„Scapă de toată hârtia.”
Am fost manager de proiect care lucra la Primăria orașului New York și aceasta a fost sarcina pe care mi-a fost îndeplinită. Într-o birocrație cu sute de mii de angajați, mii de procese bazate pe hârtie și un buget limitat pentru tehnologii noi, mi s-a cerut să elaborez un plan de digitalizare aproape tot.
Acesta a fost un proiect descurajant, dacă aș fi văzut vreodată unul. Era, de fapt, aproape imposibil, având în vedere constrângerile în care lucram. Dar nu puteam să-mi arunc mâinile în sus și să spun nu. Aveam o treabă de făcut și trebuia să încep undeva.
Proiectul Eliminarea hârtiei nu a fost un succes necalificat. De fapt, era mai aproape de un eșec necalificat. Dacă mergeți astăzi în orice birou din orașul New York, cu siguranță veți găsi hârtie îngrămădită pe birouri, în căsuțe și ieșiri și reciclați coșurile.
Totuși, proiectul m-a învățat mai multe despre cum să încep o sarcină copleșitoare decât orice succes pe care l-am avut vreodată. Iată cum am învățat să iau ceva aparent insurmontabil și să îl abordez în bucăți de dimensiuni mușcate.
1. Faceți bilanțul imaginii mari
New York City are zeci de departamente, fiecare având zeci de divizii, fiecare având propriile sale procese interne. Există hârtie care există deja în dulapurile și casetele de fișiere, iar hârtia încă trebuie creată atunci când clienții și angajații completează formulare și aplicații. Mi-a fost imposibil să știu de unde să încep înainte de a face bilanț al tuturor proceselor de creare a hârtiei acolo. Care au generat cea mai mare hârtie? Care dintre ei s-au împrumutat digitalizării și care au avut factori complicatori, cum ar fi nevoia de a accepta bani? Care ar produce cea mai mare bătaie pentru cea mai joasă bancă?
Am petrecut câteva săptămâni solide, consultând fiecare departament, pentru a mă bucura de sfera efortului. Efectuarea acestei evaluări inițiale vă poate ajuta să vă definiți domeniul de aplicare, precum și ceea ce aparține în interiorul sau în afara acesteia. Vă poate ajuta să comunicați celor mai înalți amploarea sarcinii și să obțineți feedback despre ceea ce le pasă cel mai mult. Și vă ajută să vă navigați spre un punct de plecare logic.
2. Găsiți un exemplu de succes la o scară mai mică
În cazul Eliminării hârtiei de proiect, Departamentul de Sănătate a întreprins recent un proiect de reducere a hârtiei, determinat de o mutare la birou. Nu voiau să ia toate documentele pe care le aveau, dacă nu trebuiau, dar nu știau care să le ia și care să le lase în urmă. Așa că au implementat un proiect cu mai multe faze: Definiți ce trebuia reținut legal, distrugeți ceea ce nu și scanează orice pentru care nu a fost necesară o copie tipărită. Au pus în aplicare tehnologia și personalul pentru a face acest lucru, și au avut rezultatele pentru a arăta pentru asta.
O singură dimensiune nu se potrivește întotdeauna și apar noi considerații atunci când crești scara unui anumit proiect. Dar un exemplu de succes nu numai că oferă metode dovedite pentru a atinge același obiectiv pe care trebuie să îl atingeți, ci vă poate permite să învățați și din eșecurile celorlalți. Oferă un model pe care îl puteți folosi ca punct de plecare. S-ar putea să fie nevoie să o modificați, să o extindeți sau să o adaptați pentru a se potrivi propriilor obiective, dar este mai ușor să reacționați la ceva decât să porniți de la o pânză complet goală.
