Majoritatea e-mailurilor noastre sunt probabil considerate importante, dar cu siguranță nu toate. Fiind capabil să distingă mesaje importante de ceilalți, cum ar fi spam sau mesaje care nu au nevoie imediat de atenția noastră, pot afecta drastic timpul petrecut prin cernere prin e-mailuri.
Majoritatea serviciilor de e-mail și programe utilizează ceea ce se numește prioritățile mesajului pentru a desemna ceea ce este important și ceea ce nu este important. Există două moduri principale în care pot fi utilizate prioritățile mesajului - manual și automat și, deși pare ciudat, puteți chiar să marcați un mesaj ca prioritate scăzută sau neimportant.
Cum functioneaza
În funcție de serviciul de e-mail și de programul pe care îl utilizați, este posibil să puteți marca manual un mesaj ca important sau neimportant. Când sunteți gata să trimiteți e-mailul, dacă este o caracteristică inclusă, puteți spune că e-mailul este important și trebuie semnalat ca atare destinatarului sau puteți micșora importanța, astfel încât aceștia să nu se simtă obligați să se adreseze e-mail imediat.
E-mailurile care au cea mai mare importanță pot fi îngroșate în căsuța de e-mail sau marcate cu roșu, în timp ce mesajele mai puțin importante pot fi șifonate sau mutate în listă. Specificul depinde de programul de e-mail al receptorului.
Unii furnizori de e-mail stabilesc automat prioritatea e-mailului chiar dacă nivelul de importanță nu a fost specificat de expeditor. Acesta presupune nivelul de prioritate și îl filtrează într-o secțiune "Important" din Inbox. Această caracteristică se bazează pe comportamentul prezis și este în continuă schimbare de către serviciul în funcție de cine trimiteți prin e-mail și dacă un mesaj este generat automat sau de la o persoană reală.
Alți clienți de e-mail vă pot lăsa chiar să schimbați starea de importanță a e-mailurilor. Acest lucru este adesea necesar în cazul în care un destinatar utilizează întotdeauna un pavilion prioritar important / important atunci când nu trebuie, dar este la fel de util dacă doriți ca toate e-mailurile de la un expeditor să fie marcate ca fiind importante, astfel încât să nu pierdeți niciodată evidența acestora.
De ce are importanță
Care ar fi mai degrabă: un program de e-mail care vă avertizează de fiecare dată când primiți un mesaj - chiar spam-ul sau unul care filtrează automat ceea ce consideră că este neimportant și vă lasă cu cele mai importante mesaje de poștă electronică într-un dosar separat sau, chiar în partea de sus a Mesaje primite?
Când vă petreceți mai puțin timp uitându-vă prin e-mailuri neimportante, puteți petrece mai mult timp lucrați sau răspundeți la e-mailuri care necesită atenție și atenție chiar acum. Este una dintre cele mai bune modalități de a comunica mai bine și de a fi auzit mai repede, dar pentru a vedea cu ușurință ce este important atunci când primiți zeci sau mai multe mesaje noi în fiecare zi.
În funcție de aplicația pe care o utilizați, clientul de e-mail poate trimite o notificare a unui nou e-mail numai dacă consideră că mesajul este important. Puteți vedea cu ușurință cât de util este să eliminați toate e-mailurile non-critice din notificările dvs., fără a le șterge efectiv.
Comunicarea importanței unui mesaj este la fel de importantă cu e-mailul ca și în cazul contactului față în față și nu este mult mai dificil. Tot ce trebuie este să decideți între o prioritate mare sau mică când trimiteți e-mailul.
Cum să o facă
Majoritatea clienților de e-mail vă permit să setați prioritatea mesajului când compuneți e-mailul. Este în mod normal situat în caseta de compozit, deoarece puteți seta nivelul important pe bază de e-mail.
Puteți schimba prioritatea unui mesaj sau puteți permite o filtrare specială Important vizualizare, în tot felul de clienți de e-mail și servicii de webmail. Unele exemple includ Mail, MS Outlook, Thunderbird, Gmail, Outlook.com și Yahoo Mail.
