Este o vineri dimineață frumoasă de vară și ești poziționat pentru o evadare timpurie de la birou. Apoi îți verifici căsuța de e-mail și scârțâie. Poate înjură. Iată-l - titlul mesajului în roșu, punctul de exclamare marcându-l urgent. Visul tău de o oră fericită de vineri însorită la plajă se topește în timp ce citești cererea de care este nevoie până astăzi la 16:00.
Cu toții am fost acolo. Temerabilul exercițiu de incendiu - jargon de birou pentru intruziunea neplanificată, neașteptată, cu energie mare în vinerea ta liniștită. Pentru că hai să ne descurcăm, exercițiile de incendiu nu se întâmplă niciodată la un moment bun, nu?
Aceste situații urgente nu mănâncă doar în planurile tale de a pleca devreme într-o vineri după-amiază -, de asemenea, de multe ori smulg restul listei tale de activități în mărunțișuri. Dintr-o dată, ai petrecut întreaga zi într-un singur exercițiu de incendiu, în timp ce restul responsabilităților tale s-au prăbușit. Cum o ții împreună și rămâi pe cale când aceste bombe scad din productivitatea ta?
Indiferent unde lucrezi, aceste urgențe vor fi, fără îndoială, o parte din viața de muncă. Folosiți aceste sfaturi pentru a le aborda cu o perspectivă nouă, astfel încât să puteți trece prin ele mai eficient și să vă recuperați mai repede - și, în mod ideal, să le evitați în viitor.
Clarificați cesiunea
Nu este nimic mai rău decât sfâșierea unei sarcini de exercițiu de incendiu și apoi să i se spună: „Nu tocmai asta mi-am dorit.”
Când vă deplasați rapid, uitați de multe ori să puneți întrebări care să ofere o intenție clară pentru ceea ce ar trebui să furnizați. Și, atunci când managerul tău este în panică, este posibil să nu fie clar 100%. Pune întrebări bune - cum ar fi următoarele: vă poate economisi mult timp:
-
Care este problema pe care încercăm să o rezolvăm? Acest lucru vă va ajuta să clarificați care ar fi rezultatul final. Înainte de a te afunda, vrei să fii sigur că munca ta va aborda problema la îndemână.
-
Care este exact livrarea pe care trebuie să o furnizăm? Ești așteptat să producă diapozitive, o foaie de calcul, o narațiune sau altceva?
-
Care este nevoia de a o completa până la 16 PM? Este posibil ca șeful tău să vrea să îl vadă până la ora 16.00 - deși nu se datorează până la mijlocul săptămânii viitoare - astfel încât el sau ea să aibă timp să-l reflecte. Dacă acesta este cazul, poate deschide o fereastră pentru a renegocia cronologia.
-
Ce alte opțiuni avem? Poate că s-au făcut deja lucrări care pot fi reproiectate și actualizate, în loc să creeze ceva de la zero.
-
Ce informații suplimentare avem nevoie pentru a face acest lucru? După ce obțineți capul cu privire la o misiune urgentă, gândiți-vă pe cine altcineva veți avea nevoie să le introduceți, apoi luați-le în așteptare. Sunați-l pe Megan în contabilitate cu o adresă sus că veți avea nevoie de numere sau sună-l pe Dorinda în serviciul clienți pentru a-i anunța că trebuie să apuce ultimele date ale sondajului.
- Care este costul oportunității mutării tuturor către acest burghiu de incendiu? Anunțați pe cineva ce vă va cădea astăzi din cauza acestei dezvoltări. Acest lucru vă va ajuta să determinați dacă exercițiul de incendiu ar trebui să fie într-adevăr prioritatea dvs. sau dacă unul dintre proiectele dvs. ar trebui să vă păstreze atenția.
Renegociați cronologia
Am lucrat odată pentru un manager care era hotărât să livreze excesiv executivilor. Dacă ar avea trei zile pentru a transforma ceva, ar cere să renunțăm la tot și să o facem în câteva ore. În timp ce această transformare rapidă este destinată pur și simplu să impresioneze creșteri înalte, din păcate înseamnă exerciții de incendiu pentru toți ceilalți.
