„Nu îți verifici tot timpul e-mailul!”
Ai mai auzit-o și o vei auzi din nou ca o modalitate de a-ți îmbunătăți productivitatea și a înceta să mai fii un sclav al intrării tale.
Evident, totuși, așa este mai ușor spus decât făcut. Mulți dintre noi primim sute de e-mailuri pe zi (chiar și o oră!), Ceea ce face din ce în ce mai dificil să retrogradăm răspunsul la o anumită oră a zilei.
Cu toate acestea, știința susține acum noțiunea că trebuie să te descarci cu adevărat din contul de e-mail pentru a fi mai productiv la tot ceea ce faci. Într-o piesă recentă pentru The New York Times , Daniel J. Levitin, profesor la Universitatea McGill, a discutat despre munca sa cu colaboratorul Vinod Menon. Cei doi au descoperit că, datorită circuitelor creierului, oamenii schimbă în mod constant între două stări de conștientizare: fiind fie pozitivi pentru sarcini (concentrându-se activ pe o sarcină la îndemână), fie negativi pentru sarcină (rătăcind sau răzbătând ziua). „Căutarea” prea rapidă între aceste două rețele vă poate lăsa creierul simțindu-se „amețit” și incapabil să se angajeze în ambele stări. Și când ești cel mai probabil în această situație confuză? Când sunteți pe social media sau navigați pe web.
Mai interesant, cei doi au descoperit că știința susține vechile sfaturi: într-adevăr nu faceți mare lucru când verificați e-mailul tot timpul. De ce? Deoarece distragerea îți suprimă capacitatea de a te împrăștia cu adevărat într-o stare sufletească sau pe cealaltă.
Levitin scrie: „Un e-mail pe care știi că stă acolo, necitit, poate să șteargă resursele atenționale, în timp ce creierul tău continuă să se gândească la asta, să te distragă de la ceea ce faci. Ce ar putea fi în el? De unde e? Este o veste bună sau o veste proastă? Este mai bine să lăsați programul de e-mail oprit decât să auziți acest ping constant și să știți că ignorați mesajele. "
Care este soluția Levitin și Menon pentru a răspunde la e-mail, dar să nu-l lași să preia viața ta? Tratează-l ca orice alt proiect sau sarcină individuală și pune deoparte ora specifică pentru e-mailurile din ziua ta. Și dacă asta sună greu (dependenții de e-mail se unesc!), Iată câteva moduri simple de a te scoate din curierul de intrare și de a programa timpul de răspuns real al e-mailului.
1. Dezactivați notificările Push
Așa cum a menționat Levitin în articolul său, notificările apăsate pe telefon îți pot crește foarte mult anxietatea de a lăsa mesajele de e-mail fără răspuns (la urma urmei, auzirea că ping-ul la fiecare cinci secunde distrage atenția). Deci, preia controlul. Dezactivați notificările dvs. push și verificați-vă e-mailul doar atunci când sunteți gata să o angajați.
2. Dezactivați e-mailul
Dacă tot verificați constant e-mailurile pe telefon, nu faceți decât să luați conturile de e-mail pentru a nu fi tentat să aruncați o privire rapidă între întâlniri sau în timpul prânzurilor de afaceri.
3. Timpul de blocare
Ca orice alt proiect sau întâlnire obișnuită, blocați zilnic timpul pentru a cheltui răspunsuri la e-mail fără întrerupere. Puneți-l în calendarul dvs. și respectați-vă ora la care v-ați dedicat răspunsurile prin e-mail
În plus, intrați într-o rutină pentru timpul dvs. de e-mail și pregătiți-vă așa cum doriți pentru o întâlnire sau un proiect. Închideți file și documente pentru alt proiect. Lipiți căștile și ascultați o listă de redare cu răspuns la e-mail. Doar asigurați-vă că vă repetați pașii de fiecare dată.
4. Instalați aplicații de gestionare
După ce aveți programat timpul regulat de e-mail, asigurați-vă că este cât se poate de productiv și eficient. Instalați aplicații precum Căsuța poștală (ceea ce face ca modul dvs. de intrare să fie mai ușor de utilizat) sau Jocul de e-mail (care vă provoacă să treceți cât mai rapid prin e-mailurile fără răspuns). Cu cât devii mai eficient, cu atât vei putea să-ți maximizezi timpul.
Ești îngrijorat că oamenii se vor enerva cu faptul că nu sunt disponibili prin e-mail 24/7? Când vor vedea cât de productiv ești, probabil că nu va conta un pic. Și dacă toate celelalte nu reușesc, spuneți-le doar că este știință.