3. Identificați fructele cu agățat redus
Da, „fructele cu agățat redus” se află cu siguranță pe o listă de jargon de birou suprautilizat undeva, așa că haideți să-i spunem cum este: chestii ușoare. Lucrurile care costă cel mai puțin și necesită cel mai puțin timp de făcut. În cazul Eliminării hârtiei de proiect, acest lucru a însemnat lucruri precum scăparea documentelor învechite, crearea de formulare online simple și eliminarea înregistrărilor de până la datele de expirare.
Există câteva motive pentru a începe cu lucrurile ușoare. În primul rând, vă oferă câteva crestături pe curea. Această senzație de mișcare înainte, minimă ar fi, este un câștig psihologic important. Îți oferă impuls, combustibil pentru munca mai dificilă care urmează. Și în al doilea rând, vă permite să demonstrați progrese față de părțile interesate ale proiectului, generând credință în capacitatea dvs. de a vă livra în fazele viitoare de lucru.
4. Stabiliți-vă cele mai mari obstacole
Chiar dacă bifați puținele succese, este important să luați senzația unei provocări imposibil de viitoare și să o spargeți în obstacole concrete. Fără a le numi, este mult mai dificil să dezvolți strategii pentru a le depăși. În lumea eliminării hârtiei, un obstacol a fost complexitatea captării datelor introduse într-un formular online, iar un altul a fost adecvat cerințelor legale pentru semnăturile electronice.
Eliminarea acestor obstacole ar putea duce la descoperirea faptului că un obstacol perceput nu este o provocare atât de mare pe cât v-ați asumat inițial. În mod alternativ, ar putea scoate la iveală un blocaj rutier major pe care l-ai crezut anterior minor. Știind care sunt obstacolele devreme, vă va împiedica să fiți orbi atunci când sunteți deja adânc în genunchi. De asemenea, vă poate ajuta să aliniați resursele de care aveți nevoie pentru a le aborda, indiferent dacă este vorba de sprijin politic, finanțare sau îndrumare expertă.
5. Fază de lucru
Filozoful chinez Lao Tzu spunea celebrul: „o călătorie de o mie de mile începe cu un singur pas.” Este, de asemenea, adevărat că o călătorie de o mie de mile constă din patru călătorii mai mici de 250 de mile sau 10 călătorii de 100 de mile. Împărțirea proiectului tău în faze ușor de gestionat îl face mult mai puțin descurajant. Și vă oferă repere interimare realiste pentru a viza între pasul unu și pasul făcut.
Încercând să digitalizeze procesele pe hârtie în guvernul orașului New York, au existat mai multe opțiuni pentru eliminarea treptată a lucrărilor. O abordare a fost abordarea unui anumit număr de departamente la un moment dat. Un altul a fost să înceapă prin a determina ce hârtie ar putea fi eliminată, să continue prin implementarea tehnologiei pentru digitalizarea acesteia și să închei prin instruirea personalului și publicitatea noii tehnologii către clienți. Cel mai logic mod de a elimina treptat o cantitate copleșitoare de muncă va varia în funcție de natura operei însăși, dar merită întotdeauna să te ocupi înainte de a intra prea mult în adâncime.
6. Stabiliți așteptări
Orice ai face, nu promite prea mult ceea ce nu ești sigur că poți oferi. Cereți ce aveți nevoie pentru a face asta. Și dacă nu o puteți obține - indiferent că este vorba despre oameni, bani sau tehnologie - atunci explicați modalitățile care v-ar putea afecta cronologia. Uneori, un executiv va cere ceva fără o înțelegere nuanțată a activității necesare pentru realizarea acesteia, dar, odată ce ați reunit evaluarea și a identificat obstacolele, sunteți în situația de a comunica această nuanță.
Să scuturi din cap și să alergi în cealaltă direcție este o reacție comună și uneori justificată la cele mai copleșitoare proiecte. Dar este garantat să te ducă nicăieri. Chiar și cea mai descurajantă sarcină poate fi cuprinsă de perspectivele corecte, de o înțelegere solidă a lucrărilor care urmează și de un set de repere realiste și realizabile pe care să le verificați de-a lungul drumului.
