Ai un loc de muncă? Una care implică un computer, o conexiune la internet și un birou?
Apoi, probabil că veți scrie un roman de e-mail în acest an - în timp ce aveți de-a face cu aproximativ 100 de e-mailuri pe zi.
Cred că putem fi cu toții de acord: suprasolicitarea prin e-mail atinge un nivel de febră. (Și nu o febră bună, cum ar fi disco sau cowbell. O febră rea. Ca tifoida.)
La fel ca majoritatea oamenilor, am petrecut o perioadă considerabilă de timp gândindu-mă cum să organizez e-mailuri, să prioritizez e-mailurile și să răspund la e-mailuri mai repede. Dar în ultima vreme am avut în vedere o întrebare mai interesantă: Cum pot „instrui” oamenii (cu blândețe și dragoste, desigur) să-mi trimită mai puține e-mailuri în primul rând?
Iată trei dintre tehnicile mele preferate.
Sunt concepte revoluționare? Nu chiar. Sunt amintiri sănătoase și sensibile? Așa cred. Și dacă sunteți de acord, sper să-mi trimiteți un e-mail și să îmi spuneți totul despre asta. (Pur și simplu glumesc. Complet.)
1. Nu răspundeți la orice e-mail imediat (sau deloc)
Acest lucru poate părea contraincurcător, dar atunci când te descurci într-adevăr, o mulțime de „e-mailuri urgente” tind să se rezolve singuri fără ajutorul tău.
În caz de detaliu: aproximativ o dată pe zi, voi primi un e-mail frenetic de la un client minunat, coleg sau client care spune ceva de genul:
„Alex! Ajutor! Încerc să fac _________, dar nu-mi amintesc ce mi-ai spus să fac despre _________. Îmi poți reaminti, din nou?
Aproximativ 90% din timp, dacă aștept o oră sau două și nu fac nimic deloc, aceeași persoană scrie înapoi și spune:
„Alex! Ura! Mi-am dat seama. Greșeala mea. Nu contează!"
Dacă alegeți să nu răspundeți instantaneu, „pregătiți” oamenii să fie mai încrezători în sine - creând în același timp așteptări sănătoase și realiste despre cât de repede veți putea răspunde.
Desigur, folosiți bunul simț aici. Dacă lucrezi într-o poziție de serviciu pentru clienți - și un element cheie al jobului tău este să răspunzi prompt la persoanele care au nevoie de ajutorul tău - atunci, evident, definiția ta despre „cine are nevoie de ajutorul meu” va fi diferită de cea a altcuiva.
Însă, indiferent de ce loc de muncă ai, poți încerca acest pas.
2. Creați un răspuns automat cu răspunsuri utile la întrebări frecvente
Faceți o listă de întrebări frecvente pe care oamenii vi le trimit prin e-mail, zi cu zi. Apoi, introduceți răspunsurile într-un răspuns automat care oferă oamenilor exact ceea ce au nevoie.
Este extrem de eficient și, din nou, trimite un mesaj subtil prin care apreciați oamenii care sunt dispuși să se ajute.
Iată un exemplu simplu:
Buna!
Multe mulțumiri pentru scris.
Dacă citiți aceste cuvinte, înseamnă că sunt în genunchi într-un proiect mare și interesant - și nu îmi voi verifica e-mailul timp de câteva ore.
Dar, datorită magiei e-mailului, vă pot ajuta în continuare, chiar acum!
Dacă trimiteți un e-mail pentru a configura o întâlnire:
Vă rugăm să utilizați instrumentul meu de programare online, aici. Este cel mai bun mod de a bloca timpul.
Dacă trimiteți un e-mail pentru a obține o actualizare a stării pe Project XYZ:
Vă rugăm să consultați cronologia actualizată, aici.
Dacă aveți o întrebare extrem de sensibilă la timp:
Vă rugăm să sună la celula la ### - ### - ####. Sau mergeți la biroul meu de la etajul al treilea. Voi fi prin apropiere.
3. Răspundeți cu declarații, nu mai multe întrebări
Dacă vă încheiați e-mailurile cu întrebări deschise, precum:
„La ce oră crezi că ar trebui să luăm masa?”
„Vă amintiți cum să actualizați site-ul sau aveți nevoie de ajutor?”
"Cum crezi că ar trebui să plecăm de aici?"
Întrebările dvs. vor genera doar mai multe e-mailuri, cu și mai multe întrebări, necesitând gândirea și atenția continuă.
Deci, în loc de o întrebare deschisă, încercați să încheiați e-mailurile cu o declarație clară, cum ar fi:
„Hai să luăm prânzul la 12:30 PM. Ne vedem la Café Luna. "
„Când sunteți gata să actualizați site-ul, iată un tutorial WordPress și un link către recomandările companiei noastre de branding. Sunt aici dacă ai nevoie de mai mult ajutor.
„Să ne reconectăm într-o săptămână. Te sun la 10 dimineața, luni următoare. ”
Dacă ceea ce propuneți nu funcționează pentru destinatarii dvs., ei bine, vă vor anunța! Dar de cele mai multe ori, vor fi recunoscători pentru precizia ta. Îi elimini pentru ei mintalele mentale - fără să mai vorbim de un șir lung de back-and-outing inutile.
Pentru a rezuma totul?
Dacă doriți să instruiți oamenii să vă trimită mai puține (și mai bune) e-mailuri: modelați comportamentul pe care doriți să-l vedeți în lume.
Dacă vă obișnuiți să trimiteți prin e-mail prietenii și colegii pentru a cere sfaturi despre lucruri pe care probabil le-ați putea face doar pe Google, atunci alții probabil vă vor face același lucru.
Dacă scrieți e-mailuri lungi, pline de jigsaw-puzzle-esque, atunci veți primi răspunsuri la fel de mistificatoare.
Dar, dacă ești grijuliu și concis, atunci vei ridica bara tuturor celor din cercul tău - învățându-i pe ceilalți exact cum vrei să fii tratat.
Deci, fii un profesor clar și consistent. Mesaje primite (și psihicul) vă vor mulțumi.
