Definirea grupurilor și beneficiile software-ului de colaborare

Termenul groupware se referă la mai multe tipuri de medii de lucru colaborative bazate pe computere. Cu accent pe interoperabilitate și lucrul colectiv într-o setare pentru mai mulți utilizatori, software-ul de colaborare funcționează ca un portal de la care utilizatorii creează și actualizează documente controlate de versiune, gestionează conținut online, împărtășesc active, cum ar fi calendarele și inboxurile și conferă prin funcții de chat și mesagerie .

În unele cazuri, grupul este un instrument autonom, ca și în cazul platformei OnlyOffice pentru colaborarea în documente sau a platformei de bază Intuit Quick Base pentru gestionarea datelor. În alte cazuri, grupul funcționează ca un sistem de gestionare a conținutului (ca în WordPress) sau ca intranet complet (ca în cazul SharePoint).

Termenul groupware acoperă atât implementări software foarte largi, cât și foarte specifice. Ceea ce este comun pentru orice definiție, totuși, este că mai mulți utilizatori colaborează în același mediu utilizând aceleași instrumente și procese.

Beneficii și caracteristici ale grupului

Groupware permite atât lucrătorilor locali, cât și membrilor echipei dispersate din punct de vedere geografic să colaboreze reciproc pe internet sau pe un intranet. Aceste aplicații software oferă de obicei multe beneficii:

Autentificarea și logarea- metode standard de accesare a grupului de lucru, jurnale despre cine face ce, înregistrări care îndeplinesc cerințele de descoperire legală
Comunicare-Chat unelte, grupuri de discuții filetate, cutii poștale private
Lucru interactiv-Polls, editarea în timp real a fișierelor, gestionarea partajată a sarcinilor
detectabilitatea- stocarea centrală a fișierelor și a informațiilor, susținută de un instrument robust de căutare
Fluxuri de lucru coordonate-Procesele gestionate de groupware care gestionează aprobările, recenziile, corecțiile etc., precum și suport pentru procesele de management de proiect
Gestionarea cunoștințelor în întreprinderi- wiki-uri interne, documente de referință protejate, marcaje de grup, parole partajate partajate, istorii de control al versiunilor
Angajament social și managementul reputației- grupuri de utilizatori, ecusoane de profil, personalizarea profilurilor de către utilizatori, gamificare pe niveluri de utilizatori și concursuri de implicare a utilizatorilor

Nu numai angajații companiei mari beneficiază de utilizarea grupului. Pentru întreprinzători și liber profesioniști, aceste instrumente permit partajarea ușoară a fișierelor, colaborarea și comunicarea pe proiecte cu clienți la distanță, toate din confortul biroului de acasă.

Soluțiile variate de grupuri suportă funcții diferite. Majoritatea mediilor de grupuri nu oferă toate caracteristicile enumerate mai sus, dar multe dintre acestea oferă un subset în diferite combinații. O provocare în alegerea soluției potrivite de grup pentru o anumită nevoie de afaceri constă în echilibrarea caracteristicilor oferite de fiecare platformă potențială în raport cu nevoile organizației.

Exemple de software pentru grupuri

IBM Lotus Notes (sau Lotus Software pe site-ul IBM Lotus) a fost unul dintre cele mai vechi suite de software de colaborare și este încă folosit în multe birouri astăzi. Microsoft SharePoint este o altă soluție importantă pentru grupuri care este bine stabilită în întreprinderile mari.

Principalele suită complexă de grupuri, dincolo de ofertele oferite de IBM și Microsoft, includ:

Platforma G-Suite-Google de e-mail, documente și colaborare socială
Zoho One - o suită specializată pentru afaceri pentru companiile mici și mijlocii
Salesforce - o platformă pentru managementul relațiilor cu clienții

În plus, un ecosistem înfloritor de grupware cu cazuri de utilizare orientată oferă flexibilitate pentru a urmări cele mai bune soluții pentru a fi utilizate cu sau în loc de o suită complexă de grupuri mai costisitoare: