Felicitări! Ați trecut prin partea grea: angajați un nou raport direct pentru a vă alătura rândurilor. Sperăm că vor începe curând și veți putea continua toate obiectivele interesante pe care le-ați setat în noul lor rol.
Dar înainte de a ajunge prima lor zi, există câteva lucruri pe care ar trebui să le faceți ca manager pentru a vă pregăti pentru a primi un nou angajat cu brațele deschise. Unii sunt mai logistici - cum ar fi să-și dea seama unde vor sta și la ce vor lucra în prima săptămână - în timp ce alții vor asigura că persoana se simte apreciată, inclusă și confortabilă intrând într-un nou mediu de lucru. De fapt, multe dintre aceste sfaturi sunt trase din lucrurile pe care le facem aici la The Muse când angajările noi se alătură echipei noastre.
Iată ce trebuie să faci în săptămâna înainte de sosire.
1. Conectează-te cu ei pe LinkedIn
Ești pe cale să colaborezi îndeaproape, deci de ce să nu le lași în rețeaua ta profesională? Cu siguranță nu doriți să le cereți neplăcut după luni petrecute stând lângă ei în fiecare zi.
În plus, aceasta este o ocazie excelentă de a-i întâmpina înainte de a intra chiar în birou. Când solicitați conectarea, includeți o notă frumoasă de-a lungul liniilor:
Sau
2. Creați un document de bord
Acesta este probabil cel mai important pas de făcut ori de câte ori angajați pe cineva nou. Acest document va fi pluta de viață a persoanei, pe măsură ce se află în rolul său. Acesta trebuie să includă:
- Obiectivele dvs. pentru primele 30, 60 și 90 de zile ale persoanei
- O prezentare a sarcinilor pe care le așteptați să le dețină sau să le preia
- Orice documente relevante, link-uri, calendare sau autentificări de care vor avea nevoie
- Orice reuniuni la care trebuie să participe în primele săptămâni sau în mod regulat
- Numele, informațiile de contact și fondul membrilor echipei și al colegilor cu care vor lucra
În cele din urmă, cu cât te documentezi mai bine - vei răspunde în mod proactiv la toate întrebările pe care le-ar putea avea.
În multe cazuri, poate avea sens chiar ca coechipierii direcți ai persoanei să contribuie cu informații despre proiectele la care vor lucra împreună sau ar trebui să știe. Acest lucru oferă noului dvs. angajament redus, permițând în același timp și celelalte rapoarte directe să se simtă mai implicate în formarea noului coechipier.
Norocos pentru tine, avem șablonul de bord perfect pentru care să lucrezi. Creat de fondatorul și președintele nostru Alex Cavoulacos, acesta este șablonul pe care îl utilizăm adesea pentru a ajuta cei mai noi membri ai echipei noastre să fie localizați.
3. Notează-ți întrebările inițiale
Probabil că șeful tău înoată cu idei, întrebări și oportunități pentru acest nou angajat.
În loc să lăsați aceste gânduri să scape, porniți un document care să noteze tot ceea ce vă vine în minte. S-ar putea să descoperiți că nu veți avea nevoie sau doriți să le adresați atunci când persoana începe de fapt, dar faptul că acestea sunt notate vă va face să vă simțiți încrezători că ați acoperit totul.
4. Trageți-le un e-mail
Cei mai buni șefi fac asta! De ce? Ei bine, după cum subliniază scriitorul și redactorul Stav Ziv, probabil noul tău angajat a trecut pur și simplu printr-o întindere istovitoare de a da aviz și de a trece din ultimul rol. Și, „ca un manager care dorește ca această persoană să lovească terenul alergând, ar fi evident că urăște ca noul tău angajat să înceapă pe o notă stresantă.”
Trimiterea unui e-mail înainte de a începe să transmită cât de fericit ești că se alătură echipei îi va face mult mai încântați pentru următoarea lor aventură. Poate acoperi și unele lucruri importante. Evident că doriți să le întâmpinați în echipă, dar puteți utiliza și această notă - dacă HR nu a făcut-o deja - pentru a adresa data și ora lor oficiale de sosire, discuta despre codul vestimentar sau cultura companiei, solicitați orice documente relevante precum pașaportul sau ID-ul sau chiar oferă o imagine a programului lor din prima zi.
Desigur, ar trebui să terminați întotdeauna, făcându-i să știe că sunteți fericiți să răspundă la orice întrebare pe care o au înainte de a începe. În calitate de cineva care a fost de cealaltă parte, sunt sigur că știți cât de intimidant poate fi să începeți un nou loc de muncă cu context zero. Așadar, face-le cu adevărat ușor pentru ei să se simtă confortabil mergând în ușă în prima zi.
despre cum ar trebui să arate acel e-mail de bun venit (și folosiți șablonul la îndemână!).
5. Obțineți-le spațiul de birou în ordine
Acest lucru poate necesita ceva ajutor IT, dar asigurați-vă că toate tehnicile sunt pătrate. Dacă faceți acest lucru, acum vă scutește de a petrece trei ore pe zi, când vă dați seama cum să porniți laptopul.
Au un computer gata pentru ei și este încărcat și actualizat? Au un cont de e-mail configurat? Ce zici de configurarea sistemului de chat intern sau a altor programe importante la care vor avea acces?
