Sunt un profesionist care ajunge la inbox zero. Acestea fiind spuse, încă nu sunt departe de scară, așa că primesc doar o mână de e-mailuri pe oră.
Dar, pe măsură ce începeți să urcați pe rând, numărul de notificare devine din ce în ce mai mare. Și mai important, la fel și numărul altor responsabilități pe care le asumați. Practic, e-mailul se mută în partea de jos a listei „lucruri pe care trebuie să le faci” pentru că trebuie.
Totuși, asta nu împiedică mesajele să se acumuleze. În timp ce multe persoane utilizează aplicații și hacks pentru a gestiona fluxul, CEO Tom Patterson adoptă o altă abordare. Conform unuia dintre cele mai apreciate articole ale anului din LinkedIn, el a rezolvat această problemă folosind un mesaj OOO în timp ce se află la birou :
Destul de deștept, nu? În calitate de manager, acest lucru i-a permis să se concentreze asupra lucrurilor care contează, în timp ce în același timp și-a încurajat echipa să-și rezolve propriile probleme. Betty Liu, principal influencer pe LinkedIn și autor al articolului, rezumă de ce această abordare funcționează atât de bine:
„Probleme care păreau urgente s-au rezolvat singure fără 200 de e-mailuri care zburau pe un teren„ Răspundeți tuturor ”. Lucrurile care erau cu adevărat urgente justificau apelurile telefonice. Și dacă oamenii lui Tom știau că el trebuie să fie întrerupt doar pentru probleme cu adevărat importante, îl luau singuri pentru a lua propriile decizii. Nimic din toate acestea nu s-ar fi întâmplat dacă Tom ar fi disponibil tot timpul prin e-mail pentru a avea grijă de toate micile detalii. "
Acestea fiind spuse, probabil că nu sunteți CEO - ceea ce înseamnă că este posibil ca această tehnică să nu funcționeze pentru dvs. și poate chiar să enerveze unii oameni deasupra și de sub dvs. Dar ceea ce sugerează acest lucru este că există modalități prin care puteți utiliza mesaje OOO pentru a vă ajuta.
Când sunteți pe cale să plecați în vacanță, de exemplu, puteți configura mesajul dvs. OOO o zi mai devreme pentru a reduce întoarcerile inutile. Sau puteți crea un răspuns automat pentru a pleca în fiecare weekend pentru a vă antrena șeful pentru a trimite mai puține mesaje după orele de lucru. Sau îl puteți folosi într-o după-amiază pentru echipa dvs. internă, când încercați să înfășurați un proiect uriaș și nu veți avea timp pentru a răspunde la probleme inutile.
Arată astfel:
Îmi petrec această după-amiază completând raportul trimestrial de date. Pentru a face acest lucru la timp (și a face să pară bine pentru toți oamenii buni), răspund doar la e-mailuri urgente între 1 PM - 18 PM azi. După aceea, mă voi întoarce la toată lumea. Mulțumesc pentru înțelegere!
Punctul meu? Nu trebuie să fii director general pentru a prelua controlul pe căsuța de e-mail. Trebuie doar să fii dispus să găsești o abordare care să aibă sens pentru tine (și pentru echipa ta).
