Toți au fost acolo: primiți un e-mail care vă face să faceți o dublă luare. Sigur, cealaltă persoană este în mod clar frustrată sau supărată, dar totuși ești așteptat să răspunzi. Ceea ce ar trebui să faci? Cum răspunzi?
În timp ce serviciile de mesagerie internă și mesaje de tip text sunt în creștere în popularitate, e-mailul este în continuare cel mai important și utilizat instrument de comunicare la locul de muncă - astfel încât abilitatea dvs. de a-l utiliza în cel mai profesionist mod posibil este crucială. Asta înseamnă că modul în care răspundeți în situația prezentată mai sus are potențialul de a vă afecta în mod pozitiv - sau negativ - cariera. Chiar dacă crezi că răspunzi doar pe un ton similar.
Da, știu că a rămâne profesionist în orice moment este mai ușor spus decât făcut. A răspunde la e-mailuri la locul de muncă este o artă în sine și a răspunde la mesaje emoționale o duce la un alt nivel.
Acest ghid vă va parcurge răspunsul, astfel încât să puteți evita conflictele și să vă terminați treaba.
Pasul 1: Faceți o pauză
Poate doriți să recitiți e-mailul pe care l-ați primit pentru a vă asigura că l-ați primit corect - puteți face asta - dar nu începeți să tastați răspunsul chiar acum. Colegul, șeful sau clientul lăsa emoțiile sale să dicteze ceea ce el sau ea a scris. Nu repetați această greșeală. Faceți o pauză și lăsați-vă să se răcească.
Unul dintre avantajele e-mailului este că nu trebuie să răspundeți imediat. Uneori este potrivit să iei ore întregi pentru a compune un răspuns! Îndreptați-l. Chiar dacă simțiți tensiune, iar cealaltă parte așteaptă răspunsul dvs. - cu siguranță aveți cel puțin câteva minute. Ridicați-vă de pe birou, răcoriți-vă mintea și luați o gustare sau un pahar cu apă. Te va ajuta să eviți o reacție la genunchi.
Pasul 2: Nu sari la concluzii
Fii sincer: reacționezi așa cum ești pentru că citești între rânduri? Când aveți de-a face cu e-mailuri excesiv de emoționale, este posibil să credeți că simțiți furia sau frustrarea unei persoane care radiază prin ecran. Și vă veți simți constrâns să presupuneți că există mai multe lucruri, doar ceea ce există.
Totuși, nu ar trebui să ghiciți ce a însemnat cu adevărat cealaltă parte. A judeca intențiile altora pe baza câtorva propoziții (și prin filtrul propriului creier și al modului în care comunicați) este o idee proastă.
Rezistați tentației de a sari la orice concluzii. Citiți doar cuvintele, primiți informațiile și pregătiți-vă pentru a oferi un răspuns profesional.
Pasul 3: mențineți-l scurt
Ținând cont de posibilitatea unei interpretări greșite, nu uitați că sarcina dvs. este de a oferi un răspuns cât mai precis posibil - și nimic mai mult. A renunțat la răspunsuri la ceea ce ar fi putut să însemne cealaltă persoană.
Structurați-vă e-mailul pentru a transporta un singur mesaj principal. Nu înseamnă că ar trebui să fie format dintr-o singură propoziție, dar înseamnă că dacă cineva îți critică prezentarea și solicită o copie a statisticilor pe care le-ai citat, îți bazezi răspunsul în jurul furnizării statisticilor (și nu apărându-ți acreditările. ).
În acest fel, puteți fi sigur că cealaltă parte va citi răspunsul dvs. și îl va înțelege exact așa cum vă referiți. Ultimul lucru pe care îl doriți este să vă apărați doar pentru a afla că colegul dvs. nu v-a criticat, de fapt; dar că doar și-a exprimat feedback-ul neplăcut.
Pasul 4: Fii drept
În general, este o idee bună să evitați sarcasmul și ironia în e-mailurile de lucru - mai ales dacă situația se simte deja încălzită. Uneori este posibil să luați în considerare gluma pentru a scăpa de tensiune, dar acest plan ar putea fi ușor contravenit.
Rețineți că cititorul nu vă va putea vedea expresiile sau gesturile faciale și poate foarte bine vă va interpreta greșit. Așadar, salvați-vă inteligența de marcă pentru conversații față în față - și pentru un schimb mai puțin dătător.
Pasul 5: Cereți ajutor
Dacă e-mailul dvs. nu este confidențial, atunci este necesar să solicitați ajutor. Poate că colegul tău știe mai bine cum să se ocupe cu șeful tău supărat, sau managerul tău te poate ajuta să găsești abordarea corectă a clientului tău confuz.
Odată, șeful meu a putut să interpreteze un e-mail pe care l-am primit de la unul dintre clienții noștri, deoarece el o cunoștea foarte bine. El m-a asigurat că nu ar trebui să iau răspunsul ei personal, pentru că au fost implicați și alți factori. După aceea, am putut să mă calmez și să scriu un răspuns perfect adecvat.
Când primiți un e-mail furios, nu vă jigniți. Oamenii trimit mesaje emoționale atunci când nu sunt mulțumiți de ceva sau se simt dezamăgiți sau chiar confuzi. Ar trebui să acționezi sub presupunerea că nu are nimic de-a face cu tine personal - așa că înseamnă că nu ar trebui să lași tonul să te distragă de la a-ți face treaba și de a răspunde profesional.
