Dacă vedeți întâlnirile ca fiind un rău necesar de suferit, este posibil să lipsiți de cadrul ideal pentru a vă arăta abilitățile de leadership.
După cum explică Luann Pendy, vicepreședinte al calității globale la Medtronic, „Întâlnirile sunt cea mai mare oportunitate de a fi vizibili și de a arăta organizației dvs. ceea ce aduceți la masă.”
Pendy ar trebui să știe. Ea supraveghează operațiile de calitate și este însărcinată să se asigure că dispozitivele medicale pentru pacienții din întreaga lume sunt de cea mai înaltă calitate și fiabilitate. „Întâlnirile sunt modul în care lucrăm, ” continuă ea. Dar ea nu este întotdeauna cea care cheamă împușcăturile. „Îmi petrec cea mai mare parte a timpului participând la întâlniri, mai degrabă decât la conducerea întâlnirilor. Îmi fac obiectivul meu să fiu un bun participant la întâlnire, deoarece atunci liderii vor ca eu să vin la întâlnirile lor pentru a-i ajuta. ”
Consideră că, pentru a fi recunoscut ca lider în viitor, va trebui să oferi dovezi că ești capabil să furnizezi mult mai mult decât îți solicită fișa postului. După cum precizează Pendy, „Îți poți folosi timpul în ședințe pentru a-ți arăta eficiența, inteligența și abilitățile de conducere.” Este greu de arătat acel potențial atunci când stai la o stație de lucru, îndreaptă-te în jos, îți faci treaba.
A vorbi și a contribui la întâlniri poate fi cea mai bună ocazie pentru a schimba percepția altora despre tine: de la tactician la strateg, de la realizarea sarcinilor la agentul de schimbare și de la făcător la lider. Cu colegii de echipă, cu conducerea și, ocazional, cu lideri cheie în sală, întâlnirile sunt o platformă personalizată pentru a vă forma modul în care ceilalți din organizația dvs. vă percep.
Pentru a profita de această oportunitate, iată patru dintre sfaturile de top ale lui Pendy despre cum să conduci la întâlniri, chiar și atunci când nu ești liderul întâlnirii.
1. Cunoaște-ți rolul
Înainte de întâlnire, studiați agenda și înțelegeți rolul dvs. în cadrul conferinței. Pendy recomandă luarea în considerare a mai multor întrebări cheie, de exemplu: De ce ați fost invitat la întâlnire? Cum vrea liderul să participi? Care este scopul întâlnirii? Ce se așteaptă de la tine?
Apoi, răspundeți peste aceste așteptări. „Este foarte important să vă asigurați că îndepliniți rolul așteptat de la dvs.”, adaugă ea.
De exemplu, sunteți acolo pentru a oferi o actualizare de stare din partea dvs. de afaceri? Nu spuneți doar: „Lucrurile merg bine”, când puteți aduce fapte și date pentru a vă face punctul cu o autoritate mai mare. În schimb, spuneți: „Satisfacția clienților a crescut cu 3% față de luna trecută” și oferiți-vă analiza de ce. Sau dacă sunteți un expert extern (de exemplu, ca specialist în marketing care participă la o întâlnire de inginerie), încercați să aduceți o perspectivă unică, cum ar fi campionul clienților.
Dacă nu-ți cunoști rolul, întreabă. Cel puțin, veți câștiga puncte pentru îngrijire.
2. Vorbiți
În urmă cu câțiva ani, Pendy a primit feedback că a fost percepută ca fiind greu de citit și liniștită în cadrul întâlnirilor și, în consecință, oamenilor le-a fost dificil să lucreze cu ea.
Aceste comentarii au fost ochi pentru Pendy. „M-aș duce la întâlniri și aș fi foarte amabil și respectuos”, explică Pendy. „Ascultam ce spuneau toată lumea, o prelucram și învățam”, a spus ea. Făcând acest lucru, însă, unii colaboratori au considerat că nu este angajată sau interesată de ceea ce se întâmplă.
