Nu sunt sigur despre ce este vorba să vorbești cu mai mult de o persoană la telefon, dar apelurile în conferință pot ajunge rapid. Oamenii stau în spate și așteaptă ca alții să vorbească (sau vorbesc unul peste altul) și de multe ori nu este clar unde ar trebui să urmeze conversația. Tăcerile dureroase abundă și toți cei din grup încep să se întrebe dacă sunt la o primă întâlnire proastă.
În calitate de scriitor la o echipă de marketing la o companie de telefonie, sunt mereu la aceste tipuri de apeluri și am învățat câteva trucuri pentru a le face să funcționeze mai bine. Dacă gândul de a apela cu mai mult de două persoane te face să te ridici în scaun, citește mai departe și repetă după mine: Apelurile în conferință nu trebuie să fie incomode.
Urmați liderul
Sigur, scopul convocării este să ai o conferință, dar lucrurile vor merge ca un cisternă bine unsă dacă alegi un lider înainte de începerea întâlnirii. Acest lucru nu înseamnă că alții nu pot cântări, dar un lider poate direcționa conversația sau poate să sară acolo unde este nevoie (adică dacă există o tăcere incomodă după ce un tip de vânzări aduce puncte de preț).
Dacă sunteți numit lider, veniți cu o listă de întrebări la care trebuie să vă răspundeți. Este rostul apelului pentru a afla mai multe informații înainte de a face o achiziție? Este de rezolvat termenii unui parteneriat? De asemenea, ar trebui să creați o agendă scurtă, menționând puncte în care ceilalți din echipă ar trebui să conducă conversația și să o distribuiți înainte de apel, astfel încât toată lumea să știe la ce să se aștepte. Mai multe așteptări înseamnă tăceri mai puțin incomode.
Obțineți sistemul corect (și știți cum să îl utilizați)
O mare parte din neplăcerile acestor apeluri pot provine de la sclipiri tehnice („Îmi pare rău că toți - încă încearcă să configurați acest lucru!” „Amy nu știe să apeleze - cineva poate ajuta?” „Charlie este încă acolo sau a renunțat la el? ”)
Așadar, este important să ai un sistem de telefonie funcțional, care să poată susține apelurile conferinței și, mai important, să le testezi înainte de ședință, astfel încât să fii sigur că funcționează. Și nu trebuie să lucrați la o companie Fortune 500 pentru a avea o soluție tehnică avansată și ușor de utilizat pentru echipa dvs. - chiar și întreprinderile mici și startup-urile pot găsi sisteme VoIP și PBX virtuale ieftine care acceptă conferințe.
Luați în considerare videoclipul
De fiecare dată când am o conferință telefonică, mi-aș dori să pot vedea chipurile celorlalți. Nu pentru că vreau să le verific (OK, poate o fac puțin), dar pentru că se simte mai mult de la o întâlnire de la persoană la persoană. În loc să ghicești dacă cineva zâmbește sau nu, îl poți vedea. În loc să te întrebi dacă cineva este distras sau dacă doar gândește, îi poți citi fața. Am fost recent la o conferință telefonică cu cineva care suna ca și cum ar fi fost acasă în lenjeria de corp, înconjurat de un munte de Cheez Doodles. A fost el? Nu știu - mi-aș dori să am videoclip.
Există o mulțime de soluții video care sunt utilizate pe scară largă, inclusiv hangouturi Google, Skype și Join.me. Presupunând că participanții la întâlnirea dvs. nu sunt acasă în lenjeria de corp, poate face lucrurile mult mai puțin penibile.
Folosește-ți vocea mare pentru copii
Nu sunt sigur de ce, dar oamenii adesea cad în fundal în timpul acestor tipuri de apeluri, de teamă să iasă acolo și să-și spună mintea. Dar nu vă fie teamă să vorbiți - sunteți invitați la apeluri de conferință, deoarece opinia dvs. este apreciată! De fapt, folosește-ți vocea de copil mare, vorbind tare și încrezător pentru ca toată lumea să te audă.
Mai bine, asigurați-vă că toți ceilalți la apel participă și ei. Dacă cineva nu a spus nimic într-un timp, cereți-i să cântărească. Se va asigura că toată lumea primește o voce (și de fapt acordă atenție la întâlnire).
Dacă spui că este penibil, este incomod
Sunt un credincios ferm că situațiile sunt incomode doar pentru că le lăsăm să fie. Sigur, uneori tăcerile sunt incomode, dar nu trebuie să ne facă să râdem. Intrați în fiecare convorbire cu o minte deschisă și dedicați-vă unei experiențe neplăcute! Dacă nu doriți să lăsați apelul să intre pe un teritoriu incomod, atunci nu va fi garantat.
Există un motiv de apeluri conferințe - acestea sunt un mod productiv de a aduna un grup, chiar dacă un membru locuiește în Wisconsin și altul locuiește în Los Angeles. Nu vă gândiți doar la apelurile conferinței ca la un rău necesar, considerați-le o modalitate distractivă de a-i colegi pe colegii îndepărtați într-o cameră virtuală împreună. Dacă eliminați stânjenirea, apelurile în conferință pot fi distractive!
