15 Reguli de discuții online cu colegii tăi - muza

Ah, Slack! Instrumentul din ce în ce mai popular (alături de HipChat și Google Chat) susține că crește colaborarea și reduce e-mailurile în birouri. Deși acest lucru poate fi adevărat, poate fi și un mod de comunicare hiper-distractiv, necorespunzător și aud și citesc din ce în ce mai multe suspiciuni despre modul în care echipele nu sunt la fel de eficiente pe cât ar trebui.

Consider că majoritatea acestor probleme se datorează faptului că un nou set de norme sociale nu au fost încă determinate și interiorizate pentru a scoate la maxim aceste instrumente noi de comunicare. Așadar, în spiritul regulilor mele de e-mail, telefon și întâlnire, iată 15 reguli de comunicare digitală pe care să le trăiești prin:

1. Chatul la o întrebare este ușor - de fapt, prea ușor. Deci, înainte de a face acest lucru, asigurați-vă că nu sunteți doar leneși și evitați să găsiți răspunsul pentru dvs. Data viitoare când doriți să îi adresați colegului dvs. o „întrebare super rapidă”, puneți-vă aceste două întrebări: Pot Google? Pot găsi acest lucru în unitatea noastră internă sau documente?

2. Dacă cineva este deconectat sau utilizează un statut „Nu deranjați”, considerați-l ca o ușă închisă a biroului. Mesajează-ți doar colegii dacă este genul de problemă pentru care ar trebui să te arunci în biroul lor, pentru că asta faci efectiv. Cu acest lucru, atunci când nu doriți să fiți deranjați, lăsați acest lucru cât mai des posibil prin înscrierea sau activarea DND.

3. Nu ai nevoie de răspuns astăzi? Atunci ar trebui să trimiteți întotdeauna un e-mail în loc de chat. O discuție înseamnă „Am nevoie de asta acum”. Aveți nevoie de răspuns astăzi, dar, de asemenea, trebuie să acopere mult teren? Dacă răspunsul ar dura mai mult de cinci minute pentru a-ți da seama, ar trebui să optezi întotdeauna pentru e-mail. Acest lucru îi oferă colegului tău amabilitatea de a decide când să-i întrerupi munca pentru a rezolva problema ta.

4. Știți că atunci când spuneți „Aveți un minut?” (Sau orice variantă a acestuia), spuneți cu adevărat „O să vă ocup de timp acum.” Pentru că răspunsul pe care îl veți obține aproape întotdeauna este de obicei „Da ce se întâmplă? ”și realitatea este că persoana era probabil în mijlocul altceva. În schimb, încercați: „Când aveți un minut, mi-ar plăcea să vă resping ceva. Fara graba!"

5. Similar cu e-mailul și textele, tonul poate fi greu de măsurat prin chat. Așadar, acordă-le mereu oamenilor beneficiul îndoielii și asumă intenții bune. Crezi că sunt snipi sau sarcastici? Citiți din nou mesajul cu un ton plăcut și cu un zâmbet ca un control intestinal. Pe de altă parte, dacă sunteți îngrijorat, mesajul dvs. poate fi interpretat greșit, aruncați un GIF sau un emoji pentru a vă clarifica intențiile.

6. La fel ca răspunsul la întreaga companie este cel mai rău , trimiterea unui chat care este relevant doar pentru o mână de oameni la 50 de colaboratori este lipsită de consecințe. Deci, atunci când dezbateți cine să se bucure, buclați-vă mic la început.

7. Dacă este un anunț la care doriți ca echipa dvs. să se poată referi înapoi, utilizați e-mailul. Excepția este aici dacă compania dvs. folosește chaturi fixate în mod regulat și toată lumea știe să folosească funcția respectivă și unde să caute informațiile cheie.

8. Utilizați instrumente și pluginuri pentru a face chat-ul mai inteligent. Întrebarea „Este toată lumea liberă pentru un prânz în echipă joi?” Deschide o grămadă de răspunsuri și întoarceri. Un plugin simplu de votare precum Simple Poll are grijă de acest bine și reduce tot zgomotul la un singur mesaj:

1. Întotdeauna ai conversații nuanțate sau dure în persoană. Sau, dacă acest lucru nu este posibil, faceți-l prin telefon sau videochat - care include feedback-ul constructiv, negocierea și revizuirea proiectelor.

2. Aflați cum puteți citi între rândurile dintr-o conversație. Deoarece conversația atât de întâmplătoare face ușor să te dezbraci de subiect, se întâmplă foarte mult. (Și este OK! Pauzele sunt bune!) Dar dacă observați că dominați conversația sau furnizați 75% din reacțiile GIF, probabil că înseamnă că nu este cel mai bun moment pentru cealaltă persoană.

3. Nu presupuneți că cineva a văzut mesajul dvs. important într-un chat de grup. Dacă este ceva ce 100% doriți să vadă cineva (sau toată lumea), trimiteți un e-mail în schimb.

4. Dacă discutați pe un grup și apoi se transformă într-un convoiu unu la unu la care întregul canal nu trebuie să fie privat (sau nu ar trebui să fie), relocați discuția. Chiar dacă nu este confidențial, este de cele mai multe ori cel mai bine să fie aceste discuții departe de grup.

5. Cu excepția cazului în care biroul este în acest moment, încearcă să iei un minut pentru a spune „Bună, cum ești?” Cuiva înainte de a porni într-o conversație. Va face ca orice ai spune să meargă mult mai bine.

6. Dacă o conversație nu necesită în mod direct introducerea dvs., nu vă simțiți apăsat să vă încurajați dacă sunteți ocupat. Și, în aceeași notă, dacă sunteți ocupat, nu vă distrageți urmând fiecare conversație.

7. În cele din urmă, ultima nu este o regulă, ci doar un memento. Chiar dacă șeful tău nu participă la chaturi de grup aleatorii, prostești, el sau ea ar putea fi încă vizionate. Și dacă vă chinuiți să obțineți misiunile la timp, el sau ea nu va fi încântat să vadă cât de activ sunteți. Așadar, distrați-vă, fiți apreciat că lucrați pentru o companie care recunoaște un GIF bun, dar, de asemenea, să vă faceți munca.

Ce reguli adăugați la această listă? Spune-ne pe Twitter @TheMuse!