Spațiul lor de birou este curat și gol? Ești sigur că ai mutat tot ce aparține ultimei persoane care a stat acolo? Există vreun alt echipament - tastatură, mouse, USB, monitor suplimentar, cablu de extensie sau dulap - ar putea avea nevoie pe care le puteți oferi?
Acesta este cel mai probabil prima oprire a noului dvs. angajat la sosirea lor, deci faceți-o un spațiu primitor. Aruncarea în vreun swag de companie, gustarea lor preferată sau chiar o carte semnată de echipă nu doare niciodată!
6. Trimiteți orice documente relevante
Acestea pot fi incluse în e-mailul dvs. către noua închiriere, dar poate avea sens și să partajați orice documente pe care doriți să le examineze în prealabil într-un e-mail separat. Acesta ar putea fi manualul companiei dvs. și pachetele de beneficii sau documentul de bord al echipei dvs.
Indiferent, oferiți-i contextului persoanei, astfel încât să știe de ce împărtășiți aceste documente, ce înseamnă pentru rolul lor, atunci când așteptați să le privească și dacă trebuie să pregătească ceva.
(Oh, și bineînțeles, asigurați-vă că toate aceste resurse sunt actualizate și exacte înainte ca noua dvs. închiriere să sape în ele.)
7. Găsiți un birou „Mentor”
Poate compania ta are un program de amic. La The Muse, fiecare nouă închiriere primește un „Muse Buddy” de la o altă echipă pe care o iau la o cafea cu prima săptămână pentru a vorbi despre cultura companiei noastre și se vor amesteca în afara biroului.
Dacă nu există un sistem oficial în vigoare, luați în considerare împerecherea viitoarei dvs. închirieri cu un „îndrumător” în afara echipei dvs. - ar putea fi cineva cu care să nu lucreze direct sau cu cineva dintr-un departament complet diferit.
Acest lucru ajută noua închiriere să cunoască imediat și alții din cadrul companiei și le oferă, de asemenea, un alt punct de lucru pentru a pune întrebări care ar putea să le fie frică să aducă un manager pe care abia îl cunosc. Având un contact terț poate ușura unele dintre preocupările lor și le poate fi mai deschise și mai curioase cu privire la cultura și fluxul de lucru al companiei tale.
Doar fiți sigur că cine alegeți este disponibil și dornic să fie un mentor - nimic nu este mai rău decât să conectați noua dvs. închiriere cu cineva care le fantomează imediat.
8. Blocați timpul pe propriul calendar și setați orice întâlnire importantă
La fel cum trebuie să vă pregătiți noua închiriere pentru a vă îmbarca, trebuie să vă pregătiți și pentru a face la bord.
Pregătirea unui nou angajat necesită timp - timpul pe care îl petreceți de obicei în responsabilitățile de zi cu zi. Așadar, este inteligent să dezactivați sloturile în mod proactiv atunci când veți colabora strâns cu această persoană, astfel încât să puteți evalua modul în care veți face restul lucrărilor.
Nu numai că ar trebui să programați cel puțin o întâlnire unu la unu în fiecare zi din prima lor săptămână pentru a verifica progresul, dar și pentru a-și face timp pentru sesiunile de antrenament la care vor trebui să participe la care vă veți alătura.
Făcând acest lucru vă oferă șansa de a rezerva orice săli de conferință sau alte resurse de care aveți nevoie. Dacă sunteți la bordul unui angajat la distanță, de exemplu, veți dori să vă asigurați că funcționează videochatul dvs. și aveți un spațiu în care să discutați în mod privat. Sau, dacă trebuie să vă conectați la un al treilea membru al echipei (sau mai mulți), ar trebui să verificați și să vedeți dacă sunt disponibili pentru a se întâlni în acea zi.
9. Programează un prânz în echipă / cafea / băuturi
Lovirea terenului este o prioritate, dar este să vă cunoașteți angajatul ca persoană (cu o viață în afara muncii!) - și să lăsați și restul echipei dvs. să îi cunoască.
Programează-ți o excursie (sau două) pentru ca echipa ta să ia masa de prânz, cafea sau băuturi împreună, astfel încât să fie în calendarul tuturor înainte de timp. Puteți să-l păstrați intim doar cu echipa dvs. directă, dar dacă este o companie mai mică, puteți considera să invitați și alte departamente cu care lucrați.
Nu este vorba de a-ți arăta cel mai nou talent, ci de a oferi noului tău angajat o oportunitate de legătură cu colegii lor din afara biroului. Și fiind genul de șef care apreciază camaraderia și distracția la fel de mult ca munca grea. Mențineți discuția cu subiecte care nu au legătură cu munca (dar păstrați-o corespunzătoare). Dacă aveți nevoie de un început de conversație, consultați aceste minunate întrebări de cunoștință.
Când am început prima dată, întreaga echipă editorială a ieșit la un prânz frumos și de atunci am făcut același lucru și pentru alți membri ai echipei noi. Nu numai că a fost un deliciu să vă aruncați pe cardul companiei, dar au și zdrobit imediat orice penibil am simțit unul față de celălalt.
Verificați toate aceste lucruri de pe listă, iar noul dvs. angajat va începe cu cea mai bună notă posibilă - la fel și voi!