Dacă simțiți că se poate întâmpla asta, aveți o conversație cu șeful. Vedeți dacă puteți re-negocia cronologia, astfel încât să nu fie o derulare completă a productivității, dar totuși făcută într-un mod care să-l facă pe el sau ea să pară o stea rock. Dacă vă puteți cumpăra chiar și doar 24 de ore în plus, face exercițiul mai suportabil, oferind în același timp timp pentru a participa la lucrările planificate inițial.
Nu trageți pentru perfecțiune dacă se va face „prima trecere”
În prima mea carieră, exercițiile de incendiu au fost ucigaș pentru că am obsedat lucrările pentru a mă asigura că este absolut perfectă. Apoi - după ce am petrecut câteva runde refăcându-l - mi-am dat seama că exercițiile de incendiu necesită adesea doar o „primă trecere” sau un proiect inițial dur.
Înainte de a începe să lucrați la un exercițiu de incendiu, verificați unde se va termina lucrarea atunci când ați terminat. Dacă nu este pentru un executiv sau un client (încă), nu vă obsedați de asta încercând să-l faceți perfect. Exercițiile de incendiu permit adesea o primă trecere la ceva ce poate fi revizuit și perfecționat ulterior.
Recuperați-vă repede
Exercițiile de incendiu te pot arunca de la ceea ce lucrai, chiar și după ce ai terminat să te ocupi de urgență. Pentru a vă repune pe drum, păstrați întotdeauna o listă vizibilă și de făcut în timp real. În funcție de modul în care funcționezi cel mai bine și ce fel de tabletă sau smartphone folosești, verifică aplicații precum totist, Google Keep, Any.do, Wunderlist sau HabitRPG pentru a urmări sarcinile deosebite.
Pe măsură ce vă ocupați de exerciții de incendiu, mutați elementele în sus sau în jos pe lista dvs., în funcție de ceea ce mai aveți timp pentru a realiza. Acest lucru te va ajuta să te simți productiv în ciuda pierderii de ceva timp.
De asemenea, este util să aveți în buzunarul din spate o serie de bătăi de productivitate încercate și adevărate pentru a vă ajuta să vă recuperați repede impulsul. De exemplu, poate utilizați metoda Pomodoro pentru a seta un cronometru timp de 25 de minute, apoi lot toate sarcinile dvs. (esențiale) legate de e-mail. Apoi faceți la fel pentru apelurile telefonice, apoi la fel pentru pregătirea pentru ședințele pe care le aveți săptămâna viitoare. Colectând și aratând sarcini similare, îți vei recăpăta sentimentul de a face lucrurile în ciuda exercițiilor de foc.
Efectuați o revizuire după acțiune
După ce fumul figurat s-a șters, în timp ce amintirea tuturor este proaspătă, discutați cu echipa dvs. despre ce s-a întâmplat și de ce. Echipa are un loc orb? A fost o planificare slabă care s-a transformat în urgența tuturor? A fost ceva ce ar fi putut fi evitat?
Pentru a evita exercițiile de incendiu în viitor, echipa dvs. trebuie să se informeze despre ceea ce s-a întâmplat și să-și dea seama ce puteți face pentru a nu se întâmpla în viitor.
Aveți o conversație cu șeful dvs.
Dacă există un model constant de exerciții de incendiu în biroul dvs., este timpul pentru o conversație de un alt fel. Luați în considerare să-l încurajați pe șeful dvs. să examineze modelul și să vedeți ce poate face pentru a scădea frecvența.
Fii factual și direct: „Carmen, în ultimele trei săptămâni am avut șapte exerciții de pompieri care au scos echipa din prioritățile cheie. Drept urmare, rezultatele noastre din proiectul ABC au alunecat și acest lucru nu arată bine pentru noi sau pentru dvs. Ce putem face pentru a reduce această dependență de situațiile de urgență și pentru a integra o parte din această lucrare în planul nostru regulat? ”
Subliniind frecvența și costul acestor exerciții, este posibil să puteți crea un nou nivel de conștientizare. Și având la dispoziție o strategie de recuperare, nu veți simți de parcă v-ați petrecut toată ziua stresând despre ceea ce nu ați făcut.
