Dacă sunteți angajat în prezent - și un om - atunci știți despre marea încetare a e-mailului. Obțineți mai mult decât puteți răspunde în fiecare zi și de multe ori vă împiedică să vă faceți „treaba reală”. Dar, în această lume modernă, să fii în vârful căsuței de e-mail este o necesitate dacă îți vei impresiona șeful și vei merge mai departe.
Acum, mulți oameni apreciază cât de bine gestionează e-mailul prin numărul de e-mailuri pe care le accesează. „Am petrecut trei ore în această după-amiază și am răspuns la 120 de e-mailuri” este cauza pentru celebrarea și drepturile de lăudat în majoritatea birourilor. Dar în cele mai multe cazuri, aceasta este o greșeală uriașă.
Adevărul este că există trei tipuri de e-mailuri:
Atunci când se confruntă cu un bloc de timp pentru a-și ataca cutiile de e-mail, majoritatea oamenilor încep cu rapidii. Este satisfăcător să le scoți din drum, numărul total de e-mailuri din căsuța de e-mail scade cu mult mai mult și nu necesită prea multă putere de creier.
Însă ar trebui să adopți abordarea opusă. Este metafora de rocă veche, pietricel, nisip: Imaginează-ți că ți se oferă un borcan de sticlă reprezentând timpul tău, precum și roci, pietricele și nisip. Singura modalitate de a obține totul este să începi cu cele mai mari lucruri: stâncile tale. Dacă vă umpleți mai întâi borcanul cu nisip, nu veți mai încadra totul.
În termeni de e-mail, asigurați-vă că nu vă umpleți borcanul cu nisip răspunzând la e-mailuri rapide și ușoare - nu veți ajunge niciodată la cele mai importante. În schimb, atunci când vă confruntați cu un interval de timp de două ore, ar trebui să începeți întotdeauna cu e-mailuri care necesită 30 de minute sau mai mult și să obțineți cel puțin una sau două dintre cele efectuate înainte de a le face pe cele mai rapide. Pe de altă parte, dacă aveți doar 15 minute înainte de următoarea întâlnire, acesta este momentul perfect pentru a scoate e-mailuri rapide din drum.
Cel mai simplu mod de a implementa perfect această strategie în viața de zi cu zi este să adăugați două etichete (sau filtre în Gmail): „răspuns rapid” și „necesită timp concentrat”. Prin urmare, e-mailurile care nu sunt etichetate ar intra în categoria de mijloc, necesitând cinci până la 30 de minute.
Când știți că aveți un bloc solid de timp neîntrerupt, începeți prin deschiderea folderului dvs. de timp focalizat și decideți care dintre cele mai trebuie să vă confruntați. Recunoașterea cât de rare sunt acele blocuri mari de timp este cheia succesului: când ai unul, profită din plin de el! Și data viitoare ai la dispoziție câteva minute de așteptare în așteptarea autobuzului sau în linie pentru cafea, deschideți folderul „răspuns rapid” în loc să verificați Instagram.
