Există o mulțime de sfaturi cu privire la modul de a deveni mai productiv - de la reguli de urmat pentru o îmbunătățire a eficienței la detalii pe care trebuie să le avem în vedere pentru a ne economisi timpul de lucru și mai mult.
Dar care dintre aceste sfaturi sunt de fapt încercate și adevărate - și care sunt doar zgomot?
Peste o lună, am încercat patru sfaturi comune de productivitate (plus un truc de bonus amuzant), folosind software-ul de urmărire a timpului DeskTime pentru a măsura modul în care au afectat efectiv productivitatea mea. Conform acestui mic experiment, unele dintre cele mai populare sfaturi de acolo ar putea fi puțin supraevaluate - în timp ce altele, aparent, au puteri magice care să vă ajute să duceți lucrurile la bun sfârșit.
Iată ce am învățat - și cum poți să-l aplici în propria ta viață de muncă.
Sfat # 1: Stop Multitasking
Ideea principală a acestei metode este să vă concentrați pe o sarcină la un moment dat, evitând să faceți mai multe lucruri simultan. Studiile și experimentele au arătat că mințile noastre funcționează cel mai bine atunci când ne concentrăm pe o singură sarcină, după cum a menționat Daniel Patrick Forrester în Bloomberg Businessweek . Cu toate acestea, el observă, de asemenea, că această abordare a sarcinilor unice nu este ceva care apare în mod natural, și de multe ori trebuie să ne antrenăm pentru a opri multitasking-ul.
Cum a mers?
Chiar în prima zi, am descoperit principalul dezavantaj al acestei metode: duce la o înclinație pentru perfecționism. Drept urmare, puteți pierde mult timp pentru detalii, ceea ce vă poate împiedica productivitatea pe termen lung.
Alte două contra ale acestei metode au fost filtrate mai târziu în acea săptămână.
În primul rând, concentrarea pe o singură sarcină poate suna simplu, dar nu este. Puteți închide toate filele de pe laptop și lăsați deschisă numai sarcina aferentă, dar nu puteți face același lucru cu mintea dvs. - toate celelalte lucruri care trebuie făcute continuă să plutească în spatele acestuia.
În al doilea rând, această metodă, în sensul ei extrem, înseamnă o excludere totală a tuturor celorlalte sarcini pentru o zi întreagă, ceea ce poate deveni plictisitor. Pentru mine, multitasking-ul rezonabil este ceea ce adaugă ceva dinamic zilei de muncă și mă ajută să rămân interesat.
Eficiență: 77%
Satisfacție personală: 2/5
Concluzie: Dacă nu puteți scăpa de multitasking, continuați să faceți diferite sarcini simultan. Pur și simplu nu încercați să faceți prea multe dintr-o dată - studiile arată că vă poate crește creierul și probabil nu doriți să se întâmple asta.
Sfat # 2: Faceți pauze frecvente
Ideea principală aici este că luarea pauzelor pe parcursul zilei vă ajută să vă întoarceți la muncă relaxat și energizat și, astfel, să faceți mai multe lucruri. Studiile sugerează că există o varietate de rapoarte optime de pauză de lucru, dar la final nu contează cu adevărat dacă urmați regula 52:17 sau luați o pauză la fiecare 90 de minute, atât timp cât părăsiți biroul de câteva ori. o zi.
Cum a mers?
Totul a decurs așa cum era planificat luni; rupt frecvent, am terminat o sumă destul de decentă de sarcini care erau pe lista mea de activități.
Dar apoi a venit a doua zi și am simțit că trebuie să mă oblig să părăsesc biroul. Mai mult, a devenit din ce în ce mai dificil să reveniți pe traseu după aceste pauze obligatorii. După ce am avut aceeași problemă și în zilele următoare, am sfârșit schimbând întreaga abordare: în loc să mă oblig să mă sparg în fiecare oră, am făcut o pauză de fiecare dată când am terminat o sarcină sau pur și simplu m-am simțit blocat. Drept urmare, au fost momente în care am făcut trei pauze într-o oră și am făcut un „maraton de lucru” de cinci ore fără odihnă. Dar a funcționat; Am făcut lucrurile unul câte unul fără să mă simt suprasolicitat și asta a contat cu adevărat.
Eficiență: 75%
Satisfacție personală: 4/5
Concluzie: faceți o pauză ori de câte ori aveți nevoie, nu atunci când trebuie.
