Indiferent de datele pe care le aveți, a foaie de calcul, cum ar fi Excel, este un loc minunat pentru a-l stoca. Excel dispune de instrumente integrate care vă ajută să țineți evidența datelor și să găsiți informații specifice atunci când doriți. Cu sute de coloane și mii de rânduri, o foaie de calcul Excel poate conține o cantitate enormă de date.
Excel este, de asemenea, mai simplu de folosit decât un program de baze de date cu drepturi depline, cum ar fi Microsoft Access. Datele pot fi introduse cu ușurință în foaia de calcul și, cu doar câteva clicuri ale mouse-ului, puteți sorta datele și puteți găsi ceea ce doriți.
Introducerea datelor în tabelele Excel
Formatul de bază pentru stocarea datelor în Excel este un tabel. Într-un tabel, datele sunt introduse în rânduri. Fiecare rând este cunoscut ca o înregistrare. Odată ce a fost creat un tabel, instrumentele de date Excel pot fi utilizate pentru a căuta, sorta și filtra filmele pentru a găsi informații specifice.
Introducerea datelor din tabel
Primul pas în crearea unui tabel este să introduceți datele. Atunci când faceți acest lucru, este important să vă asigurați că este introdus corect. De exemplu, asigurați-vă că nu lăsați niciun fel de celule goale atunci când creați masa, o astfel de acțiune poate provoca probleme în viitor.
Erori de date, cauzate de introducerea incorectă a datelor, reprezintă sursa multor probleme legate de gestionarea datelor. Dacă datele sunt corect introduse la început, este mai probabil ca programul să vă dea rezultatele dorite.
Excel Rows and Columns
Rânduri într-o masă
După cum sa menționat mai sus, rândurile de date sunt cunoscute ca înregistrări. La introducerea înregistrărilor, țineți cont de aceste linii directoare:
- Nu lăsați rânduri goale în tabelul creat, nici chiar între titluri și primul rând de date.
- O înregistrare poate conține date despre un singur element specific.
- O înregistrare trebuie să conțină, de asemenea, TOATE datele din listă despre acel element. Nu pot exista informații despre un element în mai mult de un rând.
- Pentru a crea o listă, un tabel de date trebuie să conțină cel puțin două înregistrări de date.
Coloanele dintr-un tabel
În timp ce rândurile din tabel sunt denumite înregistrări, coloanele sunt cunoscute sub numele de câmpuri. Fiecare coloană are nevoie de o rubrică pentru a identifica datele pe care le conține; aceste titluri se numesc nume de câmpuri.
- Numele câmpurilor sunt folosite pentru a se asigura că datele pentru fiecare înregistrare sunt introduse în aceeași ordine.
- Asigurați-vă că toate datele dintr-o coloană sunt introduse utilizând același format. Dacă începeți să introduceți numere ca cifre (cum ar fi 10 sau 20), păstrați-le în sus. Nu schimbați o parte și introduceți numere ca cuvinte (cum ar fi zece sau douăzeci). Fii consistent.
- Nu lăsați coloane în tabel.
- Pentru a crea o listă, tabelul trebuie să aibă cel puțin două coloane.
Crearea unei liste în Excel
Folosirea opțiunii Filtru
Odată ce datele au fost introduse corect într-o masa cu anteturile corespunzătoare, poate fi transformată într-o listă folosind Filtru opțiune.
- Selectați o singură celulă din masă.
- Alege Acasă> Sortare și filtrare> Filtru din fila Acasă.
- În tabelă se vor afișa acum săgeți mici de scădere în dreptul fiecărui antet.
Gestionarea listelor dvs. de date
- Vor apărea săgeată în jos în dreptul fiecărui nume de câmp care deschide meniurile derulante atunci când se face clic pe acesta.
- Meniurile drop-down conțin opțiuni pentru sortarea listei cu oricare dintre numele câmpurilor și pentru căutarea în listă a înregistrărilor care corespund anumitor criterii.
