Toată lumea știe că conduce o companie unul dintre cele mai dificile concerte din jur. Indiferent dacă administrează o întreprindere mică sau o corporație multi-națională, directorii generalii trebuie să gestioneze timp, resurse și cereri multiple, în timp ce găsesc timpul și spațiul principal pentru a lua decizii și strategii de complot care vor determina cursul activității lor.
Ceea ce înseamnă că au dezvoltat câteva sisteme și trucuri master pentru a-și maximiza productivitatea.
Deci, de ce nu putem fura câteva mișcări din cărțile lor de joacă? Indiferent dacă aspirați să conduceți propria afacere sau doriți să fiți mai productivi la locul de muncă actual, consultați această listă de sfaturi dovedite de CEO pe care le puteți aplica oricărui aspect al vieții voastre.
1. Faceți pauze la fiecare 90 de minute
Tony Schwartz, președintele Proiectului energetic, sugerează să faceți pauze la fiecare 90 de minute pentru a vă maximiza productivitatea. Motivul? Corpurile umane au un ciclu energetic care funcționează la intervale de 90 de minute pe parcursul zilei. Când am lucrat la ceva timp de o oră și jumătate sau mai mult, este firesc ca nivelurile noastre de alertă să scadă și atenția noastră să se rătăcească sau să ne simțim somnoliți (sau să începem să verificăm Twitter sau Facebook).
Secretul contraintuitiv pentru performanțe mari sustenabile este să trăiești ca un sprinter. În practică, asta înseamnă să lucrați la cea mai mare intensitate de dimineață, nu mai mult de 90 de minute la un moment dat, și apoi să faceți o pauză.
Așa că, data viitoare când ochii îți vor face ochelari, în loc să ajungi la o altă ceașcă de cafea, pășește-te de la munca ta pentru câteva minute. Ați putea fi surprins cât de mult veți obține pe termen lung.
2. Faceți-vă neîntreruptă Uneori
Nu este nimic mai frustrant decât în cele din urmă să intri în zona care lucrează la un proiect mare - și apoi să fii întrerupt de un coleg de serviciu sau de un șef care se aruncă lângă biroul tău. Mai rău, cercetările arată că poate dura până la 25 de minute pentru a reveni pe traseu după o întrerupere.
Și tocmai de aceea, Andrew Marsh, CEO al Fifth Column Games, a dezvoltat un sistem care să se asigure că toată lumea din biroul său poate funcționa fără a fi întreruptă. Prin plasarea unui „con de tăcere” pe birourile lor, angajații au un simbol tangibil care transmite că nu trebuie perturbați decât dacă este o situație de urgență.
Folosesc conul tăcerii când lucrez la un proiect complex pe care trebuie să mă concentrez. A fi capabil să se concentreze intens fără întrerupere este un instrument valoros de productivitate pentru toată lumea la Jocurile cu Coloana a Cincea.
Indiferent dacă trebuie să vă concentrați pe sarcini intense timp de câteva ore pe zi sau dacă lucrați la un proiect mare, utilizarea unui sistem care informează oamenii despre acest lucru le va obișnui cu obiceiul de a vă trimite un e-mail pentru sarcini care nu sunt urgente în loc să cadă lângă birou.
3. Gestionează-ți energia, nu doar timpul tău
Știi că este important să îți faci bugetul cu înțelepciune, dar poate fi mai eficient să îți gestionezi și energia. Proprietarul nostru general, Kathryn Minshew, co-fondatorul The Muse, este un fan al optimizării zilei sale de muncă, făcându-și cele mai mari activități de concentrare în orele de vârf, în acele ore de aur când nivelul ei de energie este la cel mai înalt nivel. Întâlnirile, pe de altă parte, sunt ceva pe care îl evită în aceste ore și economisește pentru alte ore din zi.
Consider că mi-a fost extrem de util să acord atenție atunci când în ziua în care sunt cel mai productiv (ce ore, în ce condiții) și mă ocup agresiv de timpul respectiv pentru o muncă concentrată.