Sfat # 3: Creați o listă de activități cu sarcini gestionabile
Există mai multe moduri de a crea lista de activități. Ideea acestei liste particulare este de a descompune fiecare sarcină în pașii acționabili pe care trebuie să îi parcurgeți pentru a finaliza proiectele. Guruul productivității David Allen sugerează să începi fiecare articol din lista ta cu un verb pentru a-ți concretiza intențiile. De exemplu, în loc să puneți pur și simplu „raport de client” pe lista dvs., detaliați elementele de acțiune care vor fi implicate: colectați datele, analizați datele, scrieți raportul și așa mai departe.
Apoi, trebuie să alocați aceste sarcini într-un mod care este de fapt posibil. „O listă de activități zilnice ar trebui să fie compusă din sarcini mici care nu necesită cel mult câteva ore până la finalizare”, scrie Cody Wheeler pentru Lifehack .
Cum a mers?
Lucrul bun despre această metodă este că te face să te simți productiv. Lungimea listei mele de a face a scăzut și se simțea destul de motivantă. În plus, această metodă mi-a lăsat să observ și lucrurile mai mici pe care le-am făcut ca parte a întregului proiect, cum ar fi literatura de căutare pentru o postare pe blog, care de obicei necesită mult timp, dar nu dă rezultate imediate pe care toată lumea le poate vedea.
Cu toate acestea, deși ruperea sarcinilor în pași realizabili este probabil cea mai eficientă metodă pe care am încercat-o, ar trebui să creezi lista cu înțelepciune; nu puteți include fiecare mic ce intenționați să faceți, chiar dacă este necesar pentru finalizarea proiectului. Pur și simplu, va face lista ta inutilă.
Eficiență: 80%
Satisfacție personală: 5/5
Concluzie: Reduceți lista la maximum șase sau șapte sarcini specifice, realizabile pe zi. Sarcinile individuale care durează mai puțin de 10 minute pentru a fi finalizate nu se califică pentru listă.
Sfat # 4: Începeți cu cea mai importantă sarcină
Ideea acestei metode este să începeți cu cea mai importantă sarcină a zilei, când aveți energie mentală deplină și apoi să faceți o mulțime de sarcini mai ușoare, pe măsură ce ziua continuă și deveniți mai uzat. Într-un articol pentru Fast Company , Rachel Gillett sugerează:
„Identificați sarcinile care sunt importante și necesitați capacitățile dvs. mentale depline pe care le puneți până la sfârșitul zilei, când rezervele dvs. mentale sunt mici. După ce ai identificat aceste sarcini, reorganizează-ți rutina astfel încât să poți lucra la ele neîntrerupt pentru prima oră a zilei. ''
Cum a mers?
Pentru mine, acest lucru nu a mers așa cum a fost descris de Gillett. Diminețile, pur și simplu am nevoie de ceva timp pentru a intra în fluxul de lucru. Aș putea face anumite sarcini de zi cu zi, dar cu siguranță nimic care „mi-a cerut capacitățile mentale depline”. Așa că m-am luptat cu această metodă timp de o zi și jumătate până când am renunțat pentru a finaliza lucrurile.
Eficiență: 66%
Satisfacție personală: 1/5
Concluzie: găsiți vârfurile de productivitate (DeskTime are o „scală de productivitate” în acest scop), apoi programați-vă sarcinile prioritare în acest timp. Nu trebuie să fie primul lucru dimineața - ori de câte ori este timpul tău.
Sfat bonus: 2 beri pentru creativitate
Într-un studiu realizat de Universitatea din Chicago, cercetătorii au descoperit că a fi ușor în stare de ebrietate vă poate stimula productivitatea pentru sarcini creative. În timp ce cafeaua s-a dovedit a vă ajuta să faceți sarcini simple, s-a arătat că un conținut de alcool în sânge de 0, 07 (echivalentul a două beri) ajută sarcinile creative.
Cum a mers?
De săptămâni întregi, am renunțat să scriu un articol - pur și simplu nu am putut să intru în flux. Așa că, într-o după-amiază, am recurs la acest experiment de ultimă măsură. Am băut prima bere completă, apoi m-am întors la computer pentru a lucra și a înghițit casual a doua.
Prima bere a făcut minuni; instantaneu se curgeau cuvinte, se puneau idei și paginile se umpleau repede. Părea că berea mi-a oprit autocritica și mi-a deschis ușa pentru scrisul meu creativ.
Cu toate acestea, a doua bere a fost o greșeală; pe măsură ce o sorbisem, abilitatea mea de concentrare s-a dezintegrat rapid.
Eficiență: Ei bine, s-a terminat treaba, nu?
Satisfacție personală: 5/5
Concluzie: A bea a făcut lucruri grozave pentru a reduce ideile pe hârtie, dar nu te aștepta să poți face ceva cu adevărat productiv ulterior. O bere ar fi fost în întregime suficientă pentru toleranța mea.
