Cum să păstrați fișierul PST mic arhivând vechea dvs. corespondență

Pe măsură ce grămada de e-mailuri pe care o păstrați în Outlook crește, de obicei, este timpul necesar ca Outlook să facă ceea ce doriți să facă. Limita de dimensiune a fișierului PST se întârzie. (Fișierul PST sau "Dosare personale", desigur, este în cazul în care Outlook păstrează toate datele dvs., inclusiv calendare, contacte și e-mailuri.)

Un mic fișier PST este un fișier PST rapid

În orice caz, se cuvine să păstrați dimensiunea fișierului principal PST mic și ușor de gestionat. Puteți avea Outlook face unele dintre care folosind AutoArchive. Sau vă împărțiți mesajele între mai multe fișiere PST, care pot fi nedureroase și rapide.

Arhivați vechea corespondență în Outlook și păstrați fișierul PST Small

Pentru a crea o arhivă a mesajelor vechi în Outlook separate de fișierul PST pe care îl utilizați în fiecare zi:

1. 1. În Outlook 2007:
      1. Selectați Fișier> Gestionarea fișierelor de date din meniul din Outlook.
   2. În Outlook 2016:
      1. Clic Fişier.
      2. Mergeți la Info categorie.
      3. Clic Setările contului.
      4. Selectați Setările contului … din meniul care a fost afișat.
      5. Mergeți la Fișier de date tab.
2. Clic Adăuga :
   1. În Outlook 2016:
      1. Introduceți numele pentru arhivă sub Nume de fișier:.
      2. Alegeți formatul dorit sub Salvați ca tip:; de obicei, selectați Fișierul de date Outlook.
   2. În Outlook 2007:
      1. Alegeți formatul dorit. Cu excepția cazului în care este posibil să aveți nevoie să accesați direct datele Outlook 2002 sau anterioare, este sigur să evidențiați Fișierul Foldere personale din Outlook Outlook (.pst).
      2. Clic O.K.
      3. Introduceți numele fișierului dorit.
         1. Arhivele anuale funcționează bine, iar denumirea fișierului PST după anul are sens. Desigur, puteți alege arhivele lunare dacă aveți o mulțime de corespondență mare pentru a trata sau o altă schemă. Doar asigurați-vă că dimensiunile fișierelor PST rezultate sunt undeva în jur de 1-2 GB. Fișierele mai mari tind să fie mai puțin eficiente.
      4. Clic O.K.
      5. Tastați numele dorit al fișierului de arhivă PST sub Nume:.
         1. Din nou, este logic să numiți arhiva după conținutul ei.
3. Opțional, protejați accesul cu o parolă.
4. Clic O.K.
5. Acum faceți clic pe Închide.

Mutați mesajul în arhivă

Pentru a popula arhiva recent creată PST:

• Trageți și plasați întregi dosare în dosarul rădăcină nou apărute sub Folderele de corespondență.
  • Acest lucru este la îndemână dacă aveți deja unul Arhiva care conține, să zicem, toate mesajele de anul trecut. Doar puneți-o în arhiva PST.
• Alternativ, pentru arhivarea elementelor individuale:
  • Faceți clic pe folderul rădăcină numit după arhiva PST de sub Folderele de corespondență cu butonul drept al mouse-ului.
  • Selectați Dosar nou … din meniu.
  • Tastați numele dosarului dorit.
  • Asigura-te E-mail și Post Item s este selectat sub Dosarul conține: dacă doriți să arhivați e-mailuri. Pentru arhivarea altor elemente, alegeți categoria corespunzătoare.
  • Clic O.K.
  • Glisați și fixați individual sau grupuri de e-mailuri în dosarul nou creat.
• Pentru a muta toate mesajele anterioare unei anumite date într-un dosar (sau în foldere imbricate):
  • • În Outlook 2016:
      • Clic Fişier.
      • Mergeți la Info categorie.
      • Clic Instrumente de curățare.
      • Selectați Arhiva… din meniul care a apărut.
    • În Outlook 2007:
      • Selectați Fișier> Arhivă … din meniul din Outlook.
  • Asigura-te Arhivați acest dosar și toate subfolderele: este selectat.
  • Evidențiați dosarul dorit.
  • Specificați e-mailurile de dată anterioare cărora doriți să vă deplasați (să zicem, în ianuarie anul acesta) Arhiva articole mai vechi decât: __ .
  • Folosește Naviga … pentru a selecta fișierul de arhivă PST creat mai sus.
  • Clic O.K.
• Opțional, compactați-vă fișierul live PST pentru a revendica spațiul imediat eliberat imediat.

Închideți fișierul PST de arhivă

După ce ați arhivat toate elementele, puteți închide fișierul PST în Outlook:

1. Faceți clic pe directorul rădăcină al arhivei dvs. PST sub Folderele de corespondență cu butonul drept al mouse-ului.
2. Selectați Închide "___" din meniu.

Accesați poșta dintr-un fișier PST închis

Pentru a prelua mesajele dintr-un fișier PST de arhivare pe care l-ați închis:

1. 1. În Outlook 2016:
      1. Clic Fişier.
      2. Selectați Deschideți și exportați.
      3. Clic Deschideți fișierul de date Outlook.
   2. În Outlook 2007:
      1. Selectați Fișier> Deschidere> Fișier de date Outlook … din meniul din Outlook.
2. Evidențiați fișierul de arhivă PST dorit.
3. Clic Deschis.

Fișierul PST și folderele acestuia vor apărea sub Folderele de corespondență, gata de acțiune.