„Așa că m-am schimbat”, povestește ea. A început să vorbească și a început imediat să primească mai multe feedback-uri pozitive. „Angajații au spus:„ Mulțumesc că m-au susținut ”. Colegii mei au spus: „Mulțumesc pentru împărtășirea gândurilor și ideilor tale”. Și conducerea a spus: „Mulțumesc pentru conducere”. ”
În loc să aștepți permisiunea sau o invitație de a vorbi, pregătește-te cu așteptarea că vei contribui. Brainstorm cel puțin trei puncte de vorbire în avans și provocați-vă să ridicați fiecare punct în timpul întâlnirii. Devine mai greu să intri în conversație pe măsură ce progresează o ședință, așa că vorbește mai devreme pentru a-ți stabili „vocea” în cameră.
Și dacă nu aveți sugestii care să adauge valoare conversației? Vorbirea pentru a pleda pentru un punct de vedere al colaboratorului sau a pune o întrebare bine gândită poate merge la fel de departe.
3. Găsiți mentori de întâlnire
Pendy sugerează găsirea unui model care să navigheze bine întrunirile. „Găsiți pe cineva din cadrul organizației dvs. care este foarte priceput cu eticheta corporativă și are succes la conducerea și participarea la întâlniri. Observă-i pentru a vedea cum contribuie comportamentul lor la succesul lor ”, oferă ea. „Veți afla multe despre cultura și eticheta organizației dvs.”
De exemplu, descoperiți câte întrebări și comentarii sunt considerate adecvate și ce este considerat în partea de sus. În unele culturi corporative, întrebările sunt mai bine primite în afara reuniunii, iar dacă lucrezi împotriva acestei etichete, vei fi dificil să reușești.
Sau, de exemplu, să zicem că vedeți o modalitate mai eficientă pentru ca o cronologie a proiectului să fie structurată. Vă ajută să știți dacă eticheta de întâlnire dictează că schimbarea trebuie făcută prin consens de grup atunci și acolo sau dacă probabil nu ar trebui să preluați timpul de întâlnire deliberând o problemă care ar putea fi tratată rapid într-o conversație privată.
Acordând o atenție deosebită regulilor nescrise și nescrise ale etichetelor de întâlnire, puteți conduce eficient evitând, în același timp, pașii greșite care vă pot afecta reputația.
4. Fii prezent
Dacă ați fost inclus în invitația de la întâlnire, este de așteptat să fiți acolo pentru a contribui. O parte importantă este aceea de a sta la masă. „De multe ori, văd că angajații tineri intră într-o cameră unde există o masă mare și lungă de conferințe și încearcă să găsească scaunul din colțul departe de masă”, a spus Pendy. „Asta nu vine pozitiv, încrezător, angajat și entuziasmat. Modul de a obține un scaun la masă este să se afișeze la timp sau devreme, astfel încât să existe un loc deschis. "
Potrivit lui Pendy, și postura dvs. este importantă. „Pune-ți coatele pe masă - ceva pe care mama ta te-a învățat să nu faci niciodată la cină”, recomandă ea. Uimit? „Când te afli într-o întâlnire de afaceri, dacă te apleci și îți pui coatele pe masă, acesta spune grupului pe care ești implicat, interesat și ai ceva de contribuit.”
Profesorul asociat de la Harvard Business School, Amy Cuddy, TED Talk a adunat peste 16 milioane de vizionări, popularizând puterea - „Wonder Woman”, care sporește încrederea în sine în timp ce crește percepția celorlalți despre autoritatea ta.
Potrivit lui Cuddy, ridicați-vă pentru a vorbi, dacă este posibil, cu picioarele confortabile, cu umerii în spate, bărbia în sus și brațele expansive, astfel încât limbajul corpului dvs. să adauge credibilitate mesajului dvs. Funcționează și atunci când este așezat; stând drept cu brațele întinse crește spațiul pe care îl ocupi, ceea ce este o demonstrație de putere.
În cele din urmă, nu părăsiți ședința fără a vă oferi voluntariat pentru a conduce ceva sau a lua un subiect de acțiune. Vă veți garanta un loc pe ordinea de zi în următoarea ședință.
