Întâlnirile sunt scumpe. Nu pentru că plătești oamenii să participe (evident), ci pentru că folosesc timpul oamenilor; timp care ar putea fi petrecut făcând multe alte lucruri generatoare de venituri. De fapt, un studiu a descoperit că o întâlnire repetată a managerilor de nivel mediu costă o companie cu 15 milioane de dolari pe an.
15 milioane de dolari pe an!
Nu mai vorbim, trebuie să luați în considerare și timpul de pregătire, precum și timpul de schimbare a contextului. Profesorul Gloria Mark de la Universitatea din California, Irvine a descoperit că un lucrător durează în medie 25 de minute să revină la sarcina inițială după o întrerupere.
Cunoașterea acestor statistici înseamnă că atunci când dezbat dacă trebuie să sun o ședință, mă întreb ce merită (literalmente). Este aceasta cea mai bună utilizare a timpului tuturor, a mea inclusă? Și nu atât de rar, răspunsul este „nu”.
Deci, ce să facem atunci? Uşor! Trimiteți un e-mail simplu, dar critic, pentru a-i ține pe toți informați și pe cale.
Ce să includem
Există trei lucruri cheie pe care trebuie să le acoperi:
- Logistică : de ce ședința a fost anulată și, dacă este o întâlnire repetată, la ce să vă așteptați pentru data viitoare
- Acțiune : orice elemente de acțiune critică finalizate sau aflate în așteptare
- Informații : actualizări sau IFS-uri generale pentru grup
Notă: Nu cădeați în capcana de a pune ultimele obiecte de acțiune și logistică. Având informațiile cele mai critice mai sus, vă asigură că acestea sunt văzute atunci când colegii dvs. își depistează e-mailul. Oh, și un sfat bonus pentru dvs.: Puneți numele oamenilor cu caractere aldine, dacă au nevoie să facă ceva pentru a se asigura că se vor remarca.
Exemplu de e-mail Cum să transformi o întâlnire într-un e-mail
- Ajungeți la cinci clienți pentru feedback despre design - Maria
- Trimiteți calendarul final al planului de marketing pentru aprobare - Jason
- Copie de marketing blocată
- Lista finală a clienților a fost finalizată
- Cerere bugetară trimisă echipei de finanțare
- Data lansării confirmată (14 noiembrie!)
Poate părea simplu, dar adăugarea e-mail-ului de întâlnire la sacul tău profesional de trucuri este o modalitate excelentă de a crește concentrarea și productivitatea echipei tale. Când respectați timpul altor persoane și vă asigurați întotdeauna pașii următori sunt clari, ceilalți din jurul vostru sunt mai susceptibili să facă același lucru. Și cine nu iubește cu o oră înapoi pentru a face munca într-o zi aglomerată?
