Ca și tine, sunt un profesionist ocupat. Deci, sunt mereu în căutarea de noi strategii de gestionare a timpului pentru a evalua și îmbunătăți modul în care îmi petrec zilele.
Într-un interviu recent cu Slate , Dave Gilboa, co-fondator și co-CEO al Warby Parker, a împărtășit o tehnică excelentă care servește atât ca instrument de reflecție, cât și pentru un impuls pentru acțiunile viitoare:
Și la sfârșitul fiecărei săptămâni încerc să mă uit la calendarul meu și să trec în revistă toate ședințele pe care le-am avut în acea săptămână și le notez zero, una sau două. Zero înseamnă că a fost o utilizare foarte proastă a timpului și, dacă ar fi trebuit să o fac din nou, nu aș fi participat deloc la acea întâlnire. Doi este o mare utilizare a timpului - vreau să petrec mai mult timp în acele tipuri de întâlniri. Și unul este undeva la distanță. Și apoi mă voi conecta cu asistenta mea și mă voi asigura că înțelege care dintre acele întâlniri vreau mai multe și care dintre ele ar putea fi filtrate, astfel încât, în timp, programul meu să devină din ce în ce mai productiv.
Acum nu aveți nevoie de un asistent pentru a pune acest lucru în funcție - în schimb, imprimați-vă programul din săptămâna trecută și evaluați-vă întâlnirile. (Sau, dacă vă aflați într-un birou fără hârtie, aruncați-l doar într-un document Word.)
Marele lucru al acestei tehnici este că vă permite să urmăriți valoarea timpului petrecut în cadrul întâlnirilor. Obțineți mai ales doi sau mai multe zero? Dacă ați răspuns ultimului, puneți-vă câteva întrebări pentru a vedea dacă puteți găsi un model (sau două):
- Au avut tendința să fie mari sau mici?
- Există o agendă trimisă dinainte?
- A existat un lider clar?
- A avut loc dimineața, după-amiaza sau seara?
- A fost în persoană?
- Este o întâlnire de actualizare săptămânală?
- A existat un e-mail care a ieșit ulterior, care a realizat mai multe?
Pot apărea tendințe în cazul în care observați că întâlnirile cu grupuri mai mari vă sunt mai puțin utile; sau că, oricând te-ai întâlnit înainte de 10 AM, nu ai păstrat nimic; sau că sesiunea dvs. săptămânală cu un coleg a dus doar la discuții despre bârfele de birou.
Cu aceste informații, puteți lucra la ajustarea programului înainte și a profita la maxim de timp la birou. De fapt, s-ar putea să fie chiar oportunități pentru a anula programarea următoarelor întâlniri, înainte de a stabili că acestea nu adaugă niciodată nicio valoare. Sau, dacă vă simțiți cu adevărat experimental, încercați ceva nou - cum ar fi o întâlnire de standup sau pur și simplu trimiteți un e-mail în locul întâlnirii față în față.
Voi încerca pentru următoarele săptămâni să văd cum funcționează - și ar trebui, de asemenea! Trimite-mi un e-mail la @acav cu rezultatele tale.
(Oh, și PS, dacă vă place sunetul celor spuse de Gilboa, angajarea lui Warby Parker!)
