În calitate de membru al genului Y, cunoașteți (sperăm) cele mai importante reguli de etichetă prin e-mail: păstrați-l scurt și dulce și nu puneți nimic într-un e-mail pe care nu l-ați dori să îl transmiteți bunicii, șefului vostru, sau altul semnificativ.
Dar, uneori, partea cea mai lipicioasă despre scrierea unui e-mail nu este deloc conținutul - este cum să începeți și să îl terminați. Mai ales la locul de muncă, nu este întotdeauna la fel de simplu ca să începi cu „Dragă Joe” și să te înscrii cu „Mulțumiri, Kelly”.
Așadar, atunci când creezi un mesaj către un manager de angajare, un executiv sau chiar șeful tău, iată cum să te asiguri că îți dai cel mai bun cyber-foot înainte - de la început până la sfârșit.
1. Un e-mail de la cine?
Primele lucruri: este timpul să vă retrageți contul de e-mail „[email protected]”. Într-adevăr. Nu este drăguț sau creativ, este neprofesional. Dacă utilizați un cont de e-mail pentru alt motiv decât să discutați cu prietenii de la colegiu, folosiți o adresă care încorporează prima și ultima inițială sau numele și lăsați-o la acel lucru. De asemenea, aveți grijă când utilizați numerele 0 sau 1 de pe adresa dvs. de e-mail; poate fi greu să le spunem în afară de o litere majusculă O sau minusculă L.
2. Evitați să salutați Gaffes
Alegerea primului cuvânt al unui e-mail este ușor - „dragă” sau „salut” ambele funcționează în aproape orice situație. Dar poate deveni complicat după aceea. În comunicările obișnuite la locul de muncă, adresarea persoanei după prenumele său este de obicei în regulă, iar utilizarea titlurilor te poate face să arăți prea formal, îndesat sau minor.
Există însă excepții: unii executivi de nivel superior preferă „domnul” sau „doamna”, așa că merită să țineți urechea pentru a auzi cum alte persoane se adresează în mod normal lui. Și este un pariu sigur când vă întâlniți cu un medic sau profesor pentru prima dată, că ei ar prefera să fie adresați „Dr.”
Atunci când trimiteți e-mailuri pentru căutarea unui loc de muncă, este mai bine să folosiți titluri. Dar dacă nu știți sexul persoanei cu care contactați, nu ghiciți - mergeți doar cu prenumele. Da, Christina „Chris” Brown s-ar putea să vă ierte că l-ați sunat dl, dar ultimul lucru pe care doriți să îl faceți este să vă încurcați înainte de a intra în inima e-mailului.
În sfârșit, dacă nu aveți un nume specific destinatarului (de exemplu, trimiteți o anchetă de muncă la o adresă centrală de resurse umane), un simplu „salut” este perfect suficient.
3. Închideți cu amabilitate
S-ar putea să aveți linia de închidere a e-mailului preferat, dar ar trebui să luați în considerare întotdeauna relația dvs. cu corespondentul și motivul pentru e-mail atunci când vă deconectați. Iată o privire rapidă asupra unor linii de etichete utilizate frecvent și a mesajului pe care îl transmit:
Cu sinceritate: Acesta este un sentiment universal de închidere și 100% adecvat în majoritatea situațiilor, dar poate fi văzut ca fiind un pic îndesat sau de-a dreptul de corespondență cu cineva pe care îl cunoști bine.
Salutari: Aceasta fraza este profesionala, dar cu o oarecare caldura. Este comun pentru e-mailurile de afaceri care sunt mai puțin formale, cum ar fi între colaboratori care lucrează oarecum frecvent împreună. Acest lucru poate fi redus în continuare la „Salutări” atunci când trimiteți prin email cuiva cunoscută.
Cel mai bun: această abonare este dezbătută pe scară largă și este văzută ca totul, de la sincer la trite, în funcție de filtrul destinatarului. Este pur și simplu o versiune scurtată de „Salutări bune” și poate transmite sentimente pozitive. Dar, poate fi, de asemenea, interpretat greșit ca inautent dacă nu aveți o relație anterioară unu la unu cu persoana pe care o trimiteți.
Respectuos: Aceasta este o trimitere formală adecvată atunci când trimiteți un e-mail către CEO, președinte al consiliului sau un director executiv al companiei.
Fundal: Cu siguranță aceasta este o închidere socială, nu una profesională. Trimite mesajul de prietenie și interes autentic, dar cu un nivel de familiaritate cel mai bine păstrat în raport cu corespondența profesională.
Salutări calde: Aceasta este o versiune mai formală a „cu drag”, dar este încă cea mai potrivită pentru e-mailurile sociale.
Cu adevărat: Adesea considerată un pic îndesat pentru e-mail, această închidere poate fi folosită cel mai bine pentru corespondența mai formală, cum ar fi o scrisoare tipărită.
4. Faceți semnătura dvs. utilă
Asigurați-vă că linia dvs. de semnătură listează elementele de bază: numele complet, titlul, numele companiei și informațiile de contact, inclusiv numerele de telefon și e-mailul. Logo-ul companiei poate fi, de asemenea, un plus plăcut din punct de vedere estetic.
Când trimiteți e-mailuri legate de căutarea unui loc de muncă, utilizați numele și informațiile de contact. Cu toate acestea, fiți atenți la informațiile de contact pe care le oferiți - dacă nu doriți că potențialii angajatori care apelează linia dvs. recepționerul uneori, atunci nu dați acest număr. Și dacă utilizați Facebook, Twitter și LinkedIn profesional, este bine să includeți și aceste informații.
Uneori, veți vedea e-mailuri care includ ghilimele sau părțile ingenioase ca parte a semnăturii - dar continuați cu precauție înainte de a vă gândi că a ta are nevoie de acest tip de upgrade. E-mailurile de afaceri trebuie să conțină doar așa: afaceri. Semnătura dvs. nu este locul pentru a vă convinge convingerile sau interesele personale.
Când mergeți la un mesaj de e-mail, asigurați-vă că acordați la fel de multă atenție liniei dvs. de deschidere și închidere, precum și restul conținutului. Nu lăsați un ambalaj evitat să înnebunească sau să distragă destinatarul înainte ca acesta să ajungă la cea mai importantă parte a e-mailului dvs. - mesajul.
