Efectuați o combinare de corespondență Microsoft Word din Excel

Folosind MicrosoftCorespondență de corespondență , puteți trimite același document cu mici modificări la un număr mare de destinatari. Termenul de îmbinare provine din faptul că un document (de exemplu, o literă) este îmbinat cu un document sursă de date, cum ar fi o foaie de calcul.

Datele pentru acest tutorial pot fi compilate cu majoritatea versiunilor Microsoft Excel, inclusiv 2007, 2010, 2013, 2016 și Office 365.

Caracteristica Microsoft Merge Mail este compatibilă cu Word 2010, 2013, 2016 și Office 365.

Cuvântul lui Corespondență de corespondență funcția funcționează fără probleme cu datele din Excel. Deși Word vă permite de asemenea să creați o sursă de date, opțiunile pentru utilizarea acestor date sunt limitate. Dacă aveți deja datele într-o foaie de calcul, nu are sens să reintroduceți toate informațiile în sursa de date a Word.

Pregătirea datelor pentru combinarea corespondenței

Teoretic, puteți utiliza orice foaie de lucru Excel într-o funcție de corespondență Word fără nici o pregătire specială. Cu toate acestea, ar trebui să faceți ceva timp pentru a vă pregăti foaia de lucru pentru a optimiza procesul de îmbinare a corespondenței.

Organizați datele din foaia de calcul

Datele dvs. Excel trebuie să fie organizate cu ușurință în rânduri și coloane. Gândiți-vă la fiecare rând ca o singură înregistrare și la fiecare coloană ca câmp pe care intenționați să îl inserați în documentul dvs. Dacă aveți nevoie de o reîmprospătare, verificați un tutorial Excel pentru introducerea datelor.

Creați un rând de antet

Creați un rând antet pentru foaia pe care intenționați să o utilizați pentru îmbinarea de corespondență. Arândul antet este un rând care conține etichete care identifică datele din celulele de sub ea. Excel poate fi uneori în mod firav despre diferențierea dintre date și etichete, astfel încât acestea să fie clare prin utilizarea de caractere aldine, frontiere de celule și umbrire a celulelor, care sunt unice pentru rândul de antet - ceea ce asigură faptul că Excel o diferențiază de restul datelor.

Mai târziu, când îmbinați datele cu documentul principal, etichetele apar ca nume de câmpuri de îmbinare, astfel încât nu există confuzie cu privire la datele pe care le inserați în documentul dvs.

Este o practică bună să etichetați coloanele în foaia de calcul Excel, deoarece vă ajută să preveniți erorile utilizatorilor în viitor.

Puneți toate datele pe o singură coală

Datele pe care intenționați să le utilizați pentru îmbinarea de corespondență trebuie să fie pe o singură coală; dacă este răspândit pe mai multe coli, trebuie să combinați foile sau să efectuați mai multe fuziuni de e-mail. De asemenea, asigurați-vă că foile sunt denumite în mod clar, deoarece trebuie să selectați foaia pe care intenționați să o utilizați fără să o vizualizați.

Asocierea unei surse de date într-o corespondență de corespondență

Pentru a asocia foaia de calcul Excel pregătită cu documentul dvs. Word:

1. Faceți clic pe corespondenţă fila din panglică.

2. Selectează Porniți coalizarea agendei pentru a accesa scapă jos.

   Așa cum vom scrie datele noastre într-o scrisoare pentru acest exemplu, vom selecta Scrisoare opțiune de la scapă jos.

3. Selectează Selectați Destinatari pentru a accesa scapă jos.

   Vrem să importăm datele noastre dintr-o fișă de lucru salvată Excel, deci selectați Utilizați o listă existentă … opțiune.

4. Din caseta de dialog, găsiți și selectați fișierul Excel.

   Clic O.K a inainta, a merge mai departe.

