Guvernul este notoriu pentru stagnare. Când sunt rostite cuvinte precum „de ultimă oră”, acestea se referă, de regulă, la sectorul privat (sau la un rom-com-ul de patinaj de la începutul anilor ’90). Într-o industrie ca aceasta, de multe ori trebuie să te joci la capăt înainte de a putea inova. (Am experimentat acest lucru de mână atunci când am lucrat pentru a ajuta departamentele din New York să înceapă să ia plăți online - chiar până în epoca Amazonului.)
Dar dacă ați ales o carieră în guvern - sau orice altă industrie care se schimbă lent - este posibil să fiți acolo în numele progresului. Lucrând în operațiuni guvernamentale, meseria mea a fost să înlocuiesc procesele antichizate și ineficiente cu cele care au funcționat mai bine, mai repede și mai ieftin. Uneori am reușit, iar alteori am eșuat, fără echivoc. Dar eșecul nu este nimic, dacă nu un profesor eficient. Iată câteva dintre lecțiile pe care le-am învățat în urma unui guvern mai eficient care ar putea ajuta pe oricine încearcă să afecteze schimbarea în fața birocrației majore.
1. Caută practici mai bune, nu cele mai bune practici
Discuția de conducere s-a infiltrat chiar și în rândurile guvernului: „Să folosim o abordare sinergică pentru a inova spre o soluție robustă!”
Poate că favoritul dintre o lungă listă a acestor expresii obosite este ideea celor mai bune practici, o frază care se aruncă în jur ca un cowboy la rodeo. Ca manager de proiect în guvernul orașului New York, o parte din munca mea a fost să cercetez modul în care alte guverne și companii private au gestionat unele aspecte ale operațiunilor lor și să stabilească dacă vom avea ceva de câștigat prin replicarea succeselor lor. Am organizat forumuri și am redactat prezentări PowerPoint cu multă atenție, toate în numele identificării unei practici, numind-o cea mai bună și făcând jurământul să o adoptăm pentru noi înșine.
Dar, după cum mi-am dat seama, ideea că ceva este cel mai bun implică faptul că nu poate fi completată. Vă sugerează că ați căutat exhaustiv. Presupune că aplicarea unui principiu într-un cadru va funcționa la fel de bine și în alta. Noțiunea de bune practici este pe calea cea bună, dar dacă doriți cu adevărat să afectați schimbarea, va trebui să vă ajustați ținta la practici mai bune. Nu este doar semantică; este o completare completă a obiectivului.
Practicile mai bune înseamnă că, odată identificate sau implementate cele mai bune practici, munca dvs. este departe de a fi făcută. Practicile mai bune iau în considerare faptul că pentru a rămâne în fruntea jocului dvs. - indiferent dacă jocul este menținerea parcului, reducerea criminalității sau ceva mai puțin sector privat - practicile dvs. nu trebuie să înceteze niciodată să evolueze.
2. Uită-te dincolo de date
Fostul primar al orașului New York, Michael Bloomberg, a tweetat odată: „În Dumnezeu avem încredere. Toți ceilalți aduc date. ”Trăim în era procesului decizional bazat pe date. Și aceasta este în mare parte o dezvoltare pozitivă - orice nu este susținut de numere este doar o opinie, o teorie care așteaptă să fie dovedită. Problema este că adesea tratăm datele ca fapt, iar numerele, precum George Washington, sunt incapabile să mintă.
Acest lucru este departe de a fi adevărat. În primul rând, aceleași numere pot fi folosite pentru a spune povești diferite - chiar opuse -. Cum au făcut cei care au susținut interzicerea vânzării de băuturi răcoritoare de peste 16 uncii? Numere. Și cum au făcut adversarii lor? Prin utilizarea acelorași numere într-un context diferit. În timp ce Mark Twain a trimis o dată, „Faptele sunt încăpățânate, dar statisticile sunt mai flexibile.” Mai mult, nu fiecare angajat guvernamental care colectează date este un Nate Silver obișnuit. Deficiențele în colectarea și analiza datelor ne duc adesea să interpretăm greșit ce numere ar putea încerca să ne spună.