Dacă ești o persoană dimineață, fă-ți mai întâi cele mai importante sarcini și salvează sarcinile obositoare și lipsite de minte pentru mai târziu în ziua în care energia îți scade. Nu sunteți sigur care sunt orele dvs. de vârf? Încercați cartografierea energetică pentru a afla și a profita la maxim de ziua dvs. de muncă.
4. Nu fi un sclav către e-mail
Gina Trapani, fondatoarea ThinkUp, este un fan al verificării e-mailului doar la anumite ore ale zilei. De ce? În loc să simțiți că trebuie să răspundeți la e-mailuri în minutul în care v-au lovit inbox, puteți economisi timp și rămâneți concentrat setând un program de verificare și răspuns la e-mail (de exemplu, o dată dimineața și o dată la sfârșitul zilei ).
Opriți Outlook, opriți noile notificări prin e-mail pe BlackBerry, faceți tot ce aveți de făcut pentru a reduce întreruperea e-mailului.
În funcție de poziția dvs., aceasta poate să nu se simtă ca o opțiune - mai ales dacă șeful sau colegii dvs. se bazează pe dumneavoastră pentru răspunsuri rapide. Dar s-ar putea să fiți surprinși de cât de vor fi oamenii de susținere cu privire la noua dvs. strategie de productivitate atunci când le explicați. Tim Ferriss, autorul Săptămânii de lucru a celor patru ore , sugerează prin e-mail colegilor să-i atenționeze cu privire la noul tău program de e-mail, explicând că motivul din spatele acesteia este să-ți crești productivitatea și să-i ceară să te sune pentru probleme urgente. Puteți, de asemenea, să configurați un răspuns automat cu un mesaj care să explice când veți verifica din nou e-mailul și cum oamenii pot lua legătura cu dvs. dacă este important între timp.
5. Păstrați-vă e-mailurile scurte și dulci
Directorii generali de administrație nu au timp să citească e-mailuri de lungă durată sau să le scrie. Andrew Torba, co-fondator al Kuhcoon, ajunge chiar până la a scrie uneori e-mailuri cu un singur cuvânt și sugerează să vă tratați e-mailurile ca și cum ar avea aceeași limită de Twitter de 140 de caractere.
Provocați-vă să gândiți în mod critic și eficient atunci când vă conectați prin e-mail sau orice altă formă de comunicare.
Prin menținerea e-mailurilor scurte și la obiect, nu numai că veți economisi mult timp pentru scriere, ci vă veți economisi și colegii mult timp de citire. Dacă problema dvs. este prea complexă pentru un e-mail scurt, programarea unui scurt apel telefonic (5-10 minute) poate fi mult mai eficientă decât un schimb de e-mail îndelungat.
6. Delegat, delegat, delegat
Este ușor să fii copleșit simțind că trebuie să faci totul singur. Delegarea este însă una dintre cele mai bune metode de a-ți gestiona timpul. Trecerea proiectelor către alți membri ai echipei îți ușurează încărcarea și îți permite să te concentrezi asupra proiectelor pe care le faci cel mai bine. Antreprenorul Daniel Tan Kh face acest pas mai departe și sfătuiește nu numai delegarea sarcinilor, dar are încredere că noul proprietar își va asuma întreaga responsabilitate pentru realizarea lor.
Delegarea este cel mai important combustibil pentru productivitate.
Delegarea nu înseamnă să încercați să vă duceți la treabă, dar dacă aveți prea multe pe placa dvs., delegarea unei sarcini către un alt membru al echipei dvs. vă poate ajuta să vă dedicați mai multă atenție proiectelor dvs. mai presante. Nu aveți un coleg care vă poate asuma sarcina? Matt DeCelles, antreprenor serial, sugerează să-ți externalizezi temele temute către un freelancer de pe Fiverr.com.
Abordarea listei de activități poate părea uneori imposibilă, dar dacă încercați să faceți aceste mici modificări de la maeștri, veți fi uimit de cât de mult puteți realiza în timpul zilei de muncă.
