De câte ori ați dus această conversație?
Evident, este o situație extrem de frustrantă. Cum trebuia să vă confruntați cu zecile de e-mailuri pe care le-ați primit în ultimele două ore pentru a găsi singurul mesaj crucial care a avut o sarcină care trebuia pronto? Și dacă utilizați e-mailul în mod inteligent - verificându-vă doar inbox-ul de câteva ori pe zi - este posibil să nu fi văzut nici măcar mesajul!
Este o dilemă comună, pe care cineva din forța de muncă a întâlnit-o probabil la un moment sau altul (dacă nu în mod regulat). De asemenea, apare la o întrebare importantă: Ce formular este comunicarea potrivită pentru solicitările în timp real față de sarcinile care trebuie doar completate în zilele următoare?
Pentru a rezolva această problemă de etichetă de comunicare la birou, Cyrus Stoller, un programator, are un sistem pe care ar trebui să-l aveți în vedere să implementați printre colegii dumneavoastră. Defalcarea este destul de simplă:
- Dacă aveți nevoie de ceva făcut în termen de 30 de minute, sună persoana respectivă.
- Dacă aveți nevoie de ceva făcut în două ore, trimiteți- i mesajul .
- Dacă aveți nevoie de ceva făcut în timpul zilei de muncă, IM este persoana.
- Dacă aveți nevoie de ceva făcut în următoarele două zile, trimiteți-o pe e - mail .
În timp ce defalcarea reală poate varia în funcție de modul în care funcționează biroul dvs. (de exemplu, într-un birou mic, ar putea avea sens doar să vă opriți la biroul cuiva, decât să apelați), ceea ce primește Stoller este cheia: e-mailul nu ar trebui să fie implicit mijloace de comunicare pentru a trece peste tot ceea ce trebuie cunoscut sau tratat în timp real.
Desigur, acest sistem vă este destul de ușor de implementat atunci când lucrați cu colegi apropiați și clienți, dar cum puteți să vă jucați alți oameni în birou? Iată câteva lucruri de încercat:
- Configurați un răspuns automat pe e-mail care să le spună oamenilor cum să ia legătura cu dvs. dacă problema trebuie rezolvată în următoarea oră sau două.
- Dacă întâlniți e-mailuri care solicită acțiune în timp real, amintiți-vă politicos colegilor dumneavoastră că ați prefera să fi fost transmis acest mesaj prin apel telefonic sau text, deoarece este posibil să nu ajungeți la e-mail-ul lor în timp, în cazul în care o altă urgență lovește.
- Dacă sunteți într-un fel de rol de management, stabiliți standarde în cadrul biroului. Spuneți-le angajaților să vorbească deschis despre modul în care ar dori ca ceilalți să comunice cu ei dacă trebuie făcut ceva, în loc să presupună că toată lumea presupune că e-mailul este în regulă.
În cele din urmă, reamintește-le tuturor că un sistem ca acesta este într-adevăr un câștig. Nimeni nu este înlănțuit la cutiile de e-mail și o sarcină urgentă nu va mai fi anulată.