Lecția: Da, deciziile ar trebui să fie bazate pe date, dar concentrându-se exclusiv pe aceasta ascunde o parte a imaginii și este important să suplimentezi numerele reci și tari cu cercetări calitative. Dacă, de exemplu, doriți să știți cum vor fi afectate întreprinderile mici de un nou regulament, întrebați-le. Cu instrumente precum SurveyMonkey, acest tip de revizuire se poate face folosind resurse limitate. Oferă nuanță pe care datele nu o pot face și indică nuanțe de gri între alb și negru.
3. Cumpărarea este cheia
Aveți o idee, ați elaborat un plan de implementare și ați elaborat un buget. Aceasta este partea ușoară. Acum trebuie să convingi puterile care să fie pentru a campiona schimbarea. S-ar putea să apelați la această sponsorizare executivă, dar ceea ce înseamnă cu adevărat este să vă asigurați că persoanele cu autoritatea de a pune în aplicare schimbarea sunt pe deplin la bord. Cea mai bună modalitate de a obține acest tip de cumpărare este prin prezentarea unor rezultate proiectate semnificative: dolari care trebuie economisiți, hârtie care trebuie eliminată, clienți la care se ajunge la noua inițiativă. Este posibil să fi venit cu Porsche of ideas, dar chiar și un Porsche are nevoie de gaz pentru a muta un centimetru.
Dar cumpărarea de sus în jos nu este singurul tip care va deschide calea către schimbări substanțiale. Gândiți-vă la toți oamenii pe care i-ar putea atinge această schimbare și încercați să evitați orbirea acestora. Să spunem că implementați o nouă tehnologie pentru a accelera procesul prin care membrii personalului clericilor își finalizează zilnic evidența. Angajați acest personal din start, trageți-vă frustrările și ideile și încorporați-le, într-o măsură rezonabilă, în produsul final. Un grup de oameni care au fost ascultați și incluși în procesul de realizare a schimbărilor, mai degrabă decât să-l impună, este mult mai probabil să ia schimbarea în pas (și chiar să o întâmpine).
4. Caută schimbări care servesc cel mai mult, dar nu toate
Iată partea în care preiau câteva din cele spuse mai sus. Deși este important să adunați feedback de la o varietate de părți interesate pe măsură ce modelați schimbarea pe care sperați să o implementați, încercarea de a mulțumi tuturor poate fi o rețetă pentru moartea lentă și dureroasă a unei idei altfel solide. Supra-personalizarea a fost un regres deosebit de frecvent în proiectele tehnologice la care am lucrat ca manager de proiect. Cu doar cele mai bune intenții de a dezvolta cel mai bun produs posibil, echipa de multe ori s-a împiedicat de cerințele care ar dura o săptămână întreagă pentru a construi, dar numai pentru a satisface nevoile a 2% dintre utilizatori.
Uneori trebuie să scoți stiloul roșu magic și să simplifici. Gândește-te la publicul pe care îl slujești și la prioritățile principale pe care vrei să le îndeplinești. Orice lucru care te atrage ca un lux sau ca o solicitare a unui grup mic de oameni deosebit de gălăgioși, ar trebui să fie luat în considerare pentru blocul de tocare. Vă va economisi timp și bani. Și, în cele din urmă, este mai bine să vă mulțumiți majoritatea, oferind rezultate rapid și eficient, decât să dezamăgeți toată lumea, deoarece v-ați înecat în detalii.
5. Fii răbdător
În sfârșit, nu uitați că este posibilă schimbarea guvernului - sau a oricărei alte industrii birocratice -, dar este lentă. Uneori trebuie să aștepți ca vânturile politice să schimbe direcția. Uneori este procesul legislativ sau un contract care rămâne blocat în biroul de achiziții.
Una dintre cele mai îmbucurătoare schimbări în care am avut o abordare a fost proiectul de plăți online, aducând departamentele orașului New York din epoca de gheață a cecurilor de hârtie și a cărților de evidență și în noul mileniu cu sisteme de plată și contabilitate electronică. În niciun caz nu este sexy, dar economisește orașul milioane de dolari. Și au trecut patru ani întregi de la momentul în care documentul de informare a plutit pe biroul meu până când un program complet a fost în funcțiune.
Dacă vă referiți la soluții rapide, veți fi greu să le găsiți oriunde peste peisajul unui guvern (sau altfel birou birocratic). Dar credeți-mă: schimbările mari merită așteptați. De fapt, probabil este motivul pentru care facem treaba în primul rând.
