În calitate de cineva care se teme de ofensarea accidentală a oamenilor, eu am tendința de a trece peste bord prin e-mail - mai ales când dau feedback.
Folosesc puncte exclamative excesive, îmi aduc critici constructive sub formă de întrebare („Cred că acest raport ar putea folosi unele imagini?”) Și mă întreb mereu dacă ar prefera să se întâlnească în persoană pentru a discuta mai departe.
Uneori o să recitesc mesaje pe care le-am trimis și scârțâie - semnele de exclamare care mi s-au părut atât de prietenoase când mi-am scris răspunsul fac acum să pară că sunt obsedat nesănătos de vizual în prezentări.
În timp ce știu că trebuie să notez aceste obiceiuri pe o notă uneori, am citit recent ceva care m-a făcut să zâmbesc. Se dovedește că toată caldura și încordarea mea îmi oferă de fapt o legătură.
Conform unui articol recent despre Revoluția liniștită, intitulat „7 moduri de a utiliza o comunicare fără putere”, acestea sunt doar câteva dintre tehnicile oamenilor care sunt mai influenți și de succes prin e-mail. Practic, spune ea, oamenii care ajung să fie mai umili, altfel cunoscuți ca „comunicatori neputincioși”, tind să inspire încredere și să construiască relații mai puternice.
Și opusul este adevărat - atunci când exprimi întrebări ca comenzi, folosești doar perioade și vorbești cu prea multă autoritate în e-mailurile tale, e mai puțin probabil să obții un răspuns bun (sau un răspuns deloc). Spune fondatorul QR și autorul articolului, Susan Cain:
Se reduce la această idee: când oamenii cred că încercați să le influențați, își pun garda sus. Dar când simt că încearcă să-i ajuți, să îți amenajezi calea către răspunsul corect sau să fii sincer cu privire la propriile imperfecțiuni, ei îți deschid. Ei aud ce ai de spus.
Ce inseamna asta? Faptul că este mai puțin formal, mai puțin încrezător și mai emoționant în e-mailurile tale nu este așa de rău - de fapt, spune Cain citând cercetările autorului Adam Grant, „comunicatorii neputincioși aduc venituri cu 68% mai mult.”
Evident, adăugarea pe fiecare e-mail pe care o trimiteți cu emoji, toate șepci și semne de întrebare pentru a vă exprima corect sentimentele vă va face probabil să vă confruntați ca neprofesioniste, nesigure și chiar nepotrivite în anumite situații. Dar alte ori, ar putea face toată diferența.
Poate asta înseamnă să ceri aprobarea cuiva înainte de a arunca o altă sarcină în felul lor: funcționează pentru tine? Fericit să discutăm cum să împărțiți munca între noi! în loc să am nevoie de notele tale până vineri.
Sau, făcând un moment pentru ca solicitările tale să sune umane - de exemplu, spunând Poți să te întorci cu gânduri? mai degrabă decât Vă rugăm să sfătuiți.
Sau, chiar și doar semnați-vă e-mailurile cu „Mulțumesc!” Sau „Să aveți un weekend minunat!”, Mai degrabă decât cel mai bun „formal”.
La fel cum nu ai vorbi cu colegii tăi în persoană într-un mod extrem de butonat, formal, nu vrei să te lași la fel de rece prin e-mail. Pentru că, dacă doriți ca oamenii să răspundă, trebuie să le oferiți un motiv bun - și cineva care este prietenos și uneori vulnerabil este în cele din urmă mult mai probabil să câștige respect decât cineva care nu se deschide deloc.
Vrei să știi ce mai face peeves colegii tăi? Am compilat toate sfaturile de etichetă de e-mail de care aveți nevoie pentru a vă asigura că toată lumea citește (și răspunde) cu adevărat la mesajele dvs.
