Știi cum merge. Începeți e-mailul către șeful, colegul, clientul sau directorul HR cu un salut corespunzător. Îți traversezi Ts-ul și îți notează Is-ul și încheie mesajul cu o semnătură formală, cum ar fi „Best” sau „Sincerely”.
Destinatarul de e-mail răspunde cu aceeași formalitate, adresându-vă într-un salut standard, apoi redactând câteva paragrafe sonore din punct de vedere gramatical înainte de a încheia nota cu o semnătură similară; poate este „Salutări”, sau mai întâmplător, „Urale”.
Întrucât mesajul respectiv necesită un răspuns din partea dvs., continuați să jucați împreună cu ceea ce credeți că este modul profesionist - tastați salutul complet (din nou), compunând corpul mesajului, apoi încheiți cu „Tot ce este mai bun”. Continuați să faceți acest lucru chiar și după mai multe întoarceri și rezultate, chiar dacă în cele din urmă pare total inutil și chiar puțin penibil.
Cu excepția cazului în care lucrați într-un birou corporativ extrem de dur, unde chiar și punctele de exclamație sunt încruntate, trebuie să vă înțelegeți bine în a evita vorbirea formală, în special dacă comunicați cu șeful sau colegii pe tot parcursul zilei de muncă.
De îndată ce se simte firesc să zgâlțâie „Hello”, plăcerile și redundantele „Mulțumiri”, la revedere. Și pentru a vă ajuta să vă simțiți OK, efectiv făcând acest lucru (și nu ca un monstru pentru etichete), am venit cu câteva orientări.
1. Simțiți-vă liber să urmați costum
În timp ce poate fi tentant să oficializezi toate schimburile dacă este ceea ce te-ai obișnuit sau pentru că este așa cum ai fost învățat, o mulțime de timp, pur și simplu nu este necesar. Acordă-ți atenție la indicii de la locul de muncă sau pur și simplu vei ajunge să iasă. Dacă șeful tău îți transmite un e-mail cu nimic altceva decât o notă despre aruncarea unei analize pentru a vedea dacă este de interes și răspunzi cu un mesaj formal, îți promit că nu câștigi niciun punct brownie - doar înfundă crește-ți mesaje primite și ignoră modul în care echipa ta gestionează corespondența casual. Sau, dacă colegul dvs. a început să comunice cu dvs. într-un mod ocazional (fără să vă adreseze pe nume sau să includeți un semn oficial), acceptați acest lucru ca semn pentru a vă răspunde în natură.
2. Comută-l (în funcție de cine vorbești)
Nu contează dacă ultimul tău șef a arătat clar că adoptarea unui ton informal a fost intolerabilă; nu mai lucrezi pentru ea. Deși, un cuvânt de prudență, doar pentru că ajungeți la un punct în care renunțați la „cel mai bun” cu managerul dvs. nu înseamnă că ar trebui să desființați complet cuvântul din vocabularul vostru. Dacă vorbești în mod regulat cu cineva pe care nu l-ai întâlnit niciodată și relația ta este mai formală decât nu, nu fi atât de rapid să te deconectezi fără a include o închidere adecvată, mai ales dacă ești pe gard despre cum să procedezi. Atenția va fi întotdeauna sfaturi solide.
Știți acest lucru: modificarea acestuia nu se aplică doar altor persoane. Chiar dacă o corespondență cu o singură persoană începe formal, este permis să sari în carnea subiectului atunci când discutați un articol pe un fir lung de e-mail - mai degrabă decât să vă plictisiți cu salutări sau înscrieri.
3. Luați în considerare sincronizarea
Dacă plecați în vacanță timp de o săptămână și vă întoarceți la birou cu o listă de întrebări pentru șeful dvs., cu care nu ați vorbit sau nu ați văzut de când ați plecat, este cel mai bine să începeți acest prim e-mail înapoi cu o plăcere „Bună dimineața”, „Sper că ați fost bine” sau, dacă managerul dvs. a fost cel în vacanță, „Bine ați venit înapoi” - chiar dacă dvs. și supraveghetorul dvs. săriți de obicei salutul sau o mică discuție. Depășirea timpului este foarte importantă pentru schimburi cu clienți externi sau furnizori. Dacă sunteți în legătură o dată pe săptămână sau doar de câteva ori pe lună, poate fi indicat să începeți mesajul inițial după ce a trecut un anumit timp cu introducerea directă și semnătura de închidere corespunzătoare.
O bază de contact lunară cu un membru superior al departamentului dvs. poate, de asemenea, să vă solicite să vă orientați spre a scrie mai conservativ. Dacă acel mesaj inițial are ca rezultat o întoarcere semnificativă pe parcursul a câteva zile, atunci este probabil să reducem factorul formal, mai ales dacă cealaltă parte a făcut acest lucru.
În cele din urmă, trebuie să determinați tonul și structura mesajelor sale. Cu toate acestea, vă pot spune un lucru, personal nu mi s-a părut niciodată problematică atunci când cineva cu care vorbesc regulat decide să renunțe la deschiderea și închiderea standardului; de fapt, mi se pare o ușurare că putem doar să spunem ce am venit online să spunem. Accesorizarea unui e-mail este adesea adecvată doar unui punct - iar problema mea este că veți ști când să renunțați la formalitate.
