Când vine vorba de e-mailuri, tind să fiu destul de curat.
Trăiesc cu o teamă intensă de a ieși la fel de direct sau de rece și există ceva în legătură cu toate acele cuvinte în plus, frumuseți și (în mod jenant), puncte de exclamare care mă fac să sun un pic mai cald și mai prietenos.
Dar iată lucrul: în cele din urmă îmi pierd timpul propriu - împreună cu timpul persoanei care îmi citește mesajul.
Nimeni nu vrea să-și cheltuiască energia prețiosă mentală vadând prin puf pentru a ajunge la punctul tău. Așadar, dacă aveți un punct moale în inima dvs. pentru vorbirea mică și limbajul înflorit, ca mine, cum puteți reuși să vă dezabonați propriile mesaje în ceea ce contează cu adevărat?
Iată patru sfaturi acționabile care m-au ajutat:
1. Decupați cuvintele și expresiile umplute
Șansele sunt mari să stropești fraze de umplere în e-mailurile tale.
Nu mă credeți? Scrieți un e-mail către un coleg și uitați-vă de câte ori ați inclus cuvintele „cred”. În timp ce asta vă ajută să vă înmuiați limba, nu este absolut necesar. Se presupune că asta crezi, din moment ce tu ești cel care scrie mesajul.
Aceeași regulă este valabilă pentru un cuvânt de genul „doar”. Cu toții îl piperim aici și acolo. Dar, în majoritatea cazurilor, acesta ar putea fi tăiat complet.
Când vine vorba de filtrarea oricărui alt dezordine care s-ar putea ascunde, mai există încă un sfat de la fostul meu instructor de jurnalism care încă rămâne cu mine: Uită-te unde ai inclus virgule. De multe ori, ei urmează un calificativ pe care îl puteți șterge. Știi, lucruri de genul „Inutil să spun”, „Totuși”, „Într-adevăr” sau chiar acel „Știi” pe care l-am folosit pentru a începe chiar această propoziție.
2. Folosiți Bullet Points
Includerea contextului necesar este un lucru. Dar, mai ales în e-mailuri, este tentant să mergi peste bord și să îți umplezi mesajul cu tot felul de detalii irelevante.
Acesta este motivul pentru care folosirea punctelor glonț poate fi atât de utilă - ele te obligă să fii mult mai concis și mai direct cu scrierea ta. Provocați-vă să identificați dacă există paragrafe care ar fi mai bine transformate într-o listă scurtată.
Deși nu doriți ca întregul dvs. e-mail să fie o listă aparent nesfârșită de puncte de glonț, ruperea unor bucăți mai mari de text în jos poate ajuta la reducerea notei dvs. (și mult mai organizată).
3. Consultați Persoanele la documentele relevante
Din când în când, informațiile pe care încercați disperat să le adăugați în e-mailul dvs. au fost deja înregistrate în altă parte - indiferent dacă este vorba despre un document, o prezentare, un site web sau altceva în întregime.
Nu este nevoie ca tu să reinventezi roata. Așadar, dacă puteți săpa o resursă suplimentară care deja împărtășește toate informațiile care trebuie cunoscute, adresați-vă destinatarul la asta - în loc să încercați să o rezumați.
4. Sariți la Small Talk
Dacă sunteți ceva ca mine, ați aruncat o privire la acest sfat și v-ați gândit că glumiți pe mine? Sărind acele plăceri mă va transforma cu siguranță în monstrul de la birou!
Ajung de unde vii - prefațarea fiecărui mesaj cu o întrebare prietenoasă pare a fi un lucru politicos. Dar, de cele mai multe ori, oricum trece complet fără răspuns. Este acea parte total inutilă pe care majoritatea oamenilor o glumesc chiar deasupra.
Simțiți-vă liber să vă păstrați într-un mod rapid și plăcut „Sper că vă descurcați bine!” Cu toate acestea, este probabil cel mai bine să apăsați butonul backspace pe orice altceva dincolo de asta.
Aceste trucuri în acțiune
Doriți dovada că aceste sfaturi funcționează de fapt? Aruncați o privire la exemplele de mai jos pentru a vedea cum al doilea e-mail primește același punct ca și primul - cu mult mai puține cuvinte.
- Numărul vânzărilor din acest trimestru este în scădere. Cum putem prezenta asta într-un mod care nu este prea negativ?
- Prezentarea ar putea fi mai puternică dacă am plasa comanda. Tu ce crezi?
Primul e-mail este de 198 de cuvinte. Al doilea? Este vorba de 93 de cuvinte concise și simplificate - ceea ce înseamnă că primul mesaj a fost mai mult de două ori lungimea celui de-al doilea.
Fiți avertizați că un mesaj va fi mai ușor de aplicat aceste tactici decât altora. Și, probabil, nu veți putea împărți fiecare pe care scrieți pe jumătate.
Dar nu lăsa asta să te descurajeze. În schimb, amintiți-vă că actul pur de a încerca să fie mai eficient și mai eficient în comunicarea dvs. scrisă este cu adevărat ceea ce contează cel mai mult. Atâta timp cât este ceva de care continui să fii conștient, e-mailurile tale vor continua să se îmbunătățească.
