Indiferent dacă încercați să vă impresionați noul șef sau că faceți o promoție, poate fi greu să spuneți că nu lucrați mai mult. Până la urmă, vrei ca toată lumea să-ți vadă atitudinea muncitoare, provocatoare, acceptantă, susținută pentru orice. Din nefericire, fiecare proiect nou pe care îl acceptați are un termen limită - și înainte de a-l cunoaște, abia mai poți ține capul deasupra apei.
Când simțiți că proiectele încep să se strecoare prin fisuri sau pur și simplu nu puteți da tot ce este mai bun pentru că sunteți prea subțiri, luați ceva timp pentru a aborda situația înainte ca lista de activități să obțină cel mai bun dintre voi. Iată câteva moduri de a aborda un volum de muncă copleșitor și de a reveni pe cale.
1. Creați o Schedule
Păstrați un program principal pentru toate termenele finale, prin configurarea unui calendar pe iCal sau Google Calendar sau folosind un planificator frumos (îmi place setarea caietelor săptămânale ale lui Moleskine). Să vezi totul într-un singur loc te poate ajuta să îți prioritizezi timpul, deoarece vei ști exact ce se întâmplă, cu zile și săptămâni înainte.
Dar nu te opri aici - trucul pentru a-ți organiza timpul este să îți dezamăgiți proiectele în mini-obiective care vor fi mai ușor de atins. Obiectivele mici și realizabile vă vor ajuta să treceți peste proiecte dificile și să rămâneți pe calea cea bună.
De exemplu, planificarea unui eveniment de lucru mare necesită coordonarea unui număr de grupuri, atât în interiorul cât și în afara biroului. În loc să stabiliți un termen limită mare la data evenimentului, programați-l în sarcini mai mici în săptămânile premergătoare evenimentului, cum ar fi să vă asigurați că furnizorul dvs. are meniul dvs., să finalizați numărul corect al participanților și să faceți dovada și să imprimați fișele. Îndeplinirea acestor mini-obiective pe parcurs vă va asigura că nimic nu va rămâne până în ultimul moment.
2. Rămâneți în alertă
Configurarea programului principal este doar jumătate din luptă - cealaltă jumătate îl folosești de fapt. Dacă nu ai obișnuința să îți verifici zilnic calendarul, este posibil să ai nevoie de o mică apăsare în direcția corectă, așa că, după ce ai stabilit termenele pentru tine, stabilește și unele alerte. O fereastră pop-up pe computer sau telefon poate fi un memento rapid despre ce apare (consultați aplicații precum 2Do, Wunderlist și Todoist) sau, dacă utilizați un planificator de hârtie, setați alerte vizuale cu Post-Its reamintindu-vă a ceea ce se întâmplă în săptămâna viitoare.
Aceste alerte ar putea include puncte de verificare pentru termene mari (de exemplu, la jumătatea punctului până la data scadenței proiectului, puteți seta o alarmă pentru a vă asigura că cereți supraveghetorului dvs. să revizuiască un proiect al raportului dvs.) sau doar mementouri generale de zi cu zi. (de exemplu, setarea de alerte pentru luni și miercuri, astfel încât să vă asigurați că sunteți pe cale înainte de a rămâne fără timp la sfârșitul săptămânii de lucru).
3. Organizează-l
Când lucrezi la mai multe proiecte în același timp, inbox-ul tău poate exploda rapid într-o mizerie copleșitoare de informații. Și în timp ce nu puteți opri fluxul de e-mailuri care intră, vă puteți menține sarcinile organizate și separate.
Încercați să adăugați foldere și codare de culori în căsuța de e-mail pentru a vă ajuta să găsiți informații importante atunci când aveți nevoie. De exemplu, creați un folder separat pentru fiecare misiune specifică la care lucrați, ceea ce vă va permite să scanați cu ușurință conversațiile sau fișierele de care aveți nevoie.
Pentru a merge cu un pas mai departe, puteți chiar să configurați o regulă în Outlook pentru a trimite e-mail de la anumite adrese sau cu anumite fraze din linia de subiect către folderele specificate pe care le-ați creat. Gmail face același lucru dacă configurați un filtru. Oricare dintre cele două metode vă permite să pre-sortați inbox-ul, astfel încât nu trebuie să petreceți timp prețios cernând mizeria!
4. Scoateți lucrurile mici din drum
Sunteți responsabil de rapoarte repetate sau foi de calcul care trebuie să apară săptămânal sau lunar? Pentru a economisi timp și energie (și a elibera spațiu valoros pe lista dvs. de activități deja aglomerate), creați un șablon pentru fiecare raport, în loc să începeți de la zero de fiecare dată.
Primești în permanență e-mailuri adresând întrebări similare? Creați răspunsuri conserve în Gmail sau păstrați un document Word pe desktop cu răspunsuri la probleme comune (de exemplu, cum să folosiți site-ul dvs. FTP, pe cine să contactați pentru serviciul clienți sau datele pentru expozițiile viitoare). Dacă aveți ceva din care puteți tăia și insera cu ușurință, faceți ca răspunsul la e-mailurile de rutină să consume mai puțin timp.
A face lucrurile mici din timp și a le face cât mai eficient, vă oferă mai mult spațiu pentru a lucra la proiecte complexe.
5. Țineți-vă la curent
Puneți-vă deoparte cu câteva minute înainte de a pleca seara pentru a privi înapoi programul și actualizați-l cu progresul dvs. zilnic (chiar și a face acest lucru săptămânal este un mare ajutor!). Nu prea am terminat o sarcină? Mută-l în ziua următoare sau la următorul interval de timp pe care l-ai programat pentru acel proiect special. De asemenea, vă ajută să aveți timp liber programat în fiecare zi (sau chiar doar o dată pe săptămână), ceea ce vă va permite să fiți mai flexibil dacă nu îndepliniți un mini-obiectiv și trebuie să vă rearanjați programul.
Fii atent la ceea ce te-ai descurcat în fiecare zi nu numai că te poate ajuta să nu te simți copleșit, ci te poate ajuta, de asemenea, să evaluezi cât timp ai nevoie într-adevăr pentru un anumit proiect sau sarcină. Și știind asta, veți identifica exact cât puteți prelua în viitor!
6. Vorbeste despre partajare
Dacă începeți să vă dați seama că unele dintre mini-obiectivele dvs. nu sunt realizate pentru că nu este suficient timp, deoarece alte proiecte au prioritate sau pentru că noile responsabilități continuă să aterizeze pe biroul dvs., este posibil să fie timpul să discutați cu dvs. supraveghetor despre redistribuirea unei activități.
Acesta este un alt motiv pentru a avea un program detaliat al proiectelor dvs. planificate zilnic și săptămânal este crucial: Dacă aveți o idee clară despre ce trebuie făcut și în ce interval de timp, șeful dvs. poate vedea cu ușurință ce este pe placa dvs. Apoi, împreună, puteți determina ce este cel mai important să rămâneți pe lista de activități imediată și ce poate fi împins înapoi sau delegat altcuiva.
Da, poate fi greu să dai drumul, dar este întotdeauna mai important să împărtășești volumul de muncă cu restul echipei tale și să-ți faci termenele decât să încerci să demonstrezi că poți face față tuturor și nu chiar să ajungi acolo.
În cele din urmă, când începi să simți că o pierzi, inspiră. Amintiți-vă, controlul înseamnă să vă mențineți organizat și să fiți sincer cu privire la ceea ce vă puteți ocupa.
