet evenimentul pe cont propriu), nu mai e doar o noapte distractivă la care vei participa. Acum, trebuie să vă descoperiți toate detaliile pentru a crea o seară de neuitat - una care să-i încurajeze pe participanți să vă arunce puțini bani în pălărie.
Desigur, dimensiunea organizației dvs. și nivelul donatorului dvs. vor determina cel mai bun tip de eveniment de găzduit, iar acest lucru va afecta cu siguranță modul de planificare. Dar indiferent de dimensiunea sau scara colectării de fonduri, în experiența mea, am descoperit că există câteva elemente cheie care fac ca aceste evenimente să funcționeze. Dacă vă angajați la primul dvs. eveniment de strângere de fonduri, asigurați-vă că aveți aceste cinci necesități.
1. Un buget
Ați auzit zicala „este nevoie de bani pentru a câștiga bani” - și este 100% adevărat pentru evenimente. Sigur, dacă sunteți suficient de convingător, puteți obține probabil câteva elemente esențiale donate evenimentului dvs. - cum ar fi un spațiu pentru evenimente, băutură, mâncare și chiar divertisment. Dar, în ciuda acestei generozități, veți ajunge totuși să aveți nevoie de ceva bani la îndemână pentru alte câteva cheltuieli, cum ar fi transportul, mesele pentru personal și voluntarii și sfaturi.
Pentru a vă asigura că îl puteți balansa, creați un buget înainte de a începe să planificați detaliile. Cu o bună înțelegere a situației financiare, vei putea să-ți dai seama cu ușurință dacă ai fonduri pentru a planifica o cină de relaxare sau dacă va trebui să te mulțumești cu o recepție doar pentru băuturi casual. Apoi, pe măsură ce începeți să primiți donații și să faceți planuri solide, monitorizați-vă îndeaproape bugetul. Va trebui să echilibrați costurile neașteptate cu donații noi sau să vă ajustați planurile în funcție de necesități.
2. Campioni
Pentru a avea un eveniment de succes, oamenii trebuie să doneze și să se prezinte. Dar pentru a obține suficient de mulți donatori pentru a participa, nu puteți fi singura persoană care promovează evenimentul. Veți avea nevoie de un grup de alți oameni care sunt dispuși să pună strângere de fonduri prietenilor, colegilor și rețelelor lor și, desigur, să-i inspire să ofere.
Acesta este ceea ce se numește „comitetul gazdă”, format de obicei din oameni care susțin deja organizația cu banii sau timpul lor. Pe lângă faptul că vă cunoaște bine organizația, toți cei din comisie ar trebui să aibă un cerc larg de contacte la care vor încuraja să participe.
Deși fiecare organizație folosește comitetele gazdă într-un mod ușor diferit, am avut cel mai mare succes atunci când am implicat direct grupul în procesul de planificare. Desigur, gradul de implicare a acestora depinde de indivizi, așa că folosiți-vă judecata: Unii oameni sunt mai mult decât fericiți să ridice cupe la Costco sau să solicite sponsori corporativi majori, în timp ce alții ar prefera să-și înscrie numele pe invitație și să le facă câteva apeluri telefonice către prietenii lor.
3. Oportunități multiple de a da
Prima regulă de strângere de fonduri este să întrebi. Și sigur, când găzduiești un eveniment, toată lumea știe că va fi de așteptat să tuseze prețul unui bilet. Însă, puteți încorpora și alte oportunități de a oferi participanților.
Cel mai frecvent tip de cerere se prezintă sub forma unei tombole sau a unei licitații silențioase (și da, puteți face ambele). Este remarcabil de ușor să obțineți premii pentru aceste tipuri de activități, solicitând companiilor locale să contribuie; trebuie doar să vă asigurați că premiile se potrivesc cu publicul dvs. Cu alte cuvinte, un pachet de zile de spa se va descurca foarte bine la un prânz tematic de Ziua Mamei - nu atât la turneul de golf. Uneori, acest lucru poate însemna scăparea de premii în totalitate și, în schimb, licitația donatorilor pentru elementele programului: 100 USD pentru o cărămidă din noul tău centru comunitar, de exemplu, sau 1.000 $ pentru a merge către o bursă.
Dacă știi că oaspeții tăi nu sunt de tipul care ar scăpa mai mulți bani, roagă-i să se înscrie voluntar pentru viitoarele programe și inițiative. Acest lucru îi va angaja în misiunea ta și îi va face mai susceptibili să dea din nou în viitor - și să le spună prietenilor lor despre tine.
4. O experiență întreagă
Donarea la un eveniment este văzută de mulți oameni ca un schimb egal - ei îți oferă niște bani și le dai o experiență. Apoi, treaba dvs. este să faceți evenimentul o experiență atât de uimitoare încât, pentru a fi corect, trebuie să doneze și mai mult.
Unele organizații fac acest lucru cu invitați de înaltă calitate și divertisment. Dar, dacă nu aveți Beyonce sau Bill Clinton pe apelul rapid, poate doriți să luați în considerare un loc exclusivist, o activitate neobișnuită (maraton de dans, pe cineva?) Sau o cină de înaltă clasă. Mai important, gândiți-vă la modalități de a reflecta misiunea dvs. în eveniment. Dacă sunteți o organizație de servicii directe, puteți invita clienții să vorbească. Școlile sau programele de artă pot afișa munca elevilor lor. Oferind invitaților dvs. o experiență care reflectă unicitatea organizației dvs., vă oferă o experiență care nu poate fi reprodusă. Și asta este cu adevărat neprețuit.
5. Urmărirea
În mod surprinzător, cel mai important element al strângerii de fonduri este urmărirea care se întâmplă după eveniment. Nu fiți tentat să vă sprijiniți pe lauri (sau alăturați-vă mahmureala); accesați telefonul, trimiteți e-mailuri și actualizați-vă site-ul. Veți dori să vă adresați personal fiecărui donator (sau potențial donator) pe care l-ați întâlnit cu o seară înainte și să le mulțumiți pentru sprijin. Aceasta poate fi ocazia perfectă de a stabili cât mai multe ședințe de urmărire pe care le puteți face - primul pas spre cultivarea lor pentru viitoarea lor donație.
Și nu uitați de vânzătorii și voluntarii dvs.! Mulțumesc-le că te-au ajutat să faci ca noaptea să fie un succes. Ei înțeleg că ești epuizat, deci un e-mail rapid este bine, dar pentru oricine a dat cu adevărat mai sus și dincolo, o notă scrisă de mână este deosebit de clasică. (Crede-mă, își vor aminti recunoștința ta atunci când următorul tău eveniment se va derula.)
Fiecare eveniment necesită mult timp și efort pentru a avea succes. Dar urmând sfaturile de mai sus, veți putea găzdui evenimente care creează și crește o serie care va aduce mai mulți oameni - și bani - organizației dvs. Și cine știe? S-ar putea să aveți și un moment bun!
