Voluntarii primesc multă atenție pentru munca lor bună din întreaga lume, dar pentru a crea acea experiență de voluntariat optimă, multe se întâmplă în culise. Indiferent dacă sunteți un angajat plătit, care are sarcina de a gestiona voluntari sau un manager de proiect pentru o organizație din domeniu, trebuie să navigați pe diferite personalități, abilități și așteptări pentru a finaliza munca.
Gestionarea voluntarilor nu este chiar atât de diferită decât administrarea personalului din birou, cu excepția unei mari diferențe - voluntarii sunt în general neplătiți și uneori chiar plătesc pentru experiență. Și în multe situații, așteptările sunt mari și nu există întotdeauna rezultate clare. Așadar, cum vă asigurați că voluntarii obțin cel mai mult din experiența lor și își duc treaba la bun sfârșit? Iată câteva strategii pe care le-am folosit pentru a mă asigura că atât managerii cât și voluntarii au o experiență excelentă.
Fii realist în ceea ce privește calendarul
Dezbaterea continuă să fie cea mai eficientă și mai eficientă perioadă de timp pentru ca voluntarii să se angajeze într-un proiect. Unii spun că 3-6 săptămâni este adecvat, iar alții susțin că 6 luni la un an este cel mai bun timp pentru a asigura creșterea voluntarilor și un impact asupra terenului. Așadar, luați în considerare ceea ce este cel mai potrivit pentru organizația dvs. și comunicați cât de realistă este organizația dvs. înainte de a vă aduce voluntarii la bord.
Cântărește serios costurile și beneficiile voluntarilor cu „ușă rotativă” care sunt doar pentru o zi sau două. Cu excepția cazului în care aveți nevoie cu adevărat de forță de muncă sau de finanțare sau pot aduce cu adevărat resurse organizației dvs., stilul de „hit and run” de voluntariat înseamnă că organizația dvs. ajunge adesea să ofere mai mult decât ar trebui să se acomodeze voluntarilor. Nu este întotdeauna bine pentru obiectivele pe termen lung ale unei organizații și promovează cu siguranță scepticismul în comunitățile locale.
Orientează-te către un nou mediu
Când sosesc voluntarii, primul lucru pe care trebuie să-l faci este să găzduiești o orientare, atât asupra organizației tale, cât și asupra culturii în care vei lucra. (Ați fi surprins de cât de mulți oameni ajung fără cunoștințe de bază în țară.) Multe organizații omit acest pas, dar orientările sunt critice - servesc drept fundament pentru voluntari și îi ajută să înțeleagă operațiile zilnice, obiectivele echipei și ce este așteptată de la ei.
Ca parte a acestui proces, poate fi bine să aveți un interviu de intrare cu fiecare voluntar, măsurându-și nivelul de abilități și modul în care acestea pot fi cele mai eficiente. Acesta este, de asemenea, momentul pentru a clarifica politicile dvs. ca organizație și detalii cheie, cum ar fi politica dvs. privind confidențialitatea și utilizarea responsabilă a social media. (Este minunat pentru voluntari să folosească media socială pentru a sensibiliza, dar este important să vă asigurați că informațiile pe care voluntarii le dezvăluie online nu vă pun organizația sau comunitățile locale în pericol.)
O orientare cuprinzătoare vă ajută, de asemenea, să creați o cultură a comunicării deschise din momentul sosirii, permițându-le voluntarilor să știe că sunteți acolo pentru a asculta dacă au o problemă sau dacă au nevoie de clarificări. Pentru a susține această cultură, încercați să stabiliți ședințe de voluntari săptămânale pentru a vorbi prin așteptări și probleme, sau folosiți timpul pe masă pentru a face un check-in despre temperatura în care se află toată lumea.
Gestionați-le așteptările
În timp ce lucram în Cambodgia, am gestionat un grup de voluntari care mi-au spus la jumătatea călătoriei noastre de cercetare: „Vrem să construim o bibliotecă.” Aceasta a fost o solicitare ciudată, deoarece satul a cerut instrumente agricole, nu materiale de citit. A fost o sugestie bine intenționată, dar cine ar avea de fapt grijă de această bibliotecă când vom pleca - și cu o rată scăzută de alfabetizare, cine ar citi de fapt cărțile? Nu mai vorbim, acesta nu a fost scopul nostru pe teren și nici comunitatea nu și-a dorit o bibliotecă.
