Având în vedere că e-mailul este forma principală de comunicare în majoritatea birourilor, nu ne alegem întotdeauna cuvintele scrise la fel de înțelept. Mai ales atunci când încercăm să trecem rapid printr-o cutie primită la pachet sau să răspundem la mesaje între întâlnirile de pe telefoanele noastre, este ușor să fii enervant, abraziv sau pur și simplu nepoliticos fără să ne dăm seama. Cu doar câteva cuvinte tastate (sau omise), un e-mail rapid poate trece de la un mesaj prietenos la un dezastru total.
Ei bine, este timpul pentru o intervenție prin e-mail. Iată câteva dintre cele mai frecvente erori la locul de muncă pe care le facem în mod inconștient - și câteva strategii de rezolvare rapidă pentru a le evita în viitor.
1.
Ați primit vreodată un mesaj de e-mail cu doar un subiect? Am văzut că sunteți la telefon - sunați-mă când aveți o șansă sau Unde este raportul dvs. de sfârșit de lună? Da - și, probabil, ai găsit-o descurajatoare, enervantă sau ambele. Nu uitați, indiferent dacă sunteți asociat sau manager, e-mailurile și texturile nu sunt același lucru - și nu vor fi niciodată. Și un e-mail cu un subiect scris ca un text va trimite întotdeauna același mesaj: nu meritați timpul meu.
Fix rapid: cu toții avem zile nebune la birou, când trebuie doar să atingeți baza cu un coleg sau să raportați direct fără să scrieți un roman. Deci nu. Utilizați un subiect de unu sau două cuvinte, cum ar fi Întâlnirea sau sfârșitul lunii, cu o linie rapidă sau două în mesajul dvs.:
Această abordare va merita mereu și pentru totdeauna 15 secunde în plus.
2.
Când aveți un proiect sau un raport important pe care îl discutați prin e-mail, scrieți cuvinte complete în toate majusculele ( AM NEVOIE să vă închideți până la sfârșitul zilei de astăzi ) și evidențierea, îndrăzneala sau sublinierea propozițiilor complete se pot găsi în timp ce vorbim colegilor.
Am lucrat odată cu cineva care mi-ar trimite emailuri cu NEVOIE APROBARE în roșu și toate capacele de pe mesajele ei sau cu paragrafe complete evidențiate în galben. Încerca să fie informativă și să strige detalii importante, dar abordarea ei a ieșit ca fiind excesiv de abrazivă.
Fix rapid: Utilizați titluri cu caractere îngroșate sau italicite sau puncte de tip bulet pentru a chema proiectele sau punctele importante pe care le faceți - și păstrați formatarea la câteva cuvinte, nu paragrafe întregi. Dacă vă faceți griji, cititorul dvs. poate scana printr-un e-mail și a ratat articole urgente, asigurați-vă că utilizați un subiect de e-mail informativ, cum ar fi Proiecte pentru aprobare la sfârșitul zilei. În cele din urmă, asigurați-vă că vă păstrați e-mailurile rapid și concis, ceea ce va face mai probabil ca destinatarul să primească toate informațiile necesare.
3.
Când trimiteți un e-mail înapoi la un coleg cu un indiciu util sau un detaliu care a fost trecut cu vederea într-un mesaj anterior, apăsând „răspundeți tuturor” poate face ca contribuțiile prietenoase sau sfaturile să ajungă ca fiind condescendente sau competitive, mai ales atunci când managerul persoanei este consultat. (Copierea șefului cuiva prin e-mail cu o corecție este practic același lucru cu a-i oferi critici constructive în timp ce șeful ei stă chiar acolo - este apreciat de exact nimeni.)
Fix rapid: Dacă aveți o sugestie pentru expeditor, trimiteți-o prin e-mail direct, în mod ideal, pe un fir diferit, astfel încât nu există riscul să lovești accidental „răspundeți la toate”. Mai bine, ridicați telefonul! Un apel rapid de telefon simplifică clarificarea detaliilor - fără riscul de a jigni pe nimeni.
4.
Știu, când te grăbești de timp și alimentezi prin căsuța de e-mail, poate părea un pas inutil pentru a tasta Mulțumiri, numele tău , mai ales când semnătura ta e-mail acolo. Ei bine, fă-o oricum. Încetarea unui e-mail fără numele tău este asemănătoare cu a te îndepărta de o conversație fără a-ți lua rămas bun. Te face să pari grăbit și plin de viață și este nepoliticos.
Fix rapid: adăugați mulțumiri și numele dvs. la semnătura dvs. de marcă și configurați-l pentru a popula automat e-mailul dvs. când ați trimis trimiterea. Înscrierea într-un mod prietenos și profesionist se va face de fiecare dată - fără a fi nevoie să faceți ceva.
5.
Trimiterea de e-mailuri pe care nu doriți să le vadă managerul dvs. vă poate pune într-o legătură profesională dacă e-mailul este trimis. Și da, asta ar trebui să se înțeleagă, dar se întâmplă tot timpul. Un prieten de-al meu a lucrat cu o femeie care s-a plâns de ea într-un lanț de e-mail și a ghicit ce? În cele din urmă, acel e-mail a ajuns în căsuța de e-mail.
Amintiți-vă, de asemenea, că e-mail-ul companiei este proprietatea companiei și este considerat un joc corect dacă Resursele Umane decide că au nevoie de acces la contul dvs. Sfaturi pentru un coleg, plângeri cu privire la colegii dvs. de muncă sau detalii despre planurile dvs. de weekend nu ar trebui să vă lăsați niciodată .
Fix rapid: Fii profesionist consumat și pretinde că șeful tău este bcc'ed la fiecare e-mail trimis. Sfarsitul povestii.