5. De la Selectați Tabel căsuță de dialog, selectați foaia cu masa și faceți clic pe O.K buton.

   Dacă programul dvs. Excel are anteturi de coloane, asigurați-vă Primul rând de date conține antete de coloane este verificată opțiunea.

6. ClicO.K.

Acum că sursa de date a fost asociată cu documentul principal, puteți începe să introduceți text sau să editați documentul Word. Cu toate acestea, nu puteți modifica sursa de date în Excel. Dacă trebuie să modificați datele, trebuie să închideți documentul în Word înainte de a putea deschide sursa de date în Excel.

Introducerea câmpurilor de îmbinare în documentul dvs.

1. Apasă peInserați câmpul Merge pe bara de instrumente Merge pentru a deschideInserați câmpul Merge scapă jos.

2. Evidențiați numele câmpului pe care doriți să îl inserați din listă și faceți clic peIntroduce.

Vizualizarea documentelor de îmbinare a corespondenței

Când inserați câmpuri de îmbinare într-un document, Word nu reportează formatarea datelor din sursa de date. Dacă doriți să aplicați formatarea, cum ar fi cursive, bold sau subliniat, trebuie să faceți acest lucru în Word.

Dacă vizualizați documentul cu câmpuri, selectați săgețile duble de pe ambele părți ale câmpului în care doriți să aplicați formatarea. Dacă vizualizați datele îmbinate în document, evidențiați textul pe care doriți să-l modificați.

Orice modificări de formatare sunt efectuate în toate documentele fuzionate, nu doar cele individuale.

Previzualizarea documentelor îmbinate

Pentru a previzualiza documentele îmbinate, faceți clic peVizualizați datele îmbinate de pe bara de instrumente Mergerea Mailului. Acest buton funcționează ca un comutator de comutare, deci dacă doriți să reveniți la vizualizarea doar a câmpurilor și nu a datelor pe care le conțin, faceți clic din nou pe acesta.

Navigați prin documentele îmbinate utilizând funcția butoane navigaționale pe Corespondență de corespondență panglică. Acestea sunt, de la stânga la dreapta:Prima inregistrare, Înregistrările anterioare, Du-te la înregistrare, Următoarea înregistrare, și Ultima înregistrare.

Înainte de a îmbina documentele, previzualizați-le pe toate sau cât puteți pentru a verifica dacă totul a fuzionat corect. Acordați o atenție deosebită punctuării și distanței în jurul datelor îmbinate.

Finalizați documentul de colaționare de corespondență

Când sunteți gata să îmbinați documentele, aveți două opțiuni.

• Mergeți la imprimantă: Primul este să le îmbinați la imprimantă.Dacă alegeți această opțiune, documentele sunt trimise la imprimantă fără modificări. Puteți să fuzionați la imprimantă făcând clic peMergeți la imprimantă buton de buton.
• Mergeți într-un document nou: Dacă trebuie să personalizați unele sau toate documentele (deși ar fi înțelept să adăugați un câmp de notă în sursa de date pentru note personalizate) sau să efectuați alte modificări înainte de a imprima, puteți să le îmbinați într-un document nou. Când îmbinați un document nou, documentul principal și sursa de date rămân intacte, dar aveți un al doilea fișier care conține documentele îmbinate. Pentru aceasta, faceți clic peMergeți la un document nou butonul barei de instrumente.

Indiferent de metoda pe care o alegeți, vi se prezintă o casetă de dialog în care puteți spune Word să îmbine toate înregistrările, înregistrarea curentă sau o serie de înregistrări. Faceți clic pe butonul de opțiune de lângă opțiunea dvs., apoi faceți clic peO.K.

Dacă doriți să fuzionați un interval, introduceți numărul de început și numărul final pentru înregistrările pe care doriți să le includeți în fuzionare înainte de a face clicO.K.

Dacă alegeți să imprimați documentele, după ce apare fereastra de dialog, vi se prezintă Imprimare căsuță de dialog. Puteți interacționa cu el la fel ca și pentru orice alt document.