Voluntarii pot veni cu o mulțime de așteptări: ca organizația dvs. să funcționeze perfect, că ar trebui să funcționeze ca o organizație occidentală sau că ar trebui să facă ceva mai mult sau diferit. Pentru a preveni conflictele care pot apărea de la aceste așteptări, trebuie să fii foarte clar despre ce poți și nu poți oferi, care sunt obiectivele tale și nu sunt și la ce resurse vei avea și nu vei avea acces. Cu cât voluntarii înțeleg mai multe despre organizația dvs., cu atât vor fi mai mulți la bord cu proiectele și obiectivele dvs.
Pe linii similare, este esențial să gestionați așteptările voluntarilor dvs. cu privire la rezultatul călătoriei lor: fac ceva grozav, dar nu vor schimba lumea peste noapte. Uneori, voluntarii proaspeți sunt descurajați și frustrați atunci când nu văd schimbări imediate și pot fi repede blamând organizația gazdă sau managerul voluntarilor. Prin stabilirea așteptărilor în față, îi puteți ajuta să înțeleagă că această muncă necesită timp și că fac parte dintr-un obiectiv sau mișcare mult mai mare, contribuind cu timpul lor.
Creați un sistem de evaluare și responsabilitate
În timp ce pozițiile de voluntariat sunt neplătite, acestea sunt adesea un pas important pentru alte activități non-profit, de aceea este important să vă asigurați că voluntarii dvs. învață și cresc în timpul procesului. În mod similar, deși nu gestionați angajații plătiți, aveți o treabă de făcut, așa că trebuie să configurați un sistem care să vă asigure voluntarii să finalizeze proiectul pe care și-au propus să îl facă.
La fel cum ai face într-un birou, ar trebui să stabilești obiective și termene-țintă, să ai ședințe de urmărire și să ai verificări la jumătatea termenului. De asemenea, poate doriți să luați în considerare ca voluntarii să semneze un cod de conduită sau un document care să evidențieze angajamentul lor (mai simbolic decât legal), astfel încât să le puteți reaminti ce și-au propus să facă la sosirea lor.
Dacă aveți probleme cu voluntarii, vorbiți cu ei direct așa cum ați face un angajat și, dacă nu există nicio schimbare, discutați cu organizația lor sponsorizatoare (de obicei, o școală sau o companie de plasament). Dacă acest lucru nu funcționează și îți pierd timpul și resursele, ai încălcat o politică sau pur și simplu nu își trag greutatea, atunci, da, le poți concedia. Acest lucru este greu pentru mulți manageri (deoarece întreaga idee de voluntariat este despre a fi dezinteresat), dar există momente în care un voluntar face mai mult rău decât bine și nu are niciun beneficiu pentru nimeni.
Fii sincer în legătură cu urmărirea
Printre lacrimi și îmbrățișări, voluntarii spun adesea „Promit să mă întorc, nu te voi uita niciodată” comunității locale și personalului. Însă, oricât de mișcați sunt prin experiență, este posibil să nu aibă resursele sau timpul necesar pentru a se întoarce la întoarcerea acasă. Este în regulă, dar încurajează-i să fie realisti cu privire la ceea ce pot face odată ce ajung acasă - fie că este vorba de organizarea unui mic strângător de fonduri, oferind câteva discuții pentru a încuraja alți voluntari sau nimic deloc. Poate fi bine să dezvolți un plan de acțiune cu o cronologie înainte de a pleca, așa că amândoi știi la ce să te aștepți și poți urmări acest lucru. Acestea fiind spuse, puteți încuraja voluntarii să rămână implicați și conectați prin menținerea unui serviciu de liste, a unui grup Facebook sau a unui Twitter.
Și ca o notă laterală, asigurați-vă că sunteți sincer cu privire la urmărirea pe care o puteți face în numele voluntarilor. Este extraordinar să fii o referință sau să scrii scrisori de recomandare pentru voluntarii tăi dacă poți, dar dacă timpul tău nu permite recomandarea tuturor (sau dacă nu ești confortabil cu asta), fii sincer și anunță-i.
Pentru a oferi voluntarilor dvs. o experiență excelentă necesită multă planificare, monitorizare și comunicare. Fii practic, pregătit și sincer și atât baza ta voluntară cât și organizația pot beneficia de a face bine.
